多人協作必備功能,Notion Wiki 功能介紹

最後更新時間 15 11 月, 2023 by Mr. Curiosity

Notion Wiki 功能介紹

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前一陣子 Notion 推出了 Notion Wiki 的功能,不得不說這個功能真的很實用。

像我在公司利用 Notion 建立了一個公司的類 Wiki 頁面,在這個頁面放了很多跟業務相關的內容、SOP、案子的進度等,並跟其他同事一起協作。

不過有一個問題特別困擾我,就是隨著資料越來越多,需要編輯的內容也變很多,但什麼頁面要編輯、什麼頁面已經編輯完成卻很難一目瞭然,只能點進頁面才能判斷。

所以當我知道 Notion Wiki 的新功能後,就馬上把頁面轉為 Wiki 並跟同事分享這個好消息。

如果你還不知道什麼是 Notion Wiki 功能,還不繼續閱讀這篇文章。

什麼時候適合使用 Notion Wiki 功能?

如果你會使用 Notion 進行多人協作時,將公司或工作上的內容全都整理在一個頁面的話,那麼就很適合使用 Notion Wiki 的功能。

要如何開啟 Notion Wiki?

首先,先到頁面的右上方找到「…」的 icon,點選後,選單就會看到 Turn into wiki 的選項,選擇後頁面就會變成 Wiki 的樣式了。

如何開啟 Notion Wiki 功能
如何開啟 Notion Wiki 功能

Notion Wiki 功能介紹

變成 Wiki 的模式之後,你會發現頁面的左邊出現了跟資料庫一樣的檢視模式選擇的欄位,預設的檢視模式是 Home 頁,另外還會有 All pages 和 Pages I own 2 種檢視模式;而頁面的右邊也有搜尋欄,透過搜尋讓你找到這個 Wiki 內的某個頁面。

Wiki 模式下的頁面
Wiki 模式下的頁面(會出現選擇檢視模式的按鈕和搜尋欄)

其中 All pages 會列出首頁內所有的頁面;而 Pages I own 則是會把首頁內只有你負責的頁面列出來。

另外 2 個檢視模式下的 4 個欄位
另外 2 個檢視模式下的 4 個欄位

此外,你也發現這 2 個檢視模式下,頁面會變成資料庫,而且會跑出 4 個屬性(Properties),分別是 Owner、Verification、Tags 和 Last edited time。

Owner

首先的 Owner 代表負責人,雖然預設是建立頁面的人,但你還是可以更改為團隊中的其他人或是 2 個以上的負責人也是 OK 的。

Verification

Verification 代表是驗證,當某個頁面寫好之後,自然還要再校對之後才能真正上線,當你的頁面校對完成後,就可以使用這個設計。

特別的是 Verification 還可以選擇驗證有效的期限,如果是定期性需要回顧的內容,就很適合使用這個設計,當時間到了就可以再回頭確認是不是需要再修正內容。

Verification 可以選擇要重新驗證的時間
Verification 可以選擇要重新驗證的時間

Tags

Tags 代表內容的編輯進度,雖然預設的標籤只有 Onboarding 和 Design 2 種,不過你可以再自由新增需要的標籤。

日後同事也可以透過這個欄位瞭解某個頁面是不是已經發佈,還是在編輯等其他未上線的階段等。

有了這個小設計的協助,就輕鬆的確定哪些頁面的編輯狀態,不用特別去問負責人了。

Last edited time

最後則是 Last edited time,也就是最後編輯時間,不過這應該沒什麼好解釋的吧!(笑。


不過除了預設的 4 個屬性和 2 種檢視模式外,你都還可以自由的新增哦!

Notion Wiki 下的頁面內模樣

當你點進 Notion Wiki 內的其中一個頁面後,你會發現頁面的上方也會詳實的出現 Owner、Verification、Tags 的內容,當然顯示的屬性也會隨著你自由的新增而新增。

頁面內也會出現同樣的屬性
頁面內也會出現同樣的屬性

寫在最後

以上就是針對 Notion Wiki 功能介紹的文章,我覺得這個功能挺特別的,既保有了頁面的元素,又結合了資料庫的元素,有種相輔相成的感覺。

如果你也有協作功能的需求,在 Notion Wiki 功能之前也有利用 Notion 打造 Wiki 的知識庫,那麼這個功能你一定要試試看。

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

(Free mockup by unsplash

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