使用 Notion 1 年半有感,我的 Notion 應用及公開學習資源

使用 Notion 1 年半有感,我的 Notion 應用及公開學習資源

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在 2020 年 7 月初曾經跟大家分享《該從Evernote跳槽到Notion?使用Notion 3個月心得》這篇有關使用 Notion 3 個月後的文章。

在那篇文章提到,因為 Evernote 的搜尋功能太強大了,所以我還沒從 Evernote 完全跳槽到 Notion ,但其實寫完這篇文章沒過幾個月,我就已經跳槽到 Notion 了。

所以在這篇文章想跟大家分享讓我下定決心跳槽的理由,以及幾個將 Notion 應用在生活的模板,同時也提供一些學習資源,讓更多人知道 Notion 的好。

決心跳槽的 2 個理由

1. 資料庫功能強大

Notion 的資料庫功能很強大,我喜歡資料庫這個功能主要有 4 個原因。

第 1 個原因是井然有序,像是我的部落格的文章就是利用資料庫在進行管理的,當我在寫新的文章想要引用舊有的文章時,只要打開我的部落格文章資料庫時,就可以輕鬆的找到先前文章的資訊。

我的部落格文章資料庫
我的部落格文章資料庫

也是因為過往的文章變得井然有序,可以不用在漫漫的筆記海中尋找文章,另外自己寫了多少篇部落格文章也很明瞭,所以只要看到資料庫的文章慢慢增加都很有成就感。

第 2 個原因是排序(Sort)、篩選(Filter)功能可以快速找到想要的資料,像是我先前跟大家分享的《【Notion 實作】管理訂閱服務的利器,訂閱服務模板大公開》這篇文章內的訂閱服務資料庫,也有運用排序、篩選功能。

我的訂閱服務模板
我的訂閱服務模板

像是透過篩選功能,你可以很輕鬆的找到符合你條件的內容;而透過排序功能,你可以照你的訂閱開始日進行排序,讓資料庫的資料呈現的更有邏輯。

第 3 個原因是有很多類型的檢視模式,目前 Notion 的檢視模式總共分為 6 種,分別是 Table (表格)、 Board (看板)、 Timeline (時間軸)、 Calendar (日曆)、 List (清單) 及 Gallery (畫廊)模式。

Notion 強大的檢視模式
Notion 強大的檢視模式

我個人常用的模式只有 Table (表格)和 Board (看板)模式而已,但如果有在安排任務進度的人也很適合使用 Timeline (時間軸)、 Calendar (日曆)模式。

另外,有一點想要跟大家分享的是,在同一個資料庫你同樣的檢視模式,你可以設定很多個,像我的訂閱服務資料庫內,全部的檢視模式都是利用 Table (表格)製作的,只是我的篩選條件不一樣,所以即使同樣是 Table (表格)模式,但顯示的內容卻完全不同。

篩選選項不同,顯示內容也不同
篩選選項不同,顯示內容也不同

第 4 個原因是資料庫內也有模板功能,像我的部落格文章資料庫,針對不同類型的文章就預先設好自己的模板,像是一般文章的模板、閱讀心得模板、線上課程模板等,這些模板內其實就是我針對不同類型的文章所做的架構。

我的寫作個人模板
我的寫作個人模板

所以如果我閱讀完一本書時,想要寫閱讀心得的文章時,就只要打開閱讀心得模板,就可以開始寫作,不用再重新寫文章架構,是不是超級方便的呢!

也是因為資料庫過於強大,我目前利用了 Notion 的資料庫存放了很多資料像是課程筆記、課程清單、信用卡優惠資訊等,而各式各樣的使用都正好證明 Notion 資料庫的強大,而且深得我心,哈!

