Notion Database Automations 功能教學,快來建立自動化工作流

最後更新時間 29 10 月, 2023 by Mr. Curiosity

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有在使用 Notion 的你,相信很常使用 Notion 的資料庫(Database)功能吧!

雖然 Notion 的資料庫功能很強大,不過還是有很多要手動處理的地方,像是調整任務的狀態、選擇任務完成的時間……等,假如你一不心忘記的話,就很容易讓任務的紀錄沒那麼貼近實際狀態。

還好前一陣子 Notion 新推出的 Database Automations 正好可以解決這方面的問題,假如你預先設定好自動化規則後(觸發條件、條件觸發後的動作),之後只要達到觸發條件,就會自動更新欄位,除了可以節省時間外,你再也不用擔心忘記手動調整的問題了。

那這個功能到底在哪裡呢?到底要怎麼設定呢?就是這篇文章要告訴你的。

註:Database Automations 是付費版的限定功能,但如果是含有 Database Automations 的模板你還是可以使用的,只是沒辦法調整或新增自動化規則!

Database Automations 教學

1. Database Automations 在哪裡?

資料庫右上方有一個「⚡」的 icon ,這個 icon 就是 Database Automations 設定及管理的區域。

Database Automations 功能的位置

2. Database Automations 要如何設定?

點擊「⚡」 icon → 再點選 New Automation 的選項 → 在新的頁面內就可以為自動化規則的名稱命名、觸發條件及觸發後的動作了。

如何建立自動化規則
自動化規則設定頁

其中的觸發條件(Add trigger),可以選擇當資料庫的頁面新增時(Page added)或資料庫屬性被編輯(Property edited)時 2 種。

Add trigger 共有 2 種觸發條件

而觸發後的動作(Add action)則分為 4 種:

  1. Add page to…:新增頁面到某個資料庫中
  2. Edit pages in…:編輯某個資料庫的頁面
  3. Send Slack notification to…:傳通知到 Slack
  4. Edit property:調整資料庫屬性
Add action 共有 4 種觸發後的動作類型

觸發後的動作(Add action)要設定超過 1 個動作都是沒有問題的,當以上的設定都完成後,按下「Create」Button 就完成自動化規則的設定了。

3. 如何管理?

後續如果要管理也是點選「⚡」 icon 內管理,進入頁面後,點擊「…」的 icon 就可以編輯、暫停或刪除自動化規則了!

設定後要如何管理自動化規則

你可以怎麼使用這個功能?

案例 1:調整狀態自動代入發佈日期

案例 1 示範模板:Database Autmoation 功能介紹 – 自動代入發表日期(案例 1)(進到頁面可以選擇右上角的「Duplicate」複製示範模板,邊看教學文章邊操作!)

以這個示範模板為例,在還沒有 Database Automation 之前,當你完成任務就要手動調整發佈日期的時間。

但現在你可以利用 Database Automation 來幫你省點力,以這個用來追蹤部落格進度的示範模板為例,要做到調整狀態後,就會自動代入任務完成時間的自動化規則,關於這個自動化規則我是這樣設定的:

我的 Trigger 是選擇「Property edited」並選擇「狀態」欄位,再設定為「狀態 set to Pulished」;Add Action 則是選擇「Edit property」,然後再選擇「發佈日期」欄位並設定為「Set Publish Date to Today」,按下 Create 後就完成啦!

調整狀態自動代入發佈日期的自動化規則設定頁

以下給大家看看設定完成後操作的結果吧!

案例 2:計算任務完成所需的時間

案例 2、3 示範模板:Database Autmoation 功能介紹 – 內容創作專案及任務管理(案例 2 及 3)(進到頁面可以選擇右上角的「Duplicate」複製示範模板,邊看教學文章邊操作!)

