專案、任務管理小幫手!Notion Projects 功能介紹

最後更新時間 15 11 月, 2023 by Mr. Curiosity

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最近 Notion 推出了 Notion Projects 這個新功能。

簡單的來說,Notion Projects 是幫助大家管理專案以及專案內衍生出的任務的功能。

原本是用其它的工具在管理專案和任務的我,看到這次推出的新功能,真的讓人眼睛為之一亮,在試用 Notion Projects 之後,發現有很多 Notion 團隊設計的小巧思,所以寫了這篇介紹文跟大家分享。

要如何找到 Notion Projects 呢?

你可以在 Notion 的側邊欄找到「Templates」的選項,進到新的頁面的左側導覽列點選「Projects & Tasks」的選項,接著選「Get Template」就可以複製 Notion Project 到自己的 Notion 內了。

要如何找到 Notion Projects 呢?
要如何找到 Notion Projects 呢?

Notion Projects 功能介紹

Notion Projects 總共有 2 個頁面,1 個是專案(Projects)頁,另 1 個是 任務(Tasks)頁,以下分別介紹:

專案(Projects)頁

專案(Projects)頁
專案(Projects)頁

在 Projects 頁,預設的檢視模式是執行中的專案(Actives),也就是頁面只會顯示正在進行的專案。

在欄位部分,預設共有 7 種屬性(Properties),分別是專案名稱(Project name)、專案進度(Status)、負責人(Owner)、專案執行期間(Dates)、優先程度(Priority)、完成度(Completion)、前一項專案(Blocked by),如果要再新增屬性或是調整屬性內的內容都是可以的。

其中前一項專案(Blocked by)代表你在進行這項專案前需先完成前一項專案才能進行,所以欄位是顯示前一項專案的名稱。

一般而言這欄是不會有內容的,除非你在待會介紹的時間軸檢視模式(Timeline View)有利用拉線建立不同專案間的關聯,這一欄才會出現內容。

除了預設的 Actives 檢視模式外,還有時間軸(Timeline View)、看板(Board)、 全部專案(All)檢視模式。

在時間軸(Timeline View)模式,專案是依照專案的執行期去呈現的,如果專案間有關係,那麼是可以拉線建立關聯的,如果你不知道如何建立關聯,可以參考下面這篇文章。

專案管理必用功能,Notion Dependencies 功能介紹!

Projects 頁的時間軸檢視模式
時間軸(Timeline)檢視模式

在看板看板(Board)模式,則是以專案執行進度呈現的;而全部專案(All)的模式則是將所有的專案以表格條列的方式呈現。

Projects 頁的看板檢視模式
看板(Board)檢視模式
全部專案(All)的檢視模式
全部專案(All)的檢視模式

另外,在進行中(Actives)、時間軸(Timeline View)、 全部專案(All)檢視模式內,系統也有預設篩選器,你可以依照自己的條件篩選出符合自己的專案。


比較特別的是專案內頁還藏有 3 個預設的小巧思。

專案內頁的 3 個小巧思

1. 新增任務(Add Tasks)

這個設計,我認為是 Notion Projects 內最貼心的巧思。

會這麼說是因為你點進某個專案後,可以直接在裡面新增任務,以往你可能要先將專案頁和任務頁先用 Relation 功能建立連結、把任務加在任務頁,最後才能把跟專案相關的任務選出來。

但現在直接在頁面內直接新增就可以,新增後的任務會自動歸類在該專案內,相當的方便。

2. 關於這個專案(About this project)

你可以在這個部分寫下關於這個專案的說明,如果你有付費購買 Notion AI 那麼還可以用 AI 把專案的摘要寫出來。

3. 專案任務(Project tasks)

在這個部分,系統會直接以 Board View 的方式將專案內所有任務目前的執行進度以看板的方式列出來,讓你不用進到 Tasks 頁就可以知道任務的進度。

除了預設的 Board View 外,另外 1 個 All tasks 的檢視模式,則是以表格條列任務來呈現。

任務(Tasks)頁

任務(Tasks)頁

進到 Tasks 頁,預設是依專案(By projects)呈現的檢視模式,在這個檢視模式會發現任務是依照專案來分類的,你可以一目瞭然的清楚每個專案的任務執行狀態。

