最後更新時間 21 4 月, 2024 by Mr. Curiosity
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在整理資料，像是文件、檔案、筆記等內容時，你會怎麼整理呢？大部分的人都是利用主題來整理這些內容，但這樣常常會發生後續資料很利用率很低的問題。
而《打造第二大腦實踐手冊》1 書則是採取「行動」為導向的方式，因為資料是圍繞在「行動」上，反而可以很快的找到需要的內容，提升內容的被利用性。
也就是說你再也不用擔心「整理後的資料，再也用不到」的問題。
作者是誰？
這本書的作者是提亞戈．佛特（Tiago Forte），他是著名的生產力專家，也是我相當敬佩的知識管理高手。
我曾經寫了《Gmail Inbox Zero！發明 PARA 筆記的 Tiago 如何整理郵件》這篇文章，裡面的內容就是在分享 Tiago Forte 如何管理自己的電子郵件達到 Inbox Zero 的境界。
《打造第二大腦實踐手冊》是他的第 2 本書，第 1 本書的書名是《打造第二大腦》。
這 2 本書最大的不同在於《打造第二大腦》著重在知識管理的方法，也就是 CODE 法，這 4 個字母分別代表獲取（Capture）、組織（Organize）、萃取（Distill）、表達（Express），如果你好奇《打造第二大腦》這本書，可以參考我的這篇文章。
而《打造第二大腦實踐手冊》著重在 CODE 法內的組織（Organize）這個步驟，在這個步驟內提亞戈．佛特（Tiago Forte）應用了 PARA 法來整理檔案或文件，這 4 個英文字則代表：專案（Project）、領域（Area）、資源（Resource）和檔案庫 （Archive）。
以下分別跟大家介紹：
什麼是 PARA？
專案（Project）
專案代表有目標及完成期限的任務，像是規劃 1 堂課程、購置新家的傢俱、完成 1 場活動。
領域（Area）
領域代表需要持續關注的責任，這類的責任通常沒有明確的期限，像是生活上財務、健康、家庭；工作上的部屬管理、軟體開發、行銷等。
資源（Resource）
資源代表你目前感興趣的主題，如園藝、攝影、烹飪等，它的概念就好像一個綜合的工具箱、百科全書的感覺。
另外，我也會把常常使用的模板，如簡報外觀的模板、會議紀錄的模板也都放在資源內。
檔案庫 （Archive）
目前用不到的專案、領域、資源的資料則都是放在檔案庫內，當未來又有使用的需求，可以再移回到上面 3 個資料夾。
透過這樣的安排，你就可以看出每一份資料其實是有優先次序，而不是份份平等的，像專案的資料要優先處理；檔案庫的資料，則沒什麼時間壓力。
此外，除了上面的 4 個資料夾外，作者也推薦你建立 1 個收件匣的資料夾。
收件匣（Inbox）
如果你還沒有時間幫資料進行分類，則可以先把所有的內容放在收件匣，這個資料夾內，也就是暫時性的資料夾，之後再定時將資料分門別類。
如何維護 PARA 系統？
簡單介紹完 PARA 系統後，你可能也跟著文章分別建立了 5 個資料夾，但後續要怎麼維護這個系統呢？
作者建議可以不用那麼頻繁維護 PARA 系統，只要每週撥出 5 分鐘、用 3 個步驟就可以完成維護的工作。
這 3 個步驟分別是：
- 為收件匣的檔案重新命名，通常下載的檔案檔名可能毫無意義，但如果能將檔名貼近檔案，更方便未來的使用，也方便下個步驟將內容放在合適的位置。
- 將命名後的檔案歸類到PARA各個資料夾，若不適用於 4 個資料夾，就把檔案刪除吧！