接著再給大家稍微進階的案例:

在接下來的示範模板中,共分為專案頁和任務頁,不過在第 2 個案例中,我們把注意力放在任務頁中。

使用情境是這樣的,當你在進行任務前,可能會先估算任務要花多少天完成,之後當任務完成後,你也會記錄實際花的天數,為的就是日後做類似的任務可以估算的更精準。

一樣的,你可以利用 Database Automation 來幫你省點力,在這個案例下,我設定了 2 個自動化規則:

第 1 個自動化規則是當狀態調整為 In progress 時,系統就會自動填入任務開始的日期。

Trigger 是選擇「Property edited」再選擇「狀態」欄位並設定為「狀態 set to In progress」;Add Action 則是選擇「Edit property」,然後再選擇「開始日期」欄位並設定為「Set 開始日期 to Today」。

調整狀態為 In progress 自動代入任務的開始日期的自動化規則設定頁

第 2 個自動化規則則是當狀態調整為 Finshed 時,系統就會自動填入任務結束的日期。

Trigger 是選擇「Property edited」再選擇「狀態」欄位並設定為「狀態 set to Done」;Add Action 則是選擇「Edit property」,然後再選擇「完成日期」欄位並設定為「Set 剛成日期 to Today」。

調整狀態為 Done 自動代入任務的完成日期的自動化規則設定頁

而任務完成的天數已經使用 DateBetween 的 Formula 公式設定好了,所以當任務開始和結束的日期都有了的話,系統又會自動算好任務開始到結束所花的天數。

案例 3:建立新專案時,自動跑出任務

案例 2、3 示範模板:Database Autmoation 功能介紹 – 內容創作專案及任務管理(案例 2 及 3)(進到頁面可以選擇右上角的「Duplicate」複製示範模板,邊看教學文章邊操作!)

最後再來一個更難的案例,並以上一個示範模板繼續做為範例:

示範模板建立的目的,是專門管理內容創作的專案(每 1 篇文章是 1 個專案)及任務管理頁,因為專案全都是跟寫作相關,所以每 1 個專案內的任務也都會一樣的。

如果每次都要建立一樣的任務,說實在的很麻煩,所以你還是可以利用 Database Automation 的功能建立自動化功能。

這次的自動化規則要在專案頁設定,以模板的示範為例,我完成一篇文章有蒐集資料、整理資料、寫文章、檢查文章和發佈文章 5 個步驟,所以我建立了 5 個自動化規則,不過因為內容大同小異,所以我舉「蒐集資料」為例:

我的 Trigger 是選擇「Page added」;Add Action 則是選擇「Add page to…」,然後選擇「Tasks」的資料庫,接著為新建立的 Tasks 頁的任務名稱命名為「蒐集資料」、利用 Relation 功能跟 Project 頁建立關聯的欄位則是選擇「This Page」,並把優先度調整為「High」,最後按下 Create 後就完成了!

新增「蒐集資料」的自動化規則設定頁

當 5 個自動化規則都設定好之後,未來只要你在專案頁新增專案後,任務頁就會跑出蒐集資料、整理資料、寫文章、檢查文章和發佈文章這 5 個任務囉!

註:為了讓任務看起來是按照步驟順序,建議你從最後一個步驟開始建立自動化規則會比較好。

看完上面的介紹,如果你也想升級 Notion Plus 體驗看看 Database Automation 的有趣之處,可以點擊下個段落的連結。

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Free 版本和 Plus 版本的差異

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如果你最後有升級,讓我先跟你說一聲,謝啦! 👍👍👍

寫在最後

在 Database Automation 功能出來的時候,其實我就想寫這個功能的介紹了,但當時想不到要如何應用在我的日常及剛升上主管比較忙沒有時間學習,所以這篇文章就拖到現在了。

不過在近期密集研究 Thomas Frank 和其他人的教學後,腦袋中對於這個功能迸出很多有趣的想法,希望透過本篇的介紹,也能帶給你一樣的感覺。

題外話,寫這篇文章耗費了我很大的精力,因為用文字真的很難介紹這個功能,在寫完初稿後覺得很難讓人看懂我在寫什麼,所以我又幾乎打掉重練,也希望這個版本的介紹能夠幫助你更好的理解這個功能。

好啦!本篇的教學文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

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