2. 在補充資料和加註想法時可以跟筆記區隔

習慣作筆記的人,一定常常會把一些不是重點但是可以佐證重點的數據當做補充資料寫在筆記裡,同時也可能會把自己冒出的想法寫在筆記內。

雖然這樣子可以讓筆記變得更豐富,也會有認真思考的感覺,不過筆記做了之後,在日後一定會有翻閱的機會,如果沒有把補充料和加註的想法做一些區別的話,除了很難找到這些內容外,在閱讀筆記時也會很難閱讀。

在我使用 Notion 的一年多時間,做了蠻多的嘗試,我認為有 2 個功能正好可以解決這個問題。

第 1 個功能是「Callout」, Callout 原先的功能本來就是用來放額外的筆記內容,或者是放想法,而且因為 Callout 本身的背景和樣式跟一般的文字不太一樣,所以可以跟文字做到不錯的區隔。

目前我大多利用 Callout 來補充筆記的資料,把找到的資料整理後全部放在 Callout 內。

Notion Callout 功能
Notion Callout 功能

第 2 個功能是「Comment」,原先 Comment 主要是用在很多使用者在討論某件事情所設計的,而且還可以針對幾個文字做評論,這些對話紀錄都會被保存下來,除非你把文字刪掉。

特別是如果你選取特定文字做評論,這些文字會跑出類似螢光筆的效果,所以我有任何的想法也都會利用這個功能加註想法,之後在看筆記時,也能一目瞭然。

用 Comment 也可以當做筆記
用 Comment 也可以當做筆記

看到這裡有些人可能會問,為什麼要把補充資料和加註的想法分別用 2 個功能區分呢?

會利用各別利用這 2 個功能補充資料和加註想法,最主要的原因是我希望將補充的資料和加註的想法做一個區隔,因為之前我也是將補充資料和想法都放在 Callout 內,但日後在閱讀筆記時,閱讀效果沒有很好,我還要先花個一兩秒去辨別,所以才會發展成這種形式。

另外,我認為補充的資料大多都有驗證或理論基礎支持,而我自己的想法不一定有理論基礎支持,可能會與事實有誤,我認為將這 2 個做區隔會比較好一些。

也是因為這 2 個原因,讓我下定決心跳槽到 Notion。

我在生活中如何應用 Notion

目前我利用 Notion 的資料庫功能,設計出幾個我覺得還不錯用的模板,雖然在先前的文章也有跟大家介紹過,但為了造福第一次進到我的網站的人,所以想跟重新介紹一下。

1. 信用卡模板 (Credit Card Template)

信用卡模板
信用卡模板

信用卡模板主要是設計給信用卡很多的人使用。

現在信用卡的規則和優惠的通路都變得很複雜,如果信用卡一多就很容易記不清楚或搞混優惠,最後使用到優惠少的信用卡,真的會很虧。

所以這個模板可以記錄所有信用卡的優惠內容,讓你在消費前透過這個模板找到適合的信用卡,同時你也可以設定優惠到期日的提醒,當優惠調整時就可以快速的更新。

另外,雖然很多信用卡雖然都有年費,不過只要符合特定條件就可以免年費,所以在這個模板內也會有一欄把免費條件寫進去,當你符合條件時,就可以在 Checkbox 進行勾選,代表自己順利通過免年費的門檻囉!

延伸閱讀:【Notion 實作】 快來用 Notion 管理信用卡吧!

2. 訂閱服務模板 ( Subscription Template )

訂閱服務模板
訂閱服務模板

相信每個人都一定會訂閱各式各樣的服務,雖然每一個服務看起來每個月只要幾百塊的金額,不需要花太多的錢,但如果以年去計算時,就會變得特別可怕,像是我把自己所有的訂閱服務加起來,一年就要花將近 2 萬多塊在訂閱服務上,超級驚人的。

另外,這個模板另一個功用是幫助你釐清信用卡的消費,因為有些服務是以年進行付費的,所以當帳單來可能會有不知道某筆款項是什麼的情形發生,而訂閱服務模板可以記錄扣款日期,讓你的在辨別信用卡帳單時不用擔心霧煞煞。

延伸閱讀:【Notion 實作】管理訂閱服務的利器,訂閱服務模板大公開

3. 部落格文章追蹤模板 ( Blog Post Tracker Template )

部落格文章追蹤模板
部落格文章追蹤模板

部落格文章追蹤模板主要設計給有在寫文章的人使用,但除了寫文章外,經營 IG 、週報 、 FB 都可以使用這個模板。

這個模板最大的優勢就像上面所說的一樣,可以幫助你整理自己的過往文章,像是文章分類、文章進度、文章連結等,所以你可以不用打開 WordPress 就知道之前所寫的所有文章。

