Notion 終於推出表格功能! 簡單表格功能詳細教學

by | 11 月 21, 2021 | Notion, 生產力工具 | 0 comments

Notion 簡單表格功能詳細教學

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自從入坑 Notion 後,我的大半生活都記錄在 Notion 上,不過 Notion 雖然很好用,但還是有少數幾點不便之處。

其中 1 個不便就是「沒有單純的表格」,所以以前如果需要表格時,都是使用「 Table database – inline」這個功能來替代。

但畢竟資料庫跟表格的性質不同,再加上一些限制,最後我都是在 Excel 做好表格然後截圖到 Notion;如果是書中的表格,則是透過拍照的方式將表格拍下來,再上傳到 Notion 中。

好在 Notion 官方在 2021 年 11 月中時,推出了「簡單表格(Simple Table)」的功能,讓用戶可以插入單純的表格,不用用到功能複雜的資料庫。

所以,今天這篇文章就是要針對簡單表格(Simple Table)這個功能進行介紹及教學。

簡單表格(Simple Table)教學

插入簡單表格(Simple Table)

在 Notion 內,輸入 / Table,並點擊來新增 Table Block,就完成簡單表格的新增。

Notion 如何新增簡單表格

調整欄、列數量

新增簡單表格(Simple Table)後,Notion 預設的是 2 欄 X 3 列的表格,如果想要新增欄位可以將滑鼠移到右方出現 + 符號即可新增;如果想要新增列位則是將滑鼠移到下方,當出現 + 符號就可新增列位。

但如果你想一次新增欄及列位,可以將滑鼠移到右下方再進行拖曳就可以囉。

調整 Notion 簡單表格欄列數量

插入欄或列

假如你的表格已經滿滿都是資料,突然想要某一欄旁邊新增一欄,那麼你可以將滑鼠移動到那一欄的上方,當出現 6 個點點後點擊,之後 Notion 會詢問你要在左邊(Insert left)或右邊(Insert right)插入新的一欄,決定後就會跑出新的一欄囉!

同理,如果你想新增列,則是將滑鼠移動到那一列的左方,當出現 6 個點點後點擊,然後 Notion 會問要在上面(Insert left)或下面(Insert right)插入新的一列,決定後就完成了。

Notion 簡單表格插入行列

但你也可以先新增新的一欄或列,將資料打好後,在 6 個點點後用拖曳的方式調整也是可以的,只是會稍微費時一些。

Notion 簡單表格拖曳欄列調整位置

在欄頭及列頭添加背景

另外,因為簡單表格預設是沒有背景的,但通常在做表格時,會在第一列和第一欄添加文字用以說明這一欄或列是記錄什麼,如果沒有特別的背景,很難一目瞭然的。

所以你可以任意點擊表格內的任何一個地方,你會發現右上角出現一列選項,同時點擊「Options」後,點擊 Header column(欄) 或 Header row (列)來突顯第一欄或列。

Notion 簡單表格添加欄頭及列頭背景

調整欄寬

調整欄寬的方式也很簡單,只要在框線上直接用拖曳的方式調整就可以了。

調整 Notion 簡單表格欄寬

但 Notion 目前還沒辦法調整列寬,所以如果你因為文字很多,想要調整列寬,那麼可以參考下面介紹的換行來替代。

關於換行

如果你的文字量很多,又不想影響欄寬,可以利用 Enter 加 Shift 的方式來換行。

將資料庫變成簡單表格

對了,以前你利用資料庫功能製作的表格,現在也可以變成簡單表格囉!

只要你到資料庫中的右上角,點擊 3 個點點的符號,然後再選擇「Turn into simple table」的選項,就可以讓資料庫變成表格囉!

Notion 將資料庫變成簡單表格

只是如果你的資料庫符合以下 1 種條件,那麼資料庫會沒有辦法變成簡單表格。

1 是資料庫有 2 種以上的檢視模式。

2 是資料庫的頁面(Page)有內容的話。

3 是資料庫內欄位的屬位是檔案、公式(Formula)、關聯(Relate)等進階的屬性(Properties)。

4 是資料庫有超級多列。

5 是你正在全頁檢視模式(Full Page View)檢視資料庫。

將表格變成資料庫

根據 Notion 官方說明,表格也可以變成資料庫,但我按照步驟使用,卻沒辦法從表格變成資料庫,甚至是連選項都沒有出現。

這個部分我會持續觀察,如果後來可以使用,我會再更新資料。

簡單表格(Simple Table)的限制

雖然簡單表格(Simple Table)解決了大部分以前沒有表格功能時遇到的問題,但目前還是有一些限制。

1. 無法合併或分割儲存格

對我而言,最大的限制莫過於沒有辦法合併儲存格或分割儲存格。

因為這個功能對於常常透過表格記錄東西使用者相當的重要,沒辦法合併或分割儲存格,能做得事情就少了很多。

所以目前如果你想合併或分割儲存格時,可能還是只能在 Excel 上進行,之後再透過截圖的方式貼在 Notion 上。

2. 表格內沒有項目符號或數字編號來進行條列式筆記

在製作 PPT 簡報時,如果你在表格內進行條列式筆記,可以透過項目符號或數字編號進行筆記。

不過目前 Notion 的簡單表格還沒有這個功能,雖然 Excel 也沒這個功能,但私心還是希望未來 Notion 的簡單表格會有這個功能,畢竟 Notion 的區塊(Blocks)內就有 Bulleted list 及 Numbered list 的功能了,不然就只能土方練鋼的方式自製項目符號和數字編號。

3. 簡單表格沒有標題區塊

Notion 的資料庫在上方,會有一個區域讓你將資料庫的標題寫在上面,但簡單表格的部分卻沒有。

會發現這個問題,是因為當我開心的閱讀筆記上的資料庫轉成表格後,原先的標題竟然不見了,害得我必須先將標題複製下來,並用 Text blocks 記錄下來,再轉成簡單表格,來當做資料庫轉成簡單表格後標題不見的補救措施。

Notion 簡單表格沒有標題區塊

寫在最後

以上就是針對 Notion 發佈新功能「簡單表格(Simple Table)」的介紹,雖然目前簡單表格(Simple Table)在使用上還是有一些限制,但至少未來有簡單的表格需求,不用再依賴資料庫了。

總之很感謝 Notion 團隊開發這個功能,最後,再讓我許願一下未來的簡單表格能補齊我在上個部分遇到的問題,讓簡單表格(Simple Table)變得更好用。

(Free mockup by Stocksnap

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