Notion 終於推出表格功能! 簡單表格功能詳細教學

Notion 終於推出表格功能! 簡單表格功能詳細教學

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2022/02/28 更新

自從入坑 Notion 後,我的大半生活都記錄在 Notion 上,不過 Notion 雖然很好用,但還是有少數幾點不便之處。

其中 1 個不便就是「沒有單純的表格」,所以以前如果需要表格時,都是使用「 Table database – inline」這個功能來替代。

但畢竟資料庫跟表格的性質不同,再加上一些限制,最後我都是在 Excel 做好表格然後截圖到 Notion;如果是書中的表格,則是透過拍照的方式將表格拍下來,再上傳到 Notion 中。

好在 Notion 官方在 2021 年 11 月中時,推出了「簡單表格(Simple Table)」的功能,讓用戶可以插入單純的表格,不用用到功能複雜的資料庫。

所以,今天這篇文章就是要針對簡單表格(Simple Table)這個功能進行介紹及教學。

簡單表格(Simple Table)教學

插入簡單表格(Simple Table)

在 Notion 內,輸入 / Table,並點擊來新增 Table Block,就完成簡單表格的新增。

插入簡單表格
插入簡單表格

調整欄、列數量

新增簡單表格(Simple Table)後,Notion 預設的是 2 欄 X 3 列的表格,如果想要新增欄位可以將滑鼠移到右方出現 + 符號即可新增;如果想要新增列位則是將滑鼠移到下方,當出現 + 符號就可新增列位。

但如果你想一次新增欄及列位,可以將滑鼠移到右下方再進行拖曳就可以囉。

調整簡單表格的欄列
調整簡單表格的欄列

插入欄或列

假如你的表格已經滿滿都是資料,突然想要某一欄旁邊新增一欄,那麼你可以將滑鼠移動到那一欄的上方,當出現 6 個點點後點擊,之後 Notion 會詢問你要在左邊(Insert left)或右邊(Insert right)插入新的一欄,決定後就會跑出新的一欄囉!

同理,如果你想新增列,則是將滑鼠移動到那一列的左方,當出現 6 個點點後點擊,然後 Notion 會問要在上面(Insert left)或下面(Insert right)插入新的一列,決定後就完成了。

插入欄或列
插入欄或列

但你也可以先新增新的一欄或列,將資料打好後,在 6 個點點後用拖曳的方式調整也是可以的,只是會稍微費時一些。

拖曳欄列
拖曳欄列

在欄頭及列頭添加背景

另外,因為簡單表格預設是沒有背景的,但通常在做表格時,會在第一列和第一欄添加文字用以說明這一欄或列是記錄什麼,如果沒有特別的背景,很難一目瞭然的。

所以你可以任意點擊表格內的任何一個地方,你會發現右上角出現一列選項,同時點擊「Options」後,點擊 Header column(欄) 或 Header row (列)來突顯第一欄或列。

在欄及列頭添加背景
在欄及列頭添加背景

調整欄寬

調整欄寬的方式也很簡單,只要在框線上直接用拖曳的方式調整就可以了。

但 Notion 目前還沒辦法調整列寬,所以如果你因為文字很多,想要調整列寬,那麼可以參考下面介紹的換行來替代。

調整欄寬
調整欄寬

關於換行

如果你的文字量很多,又不想影響欄寬,可以利用 Enter 加 Shift 的方式來換行。

將資料庫變成簡單表格

對了,以前你利用資料庫功能製作的表格,現在也可以變成簡單表格囉!

只要你到資料庫中的右上角,點擊 3 個點點的符號,然後再選擇「Turn into simple table」的選項,就可以讓資料庫變成表格囉!

將資料庫變成簡單表格
將資料庫變成簡單表格

只是如果你的資料庫符合以下 1 種條件,那麼資料庫會沒有辦法變成簡單表格。

1 是資料庫有 2 種以上的檢視模式。

2 是資料庫的頁面(Page)有內容的話。

3 是資料庫內欄位的屬位是檔案、公式(Formula)、關聯(Relate)等進階的屬性(Properties)。

4 是資料庫有超級多列。

5 是你正在全頁檢視模式(Full Page View)檢視資料庫。

將表格變成資料庫

如果你想要將表格變成資料庫,目前總共有 2 個方法。

第一個是選擇簡單表格的最左方的 6 個點點,然後選擇「Turn into database」的選項即可將表格變成資料庫。

將簡單表格變成資料庫
將簡單表格變成資料庫

第二個則是點擊簡單表格的任何一個地方,然後右上角出現一列選項中選擇「…」的 icon,接著選擇「Turn into database」的選項就完成囉。

將簡單表格變成資料庫 2
將簡單表格變成資料庫 2

簡單表格(Simple Table)的限制

雖然簡單表格(Simple Table)解決了大部分以前沒有表格功能時遇到的問題,但目前還是有一些限制。

1. 無法合併或分割儲存格

對我而言,最大的限制莫過於沒有辦法合併儲存格或分割儲存格。

因為這個功能對於常常透過表格記錄東西使用者相當的重要,沒辦法合併或分割儲存格,能做得事情就少了很多。

所以目前如果你想合併或分割儲存格時,可能還是只能在 Excel 上進行,之後再透過截圖的方式貼在 Notion 上。

2. 表格內沒有項目符號或數字編號來進行條列式筆記

在製作 PPT 簡報時,如果你在表格內進行條列式筆記,可以透過項目符號或數字編號進行筆記。

不過目前 Notion 的簡單表格還沒有這個功能,雖然 Excel 也沒這個功能,但私心還是希望未來 Notion 的簡單表格會有這個功能,畢竟 Notion 的區塊(Blocks)內就有 Bulleted list 及 Numbered list 的功能了,不然就只能土方練鋼的方式自製項目符號和數字編號。

3. 簡單表格沒有標題區塊

Notion 的資料庫在上方,會有一個區域讓你將資料庫的標題寫在上面,但簡單表格的部分卻沒有。

會發現這個問題,是因為當我開心的閱讀筆記上的資料庫轉成表格後,原先的標題竟然不見了,害得我必須先將標題複製下來,並用 Text blocks 記錄下來,再轉成簡單表格,來當做資料庫轉成簡單表格後標題不見的補救措施。

簡單表格和資料庫的差別
簡單表格和資料庫的差別

寫在最後

以上就是針對 Notion 發佈新功能「簡單表格(Simple Table)」的介紹,雖然目前簡單表格(Simple Table)在使用上還是有一些限制,但至少未來有簡單的表格需求,不用再依賴資料庫了。

總之很感謝 Notion 團隊開發這個功能,最後,再讓我許願一下未來的簡單表格能補齊我在上個部分遇到的問題,讓簡單表格(Simple Table)變得更好用。

(Free mockup by Stocksnap

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