Notion好難學?手把手教你打造Notion資料庫

Notion好難學?手把手教你打造Notion資料庫

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繼上篇「Notion 好難學?Notion 基本操作全功略」文章內提到 Page(頁面)的基本操作後,這篇文章想跟大家提到的是 Notion 另一個很好用的格式,Database(資料庫)。

資料庫強大的地方在於如果你有很多同類型的資料如果使用頁面的格式可能會過於雜亂,但如果使用資料庫的型式就可以很清楚的將資料統整在一起,而且之後你還可以透過 Filter (篩選﹂的方式篩選出需要的資料,所以像是上課時的筆記、食譜、專案等我覺得都很適合使用資料庫。

但資料庫要怎麼建立呢?別擔心,我將在這篇文章一一告訴大家,就請大家繼續看下去吧!

建立新的資料庫

新資料庫的建立主要分為兩個類型分別是 Full page database 和 In-line database 兩種。

1. Full page database (全頁型的資料庫)

Full page database
Full page database

簡單的來說 Full page database 內就只有資料庫的資料,你沒辦法在資料庫內的上方或下方額外新增文字內容或圖片等。

要新增 Full page database 相當的簡單,只要在按下側邊欄(Sidebar)的「+ New page」再點擊新頁面內資料庫的型式就可以新增資料庫。

新增 Full page database

當然你也可以下指令 / full 就會跑出所有 Database 的型式,再選擇你想要的型式就好了。

2. In-line database(頁面內的資料庫)

In-line database

In-line database 則是在一般的 Page(頁面)內新增資料庫,所以可以跟文字、圖片等共存在同一個頁面中。

要新增 In-line database 就只能用下指令的方式新增,/ inline,就可以跑出所有類型的資料庫,然後再點選需要的類型即可。

新增及打開資料庫內的頁面

當你要開始紀錄東西時,就必須新增資料庫內的頁面,首先點選在資料庫下方的「+New」,就會出現新的欄位,當你打好標題後再按「Open」鈕就可以進到頁面了。

關於 Properties(屬性)

屬性的目的是幫大家將資料紀錄、分類、追蹤,這麼說可能不夠明瞭,所以在下面的圖片直接告訴大家什麼是屬性。

知道什麼是屬性後,想跟大家介紹 Notion 內基本的屬性:

  • Name
  • Text
  • Number
  • Select
  • Multi-Select
  • Date
  • Person
  • Files&Media
  • Checkbox(確認框)
  • URL
  • Email
  • Phone

這些屬性大家應該都知道意思,比較難理解的可能只有 Select 和 Multi-Select,其實這兩個屬性你可以當做標籤(Tag)來使用,而 Select 和 Multi-Select 最大的不同在於 Select 只能選一個標籤但 Multi-Select 則可以使用很多個標籤

另外 Notion 也有進階的屬性,但我自己用到現在目前都還沒使用過,不過還是跟大家條列一下有哪些進階屬性:

  • Formula
  • Relation
  • Rollup
  • Created Time
  • Created By
  • Last Edited Time
  • Last Edited By

其中 Relation 和 Rollup 較為複雜,且一般的使用者應該也用不到,但如果有興趣的讀者,可以點擊旁邊的連結→ Relation & Rollup英文介紹 或者看我另外一篇文章介紹。

延伸閱讀:Notion 資料庫進階技巧,Relation 和 Rollup 功能介紹

到這邊為止,大家應該對於 Database 有一定瞭解了,現在就麻煩大家開啟自己的 Notion 邊看邊操作吧!

新增 Properties(屬性)

新增屬性的方式有兩種,一個是點選表格內「+」號的選項,另一個方法是點點選表格上面 Properties 後再點選「+add a property」即可。

點選後,先命名你的屬性名稱,再來選擇你的屬性類型後,就完成屬性的新增囉!

屬性修正等

此外,如果建立後你想針對屬性進行修正,可以點選 Properties 後,再點選 ⋮⋮ 按鈕就可以進行屬性的名稱修正、隱藏、複製、刪除等操作。

屬性位置調整

位置調整的方式有兩種,一是在表格內左鍵按著屬性欄位再左右滑動即可調整,另一個則是點選「Properties」後,再左鍵長按「 ⋮⋮ 」按鈕上下移動就可以進行調整。

編輯屬性 Values(值)

只要在屬性欄位下填入的東西都叫 values(值),依照屬性的不同,填入的值的方式也稍有不同,以下跟大家分享一些常見的屬性填入值的方式。

Multi-Select & Select

Date

  • Remind:如果你設定的時間為到期日,那麼依照你在 Remind 的設定會在到期當天、前一天、前二天或一星期前提醒你。
  • End date:可以用來設定任務開始至到期的區間,如 Sep 13, 2020 → Sep 20, 2020。
  • Include time:顯示完整的時間點。

Filter(篩選)

當你的資料越來越多,找資料會相當的不方便,運用 Filter (篩選)功能可以將你想要的資料篩選出來。

如果要篩選資料,請點選資料庫上方「Filter」的選項(但如果你是使用in-line database時,就要點選 … 的按鈕)。

再來點選「Add a filter」的按鈕再點選「Add a filter」後,將條件輸入進去就可以完成篩選囉!

但你想要篩選的資料的條件不只要一個,則要在點選「Add a filter」的按鈕再點選「Add a filter group」後輸入條件後就可以了。

Sort(排序)

當你的資料庫筆數很多,就有一種想法想把資料排序的好看一些,那麼這時候就該「Sort」登場囉!

排序的步驟也很簡單,只要點選資料庫上方的「Sort」後,再將想要排序的方式選擇好就完成了。

View(呈現方式)

5 種 View

View為資料庫的呈現方式,目前在同一個資料庫中共有 5 個呈現方式,分別是 Table、Board、Calendar、List 和 Gallery,大家可以依照自己的需求去變換資料庫的呈現方式。

新增 View(呈現方式)

點擊「Add a view」後輸入 view 的名稱和型式後,按下「Create」就可以新增新的 View 了。

View 和 Filter 及 Sort 的應用

此外,View 還可以跟 Filter 及 Sort 搭配使用,如此一來你常常會使用的篩選就不用每次都要重新設定了,只要透過切換 View 就可以了。

下面的 GIF 是我用 Filter 功能,將之前寫過的文章將文章分類為 Notion 的文章篩選出來。

Database descriptions(資料庫描述)

只要是 Full page database 就可以在資料庫標題下方進行描述。

即使寫下描述,也可以隱藏起來只要按下 Hide description,而隱藏的描述可以透過 Show description 的鈕再次顯現。

Database Templates(資料庫模板)

在同一個資料庫的資料,格式照理說都是一樣的,但每次新增一筆資料時,重新設定格式一定很麻煩,所以貼心的 Notion 幫你想好了,只要你預先設定好屬於這個資料庫的模板時,之後再新增筆記都可以選擇你之前設定好的模板,來幫你省下不少的時間。

首先是新增模板的部分,首先先點選藍色 NEW 按鈕的下方箭頭後再點選「+New template」來新增模板,你可以在模板內將你的格式全都編排好,以方便未來的使用。

當你要使用模板時,按下藍色的「New」鍵,後進入新的頁面後按模板的按鈕,就會跑出模板囉!

介紹了那麼多,大致上把所有資料庫應該要知道的東西都交待過一遍了,謝謝大家把整篇文章都看完了,希望這篇文章可以幫助到大家,讓大家對於資料庫的操作有一定的瞭解,如果大家有問題,也歡迎在下面留言哦!

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