就像每次我寫文章時,都會在之前寫的文章中找出關聯性比較大的文章做延伸閱讀,而前面的步驟都是利用這個模板快挑選的。

所以有在經營自媒體的你,一定要參考這個模板。

延伸閱讀:【Notion 實作】透過 Notion 管理文章?我的寫作模板大公開

4. 線上課程管理模板 ( Online Courses Template )

線上課程管理模板
線上課程管理模板

線上課程管理模板主要是設計給喜歡在不同線上課程平台購課的人。

我是一個喜歡購買線上課程的人,雖然常常在 Hahow 買課,但偶爾也會在其它的平台買課,只是數量很少,也是因為這個原因,我曾經過忘了自己在其它線上平台買的課。

結果突然有一天,小小的腦袋瓜突然想起來我曾經在某個平台買了 2 堂課,結果一登進去發現課程已經買了 2 年多了,這表示我在這 2 年多的時間,都把買過的 2 堂課忘得一乾二淨。

所以為了不讓課程分散各地,還忘得一乾二淨,特別設計了這個模板,幫助自己管理所有買得線上課程。

另外在這個模板內還設計了 2 個小功能, 1 個是你可以透過標籤來選擇這門課到底上了嗎?第 2 個是你還可以跟課程筆記做連結,方便你管理。

延伸閱讀:【Notion 實作】買很多線上課?在線上課程管理模板好好記錄吧

另外,目前我正在研究如何利用 Notion 設定我的 OKR 目標及 AAR 覆盤上,之後設計出不錯流程也會跟大家分享我的成果。

推薦的學習資源

總之,我真的相當推薦 Notion 這個軟體,如果你對於 Notion 很感興趣、也躍躍欲試,那麼下面推薦了 3 個精選的學習資源。

1. Notion 官方網站

在 Notion 的官方網站除了使用 Notion 外,在網站內也藏了很多學習資源哦!

這些資源就藏在 Notion 網站的最下方。

Notion 官方的學習資源
Notion 官方的學習資源

如果你想要瞭解基本的操作,那麼你可以點擊 Help Center 學習如何操作 Notion 。

如果你已經會操作 Notion 了,但想知道如何聰明的使用 Notion 或是更好的使用 Notion 的靈感時,那麼你可以點擊 Blog 和 Guides & tutorials 學習。

2. Ben Smith 的 Formula(公式)教學

雖然 Notion 的官方網站有在教如何使用 Formula(公式),但我認為 Ben Smith 的 Formula(公式)教學更加的詳細,也會有實際舉例,幫助你更好的理解,身為母語非英文的使用者而言,實際例子真的比文字能更好的理解Formula(公式)。

像我在訂閱服務模板 ( Subscription Template ) 內使用公式,都是從 Ben Smith 的網站學習的。

3. Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術

上面的介紹都是英文的網站,接下來要跟大家介紹的是雷蒙和豊凱大大在 Hahow 上開設的中文線上課程《Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術》。

我覺得這門課厲害的地方在於如何透過 Notion 打造屬於自己的工作、生活系統,就連對 Notion 熟悉的我而言,也在課程中學習到很多東西,像是任務管理系統、目標管理系統、知識管理系統……等等,而上面學到的東西並不是只能用 Notion 上,也能運用在其他軟體上。

像我在這門課學習到的任務管理系統,在完課後並沒有運用在 Notion 上,而是應用在 TickTick ,使用一段時間後,我覺得我可以更有效的管理工作和生活中的各種任務。

所以與其說這門課是在教 Notion ,不如說是在教工作術、生活管理可能更為貼切,哈!

寫在最後

不得不說,Notion 在我的生活中已經是不可或缺的一部分,每天我至少都會打開 Notion 1 次來記錄東西,我覺得使用 Notion 的一年多中,它讓我的生活變得更好,所以我實在無法想像沒有 Notion 的生活,我想生活應該會變得一團糟吧!

如果你還在猶豫要不要使用 Notion ,希望這篇使用 Notion 心得的近期更新,可以讓你下定決心嘗試看看,而文章內提供的學習資源則是希望提供你學習 Notion 的方向,願你學習 Notion 的路途上,能發現 Notion 的美好。

最後如果你對於我的 Notion 系列文章很感興趣,你也可以將我的部落格加入書籤,然後每個星期一回來看看,基本上你會看到我上星期天上架的新文章,只是不一定每週都是 Notion 的文章哦!

(Picture from Notion)

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