Notion 資料庫再進化,Notion 分組功能介紹!

Notion 資料庫再進化,Notion 分組功能介紹!

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Notion 在 2021 年 10 月,針對資料庫發佈了一個很棒的功能「分組(Group)功能」,這個功能可以將資料庫中的每一筆資料進行分組,當你的資料很多時,透過這個功能就可以快速的找到資料。

在使用近一個月後,真心覺得這個功能相當實用,但如果沒有特別提出來說的話,可能會忽略它,所以特別寫了一篇文章來介紹。

但要使用分組(Group)功能必須要有一個資料庫才可以使用,如果沒有的話,很可惜,那麼這個功能你沒有辦法使用,而且這篇文章也沒辦法幫助到你。

好了,現在就讓我跟大家介紹吧!

分組(Group)功能介紹

分組(Group)功能可以在 2 個地方找到,第一個是在資料庫右上側的一列選項中,就有 Group 的字眼;另一個也是在右上側的選項中,裡面有一個「···」 icon ,點擊後出現的清單內的就會看到 Group 了。

Group 功能在哪裡
Group 功能在哪裡

所以當你要啟用分組(Group)功能,只要點擊 Group ,出現的頁面會詢問你要以什麼屬性(Properties)進行分組,選擇屬性後就完成分組囉!

下面的 Gif 檔是我以自己在寫部落格文章使用的資料庫為例,這裡的分組則是以「Tags(部落格文章分類)」進行分組的,分組後你會看到文章是以文章類型進行分組。

只是分組後,分組的排序可能不是你預期的方式,這時你還可以回到 Group 中以手動的方式進行調整,這樣你就可以將常用的分組移動到最上方。

不過 Notion 的資料庫有很多種檢視模式,所以你可能會問這個功能是不是只限定於幾個檢視模式呢?

這點你可以不用太擔心,因為分組(Group)功能在資料庫的所有的檢視模式,在表格模式( Table View )、 看板模式(Board View)、 時間軸模式(Timline View )、 日曆模式(Calendar View )、清單模式(List View)、 畫廊模式(Gallery View) 都是可以使用的。

子分組(Sub-group )功能介紹

另外針對看板模式(Board View)模式,還可以使用子分組(Sub-group) 的功能。

當你打開看板模式( Board View ),你會發現 Notion 已經先把資料庫的資料先分過組了,但如果你還想再將資料分組時,這時就要透過 Sub-group 的功能再次分組。

子分組(Sub-group )功能的位置跟分組(Group)功能一樣,可以在 2 個地方找到。

第一個位置也是在資料庫看板模式的右上側一列選項中,就有 Sub-group 的字眼;另一個則是在右上側的選項中的「···」 icon ,點擊後出現的清單內的就會看到 Sub-group 。

當你點進 Sub-group 時,就可以依照自己的需求,選擇想要子分組的項目。

下面的 Gif 檔也是以我寫部落格文章使用的資料庫為例,在看板模式內我的 Group 是依照進度進行分組的,而 Sub-group 則是依文章的類型進度進行子分組。

另外,如果你不喜歡看板模式( Board View )的背景是白色的,想要增添一些色彩,那麼你可以點擊 Group ,將 Color Columns 的功能打開,你的 Board View 就會變得很繽紛囉!

話說這個功能剛出現時,對於 Color Columns 的變化其實沒有很適應,但看久了我發現這樣繽紛的模板也蠻不錯的,至少可以很快速的看到每一筆資料分別位於哪一個組別內。

但有一點想吐槽的是,如果你是在深色模式打開 Color Columns 的功能,會變得很恐怖,所以建議大家在淺色模式打開這個功能會比較順眼。

我就是因為這個原因才從深色模式跳到淺色模式。

深色模式和淺色模式差別

一點小提醒

為了不讓你原本的辛苦調整設定的檢視模式產生了變化,建議大家在使用分組(Group)功能和子分組(Sub-group )功能時,可以預先複製原本的檢視模式,讓樣你不管這麼使用分組功能,都不會讓原先的檢視模式產生變化,也不會有設定回不去的問題發生。

寫在最後

就如同開頭所說,這個新功能為我帶來莫大的幫助,像我在寫部落格時,在文章的最後一定會有延伸閱讀的欄位,在這個欄位裡我會放一些跟這篇文章相關聯的文章,不過在分組(Group)功能還沒發佈時,我在找關聯的文章常常花很多時間,但現在只要將文章依照文章類型分組後,就可以很快的找到相關的延伸文章,節省很多時間。

另外,如果有很多專案的你,相信很常使用 Notion 資料庫的看板模式( Board View )進行專案追蹤,但單單只靠 Board View ,你很難快速的看到每一個專案的進度執行到哪,這時透過 Sub-group 的功能,依照不同的專案進行子分組的話,就可以一眼看到不同專案的進度。

看完今天的 Group 和 Sub-group 的介紹後,你是不是跟我一樣覺得這個功能很棒呢?如果你跟我有一樣的想法,那麼你一定要手刀趕快試試看,相信實作後,你一定也會喜歡這個功能。

(Free mockup by Pixabay

Mr. Curiosity
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希望自己保有好奇心而取名為好奇先生。
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