【檔案整理術】立即上手的資料夾命名規則

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在《何用 PARA 做檔案管理? 3 個在實務上可能會遇到的問題》這篇文章中,曾跟大家分享可以利用 PARA 法來管理自己的檔案,也就是分別建立專案(Project)、領域(Area)、資源(Resource)、封存(Achrive)及收件匣(Inbox)這 5 個資料夾。

註:為了方便閱讀,以下的第一層資料夾稱為父資料夾;第一層下的第二層資料夾稱為子資料夾;第二層下的第三層資料夾稱為孫資料夾。

但這 5 個資料夾內(父資料夾)建立的子資料夾和孫資料夾要怎麼命名,才能讓你在未來更快的找到資料呢?閱讀完這篇文章,你就會知道了。

以下依 5 個父資料夾分別說明子資料夾和孫資料夾如何命名:

0. 收件匣(Inbox)

「0. 收件匣」的子資料夾命名規則

收件匣是用來放你還沒有時間或不知道如何分類的檔案

雖然是讓你暫放檔案、資料用的,不過為了方便日後的整理,還是建議你要建立子資料夾將檔案大致分類

不過因為是未來會再花時間分類,只要能夠區分哪些檔案是為了什麼目的所下載的,所以子資料夾的命名也不用太講究,只要能夠從名稱知道內容就可以了

1. 專案(Project)

「1. 專案」的子、孫資料夾命名規則

專案資料夾主要是放有期限的案子的資料夾。

在這個資料夾內,我會為每個專案建立一個子資料夾,命名方式為「專案開始的年月+專案名稱」,利用這種方式可以讓不同的專案依照時間序進行排序。

子資料夾內的檔案要怎麼保存呢?我的作法是依照專案的進度再建立孫資料夾,而孫資料夾的命名方式為「序號 + 目前進度」。

舉例來說,你的專案共有 5 個階段,其中的第 4 階段是開會,那麼你的資料夾的命名方式就是「4. 開會」,接著你就可以把跟這個階段有關的檔案都放在這個資料夾內。

為什麼要這樣設置呢?

假如你的專案時程很短,或許可以不用再建立孫資料夾,但如果你的專案時程很長,資料夾內的檔案就會變成落落長,所以才會建議你依據專案的執行進度建立孫資料夾。

這樣的命名方式有什麼好處呢?如果你之後又遇到類似的專案,直接看孫資料夾的排序就對了(因為已經是專案的步驟了)

這時你可能會問,如果已經建立了「4. 開會」的孫資料夾,但突然發現開會前還要先做個市場調查,那麼孫資料夾又該如何命名呢?

我的做法是利用支號,也就是以「3-1. 市場調查」來命名。

這樣的命名方式有 2 個作用,第 1 個是讓你的孫資料夾確實是以專案應該執行的步驟來排序的,第 2 個是讓你未來再遇到類似的專案用來提醒自己不要忘了做市場調查這件事。

因此在專案資料夾內的資料夾設計邏輯應該是:1. Project → 「專案開始的年月 + 專案名稱」的子資料夾 → 依專案的步驟再設置孫資料夾(不用先預想,專案的進度在哪,再設置即可)→檔案。

2. 領域(Area)

「2. 領域」的子、孫資料夾命名規則

領域資料夾則是存放那些沒有期限的資料,需要長期經營的項目,舉工作為例,領域資料夾可以放你的主要承辦的業務;舉生活為例,則可以放財務(如記帳表、投資的對帳單)、健康(健檢記錄)、家庭(家族旅遊的照片、小孩的成長記錄等)。

領域資料夾內的子資料夾的命名只要寫出領域的名稱就可以了,以上個段落舉的例子為例,工作部分是 1 個業務建立 1 個資料夾;生活部分則是分別列出財務、健康、家庭為名的資料夾。

建立子資料夾後,可以依實際的狀況,建立「序號+子分類」的孫資料夾

像我在公司的某個領域的資料夾內又有建立 0.參考資料(專屬於這個業務的參考資料,如前手資料、法規等)、 1. 公文、2. 契約等資料夾。

如果是使用頻率很高的子資料夾,我會在最前面加上 @ 的符號,這樣就等同於這個子資料夾被置頂了。

加上 @ 符號讓資料夾置頂

另外,在《打造第二大腦》一書中,作者也會在跟自己的事業有關的子資料夾前面建立英文代號 FT(英文姓名的首字),我覺得這種標記方法也不錯。

因此在領域資料夾的資料夾設計邏輯應該是:2. Area→ 「領域名稱」的子資料夾 → 依「序號+子分類」建立孫資料夾 →檔案。

3. 資源(Resource)

「3. 資源」的子、孫資料夾命名規則

資源資料夾的功用主要用來存放可以拿來參考的資料,像是SOP、常常用的表單、公司制式的簡報模板、通訊錄等。

而子資料夾也只要簡單列出資源名稱就可以了。

如果有需要,可以依實際的狀況,再建立「序號+子分類」孫資料夾。

使用頻率很高的子資料夾,也是在最前面加上 @ 的符號。

4. 封存(Achrive)

「4. 封存」的子、孫資料夾命名規則

封存資料夾的功用是讓你存放那些你沒在進行的專案、領域、資源的資料。

所以在封存資料夾內,我會建立 3 個子資料夾,分別是 1. Project、2. Area、3. Resource 的資料夾,目的就是讓你存放沒在進行的專案、領域、資源的資料。

不過在 1. Project 這個子資料夾內,我還會再新增 3 個孫資料夾,分別是完成、暫停和放棄。

因為你的專案可能會因為不同的原因而不再進行,所以我覺得還是要做個區分比較好。

完成的資料夾放已經完成的專案;暫停的資料夾放因有更大的專案要做或是其他的因素,暫時沒辦法進行的專案;放棄的資料夾則是放那些被放棄,不會再進行的專案。


為了讓大家更理解,下面附上整個架構圖給大家參考,希望能幫助到你。

父資料夾、子資料夾、孫資料夾的命名規則架構圖

寫在最後

介紹完 PARA 及 Inbox 資料夾內的子資料夾和孫資料夾命名的規則後,希望能幫助你離井然有序的桌面和良好收納的檔案生活邁向更大的一步。

下一篇將再跟大家分享檔案名稱的命名規則,感興趣的朋友可以再點擊下方連結繼續閱讀!

延伸閱讀:【檔案整理術】電子檔案命名苦手?記住命名原則就沒問題

好啦!本篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

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YC
YC
2 months ago

最近為了檔案管理找到這幾篇文章,覺得PARA的概念很受用!期待下一篇文章出爐~

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