在欄位的部分,預設共有 6 種屬性(Properties),分別是任務名稱(Task name)、任務進度(Status)、執行任務者(Assignee)、任務到期日(Due)、優先程度(Priority)、任務摘要說明(Summary),如果要再新增屬性或是調整屬性內的內容都是可以的。

把任務摘要說明(Summary)這個屬性比較特別的是可以搭配 Notion AI 的使用,只要點擊一下欄位內右邊的 icon,系統就會自動把任務摘要寫出來了,不過有一個前提是,任務頁面內要有內容,才可以使用哦!

除了預設的依專案(By projects)呈現的檢視模式外,還有看板(Board)和全部任務(All tasks)的檢視模式。

在看板(Board)檢視模式內,任務會依照不同的進度呈現,並以任務的優先程度,由緊急到不急列下來。

在全部任務(All tasks)的檢視模式內,則是以表格將任務條列出來。

而在專案(By projects)和看板(Board)檢視模式下方會有一列的選項,這些選項是篩選器,你可以透過這些篩選器篩出符合條件的任務。

另外,預設的 Tasks 是沒有開啟子任務( Sub-tasks)功能的,如果有需要的話,點擊右上方的「…」的 icon → 選擇 Sub-tasks,再選擇 Turn on sub-tasks 就可以開啟 Sub-tasks 的功能了,但用到的機會極小。

如何開啟子任務( Sub-tasks)功能

你還可以怎麼做?

1. 建立目標頁並跟專案頁建立連結

很多的專案可能是因為公司或個人的目標衍生而來,所以會推薦你將個人或公司的年度目標頁跟專案頁利用 Relation 功能建立連結,日後在追蹤年度目標也會比較方便一些。

將目標頁跟專案頁用 Relation 關聯起來
將目標頁跟專案頁用 Relation 關聯起來

這樣的操作也有點像 OKR 的概念,如果你不清楚什麼是 OKR 可以參考下面的文章:

新年新目標該怎麼設定?4 步驟帶你寫下年度目標!

OKR 造就 Google 的成功 ?《OKR:做最重要的事》閱後心

OKR 的 O 代表的是目標,而你的 Project 就等於 OKR 的 KR(Key Result),也就是用來檢視是否達到目標的關鍵指標,而為了要達成關鍵指標你也會有要做的事情,這些事情則是記在任務頁。

如果你還在煩惱要如何實踐 OKR 的話,那麼 Notion Projects 不失為 1 項可以嘗試的方法。

2. 把專案有關的內容全都記在內頁中

對於大部分的人而言,都是以日期或會議為單位在記錄的,但是每天會經手的專案、開的會討論的專案也可能會有 2 個以上,當你以日期、會議為單位記錄時,日後很容易發生筆記找不到的問題。

但有了 Notion Projects 推出後,你的筆記可以記到專案頁內的各項專案內,日後要查找資料,直接找專案就對了。

你可能會問,如果我想瞭解什麼事情是什麼時候、哪場會議中說的怎麼辦?這其實也很好解決,只要在做筆記時,把相關的資料也補上就好了。

你應該還會再問,為什麼不記在任務內呢?因為這樣資料會散落在各地,要找資料也不順手,所以推薦把筆記放在專案內就好了,如果真的要區分是哪個任務的筆記,可以用 Heading 或 Toggle List 的功能將任務名稱寫下就好了。

寫在最後

在 Notion Projects 推出不久後,我就把自己建立的專案、任務頁全部捨棄,改用官方的功能,試用這 2 個禮拜下來,我覺得 Notion Projects 真的還蠻好用,也比之前自己設計的還要順手。

也是因為這樣,我開始思考任務管理工具 TickTick 是否有再使用的必要性,就我目前的思考,我還是會繼續使用 TickTick,只是偏向專案型的任務會改用 Notion Projects,而臨時性、例行性、非專案性的任務則是用 TickTick 管理。

如果你也跟我有一樣的問題,我的作法歡迎你做為參考。

好啦!今天針對 Notion Projects 的介紹就到這邊結束,我們下篇文章見,Bye!

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