Notion 資料庫再進化,Notion 分組功能介紹!

by | 11 月 14, 2021 | Notion | 0 comments

Notion 分組功能介紹

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Notion 在 2021 年 10 月,針對資料庫發佈了一個很棒的功能「分組(Group)功能」,這個功能可以將資料庫中的每一筆資料進行分組,當你的資料很多時,透過這個功能就可以快速的找到資料。

在使用近一個月後,真心覺得這個功能相當實用,但如果沒有特別提出來說的話,可能會忽略它,所以特別寫了一篇文章來介紹。

但要使用分組(Group)功能必須要有一個資料庫才可以使用,如果沒有的話,很可惜,那麼這個功能你沒有辦法使用,而且這篇文章也沒辦法幫助到你。

好了,現在就讓我跟大家介紹吧!

分組(Group)功能介紹

分組(Group)功能可以在 2 個地方找到,第一個是在資料庫右上側的一列選項中,就有 Group 的字眼;另一個也是在右上側的選項中,裡面有一個「···」 icon ,點擊後出現的清單內的就會看到 Group 了。

Notion Group 功能的位置

所以當你要啟用分組(Group)功能,只要點擊 Group ,出現的頁面會詢問你要以什麼屬性(Properties)進行分組,選擇屬性後就完成分組囉!

下面的 Gif 檔是我以自己在寫部落格文章使用的資料庫為例,這裡的分組則是以「Tags(部落格文章分類)」進行分組的,分組後你會看到文章是以文章類型進行分組。

如何使用 Notion Group 功能

只是分組後,分組的排序可能不是你預期的方式,這時你還可以回到 Group 中以手動的方式進行調整,這樣你就可以將常用的分組移動到最上方。

調整 Notion Group 內容的位置

不過 Notion 的資料庫有很多種檢視模式,所以你可能會問這個功能是不是只限定於幾個檢視模式呢?

這點你可以不用太擔心,因為分組(Group)功能在資料庫的所有的檢視模式,在表格模式( Table View )、 看板模式(Board View)、 時間軸模式(Timline View )、 日曆模式(Calendar View )、清單模式(List View)、 畫廊模式(Gallery View) 都是可以使用的。

子分組(Sub-group )功能介紹

另外針對看板模式(Board View)模式,還可以使用子分組(Sub-group) 的功能。

當你打開看板模式( Board View ),你會發現 Notion 已經先把資料庫的資料先分過組了,但如果你還想再將資料分組時,這時就要透過 Sub-group 的功能再次分組。

子分組(Sub-group )功能的位置跟分組(Group)功能一樣,可以在 2 個地方找到。

第一個位置也是在資料庫看板模式的右上側一列選項中,就有 Sub-group 的字眼;另一個則是在右上側的選項中的「···」 icon ,點擊後出現的清單內的就會看到 Sub-group 。

Notion Sub-group 功能位置

當你點進 Sub-group 時,就可以依照自己的需求,選擇想要子分組的項目。

下面的 Gif 檔也是以我寫部落格文章使用的資料庫為例,在看板模式內我的 Group 是依照進度進行分組的,而 Sub-group 則是依文章的類型進度進行子分組。

Notion Sub-group 功能操作

另外,如果你不喜歡看板模式( Board View )的背景是白色的,想要增添一些色彩,那麼你可以點擊 Group ,將 Color Columns 的功能打開,你的 Board View 就會變得很繽紛囉!

話說這個功能剛出現時,對於 Color Columns 的變化其實沒有很適應,但看久了我發現這樣繽紛的模板也蠻不錯的,至少可以很快速的看到每一筆資料分別位於哪一個組別內。

但有一點想吐槽的是,如果你是在深色模式打開 Color Columns 的功能,會變得很恐怖,所以建議大家在淺色模式打開這個功能會比較順眼。

我就是因為這個原因才從深色模式跳到淺色模式。

如何打開 Notion Color Columns

一點小提醒

為了不讓你原本的辛苦調整設定的檢視模式產生了變化,建議大家在使用分組(Group)功能和子分組(Sub-group )功能時,可以預先複製原本的檢視模式,讓樣你不管這麼使用分組功能,都不會讓原先的檢視模式產生變化,也不會有設定回不去的問題發生。

寫在最後

就如同開頭所說,這個新功能為我帶來莫大的幫助,像我在寫部落格時,在文章的最後一定會有延伸閱讀的欄位,在這個欄位裡我會放一些跟這篇文章相關聯的文章,不過在分組(Group)功能還沒發佈時,我在找關聯的文章常常花很多時間,但現在只要將文章依照文章類型分組後,就可以很快的找到相關的延伸文章,節省很多時間。

另外,如果有很多專案的你,相信很常使用 Notion 資料庫的看板模式( Board View )進行專案追蹤,但單單只靠 Board View ,你很難快速的看到每一個專案的進度執行到哪,這時透過 Sub-group 的功能,依照不同的專案進行子分組的話,就可以一眼看到不同專案的進度。

看完今天的 Group 和 Sub-group 的介紹後,你是不是跟我一樣覺得這個功能很棒呢?如果你跟我有一樣的想法,那麼你一定要手刀趕快試試看,相信實作後,你一定也會喜歡這個功能。

(Free mockup by Pixabay

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