- 檢視你的現行專案，像是確認是不是需要將大專案拆分成小專案；將完成、中止、取消、移交別人的專案封存到檔案庫；將重新啟動的專案，移回專案資料夾等。
不過人生難免會遇到很忙的時刻，在這段時間你可能沒辦法維護 PARA 系統，造成檔案多到不知道怎麼分類而有放棄的念頭也很正常。
這時你只要重新開始就好，你要做的是建立 1 個資料夾，然後資料夾的檔名記得加上今天的日期並把所有的資料都放在這個資料夾中，再將這個資料夾放在檔案庫中。
這麼做的用意是把以前的資料和之後的資料進行區隔，未來還是可以用搜尋的方式找到這些資料。
個人感想
去年在看完《打造第二大腦》就已經有在使用 PARA 這個系統了，不過因為書中寫得沒有那麼詳細，所以還是有部分得靠自己摸索。
但閱讀《打造第二大腦實踐手冊》這本書後，對於這個系統就有更清楚的瞭解，以下 2 點是我看完書後被糾正的觀念：
1. 專案通常會隸屬於某個領域
我原本以為專案和領域是 2 個獨立的資料夾，2 個資料夾不會有任何的關係。
所以在工作上我是把業務項目全都放在領域資料夾，會放在領域領域資料夾是因為我覺得這些業務是我長期需要維持的內容。
不過這樣子執行會遇到一個問題，像是我每年必須要重複性的舉辦 A 活動（類型都一樣），照理說有時效性的活動應該算是專案的，但礙於 A 活動過往的資料全都放在領域資料夾內。
所以我每年要辦 A 活動時，我會在領域內的 A 活動資料夾內再新增 1 個子資料夾，命名方式為「年份 + A 活動」。
這樣的方式，讓我的領域的資料夾使用率遠高於專案資料夾，反而跟書中講得背道而馳。
在看完這本書後，才發現專案和領域其實息息相關，而且專案通常會隸屬於某個領域，以我的例子來看，舉辦 113 年 A 活動，就隸屬 A 活動這個領域。
這麼說你可能還不太清楚，這邊再舉幾個更貼近的例子，像是：
- 安排結婚紀念日晚餐是隸屬伴侶領域的專案。
- 開證券戶是隸屬理財領域的專案。
- 健康檢查是隸屬於健康領域的專案。
所以正確的做法應該是將這些專案放在專案資料夾內而非領域資料夾中，當專案結束後再放在領域資料夾中，會比較理想一些。
這時你可能會擔心資料分散在專案和領域資料夾會不太好管理，但其實電腦上的檔案總管有捷徑的功能；而筆記軟體也具備著連結的功能，所以其實可以不用太擔心。
2. 領域和資源的區別
在《打造第二大腦實踐手冊》1 書中提到如何區分領域和資源，作者在書中是這樣子寫得：「領域是私人的，資源則可以共享許多人認為還有一條區分領域與資源的準則：私人與公有資訊之間的界線」。
在還沒看過這句話之前，我幾乎 99% 的情況都是正確分類的，只有個人的生活照片我是放錯的，我把生活照片放在資源內。
會想放在資源內是我覺得這些照片是我未來可以多加運用的素材，才做這樣的判斷。
但正如作者所說的，除了工作上領域的資料外，生活上領域的資料都比較隱私，如果把這些隱私資料放在資源內，確實會造成我將資料分享給外人的阻礙。
寫在最後
如果你也是跟我一樣閱讀過作者的第 1 本書，那麼第 2 本書也很推薦你入手閱讀，相信會幫助到你更瞭解 PARA 系統並導正一些觀念。
假如你沒看過作者的第 1 本書，直接閱讀第 2 本書也是可以的，但還是會建議你從第 1 書開始會比較理想。
另外，可能是我已經閱讀過第 1 本書的關係，所以花在閱讀第 2 本書的時間短很多，大概只花了 2~3 個小時就完讀了，算是 1 本沒什麼負擔感但很推的書。
好啦！這篇文章就到這邊結束了，那我們下一篇文章見，Bye！
我對這本書有興趣🙋♂️
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