Notion 資料庫更新教學,讓改版新設計提升你的工作效率!

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Notion的資料庫在 2022 年 3 月中迎來重大更新啦!有在使用 Notion 資料庫的你,看到更新後的資料庫,是不是還不太習慣阿。

我個人是剛剛習慣而已,不過之前看到 Notion 官方介紹資料庫功能更新的影片時,我內心既期待又雀躍的,因為這些功能對使用者更友善,也可以幫助我們更有效率的使用 Notion。

為了幫助你更快上手這次的變化,所以寫了這篇教學文章,希望能幫助你熟悉這次的更新,那我們就開始吧!

1. Notion 資料庫選擇檢視模式操作從下拉式選單變成分頁

在 Notion 資料庫還沒更新之前,當你想要改變資料庫的檢視模式(View)時,要先點擊檢視選單,當下拉式選單出現後,才能選擇其它的檢視模式。

但現在更新後,資料庫的檢視模式很像你在使用 Chrome 瀏覽器時的分頁,所以你可以比之前少一個步驟,不用再點擊打開下拉式選單就可以改變資料庫的檢視模式囉!

Notion 資料庫選擇檢視模式操作從下拉式選單變成分頁
Notion 資料庫選擇檢視模式操作從下拉式選單變成分頁

2. 快速篩選器(Quick Filter)

Notion 資料庫另一個最有感的更新莫過於「快速篩選器(Quick Filter)」這個設計了。

顧名思義,現在如果你想要建立篩選器,可以比之前花更少的時間將篩選器建立完成。

如何建立快速篩選器?

建立的方式很簡單,只要將郵標移到檢視模式的分頁列下方,你會看到「+ Add Filter」的選項,點擊後就可以選擇要以哪一個項目進行篩選,選擇篩選項目後,在新的選單頁內可以選擇篩選條件。

當上述的操作都完成後,快速篩選器就設定完成囉!

如何建立快速篩選器?
如何建立快速篩選器?

如何修改篩選的條件規則

不過如果你想修改篩選的條件規則的話可以在選單的左上方的「v」修正

以下面的 gif 檔為例,你會發現預設的條件規則是「is」,但你還可以修改為 is not、empty、is not empty 另外 3 個條件規則。

如何修改篩選的條件規則
如何修改篩選的條件規則

快速篩選器的「Save for everyone」

不過如果你是在跟別人共享的資料庫建立「快速篩選器」時,那麼你會發現篩選器的右上角出現一個橘點點。

這個橘點點不代表你在建立篩選器時發生什麼錯誤,反而是有功用的,這個橘點點代表該「快速篩選器」只有你能看到,其他共享這個資料庫的人看不到,所以你再也不用像以前一樣擔心會動到先前的設定讓分享的資料庫的格式跑掉。

不過如果你想讓你建立的「快速篩選器」也讓其他人看到,那麼你可以點選右方的「Save for everyone」,這樣共享這個資料庫的所有人都會看到資料庫的變化,所以在進行這項操作時,你必須要特別小心。

快速篩選器的「Save for everyone」
快速篩選器的「Save for everyone」

除了「Save for everyone」外,點擊「v」你還可以看到另外 2 個選項,分別是「Save as new view」和「Merge into advanced filter」。

將快速篩選器建立成新的檢視模式

「Save as new view」是將你所設定的快速篩選器儲存成一個新的檢視模式。

將快速篩選器建立成新的檢視模式
將快速篩選器建立成新的檢視模式

將多個快速篩選器融合成進階篩選器

「Merge into advanced filter」則是將你所設定的快速篩選器融合成進階篩選器(Advanced Filter)。

通常會用到「Merge into advanced filter」這個選項時,是因為你建立 2 個以上的快速篩選器,這 2 個以上的快速篩選器在頁面上可能會太佔空間,所以為了節省空間你可以利用這個選項,將所有的快速篩選器全部融合成一個。

將多個快速篩選器融合成進階篩選器
將多個快速篩選器融合成進階篩選器

如何刪除快速篩選器

最後稍微補充一下,要怎麼刪除快速篩選器,當初我也是花了一點時間才找到快速篩選器的刪除鈕在哪邊,哈!

刪除的方式也很簡單,你可以直接點擊該快速篩選器,然後選擇右上方的「…」,裡面就有「Delete filter」的選項

如何刪除快速篩選器
如何刪除快速篩選器

3. View option 選單重新設計

看到 View option 選單這幾個字你可能還不知道是什麼東東,但如果說到資料庫右上方的「…」的 icon,你一定就知道是什麼了,沒錯這個「…」的 icon 就是 View option 選單。

在改版後,Notion 將所有可以客製化的選項全都整合在這個選單內,像是 Layout、Properties、Filter、Sort、Group 等選項全都放在 View option 選單內,如果日後你想要調整選項時,先到這個地方找找就對了。

View option 選單重新設計
View option 選單重新設計

4. 連結資料庫區塊( Linked database block)

最後要介紹的是連結資料庫區塊( Linked database block)。

連結資料庫區塊的功能也很強大,你可以在連結資料庫區塊內依照自己的需求,將 Notion 內現有的資料庫顯示在這個區塊內

如何使用連結資料庫區塊

要使用這個區塊可以直接下指令,指令是「/ + Linked view of database」或「/ + cr」都可以

叫出這個區塊後,系統會問你要選擇哪一個資料庫做為連結資料庫的來源,選擇資料庫後再來可以選擇要複製資料庫內的哪一個檢視模式。

不過複製的是該資料庫的檢視模式,所以名字會以你選擇的檢視模式的名稱做為命名,所以你還可以重新命名這個資料庫分頁(看下方的 gif 檔就知道我在寫什麼)。

連結資料庫區塊( Linked database block)
連結資料庫區塊( Linked database block)

接著你還可以再從「+ Add view」內再加入 Notion 內的現有資料庫,像我在下面的 gif 檔中,就是把我 Notion 內的「線上課程資料庫」和「課程筆記資料庫」放進連結資料庫區塊中。

隱藏連結資料庫區塊內資料庫的標題

如果你有仔細觀察的話,你會發現利用連結資料庫功能所連結的資料庫會保留原有資料庫的標題,但其實你的 view 的命名應該都會以原有資料庫的標題為命名,也是因為 veiw 和資料庫標題的名稱都一樣,而顯得有些多餘。

所以你可以在 View option 選單中,選擇 Layout,然後將 Show database title 的功能關起來,隱藏連結資料庫區塊內資料庫的標題囉!

隱藏連結資料庫區塊內資料庫的標題
隱藏連結資料庫區塊內資料庫的標題

你可以怎麼使用這個功能?

1. 用在個人首頁上

如果你會在 Notion 內建立個人的首頁的話,或許就可以利用這個功能將類似的資料庫全都集中一起。

在還沒改版前,你可能會將資料庫放在 Synced block 內然後複製到個人首頁中,雖然這樣操作並沒有太大的問題,但你的個人頁面可能會變成落落長,滑不到盡頭。

而這個功能正好可以解決這個問題,讓類似的資料庫都放在 Linked database block 中,讓你的個人頁面變得簡潔。

2. 用在專案管理

如果你的專案會用到很多不同的資料庫時,那麼你也可以利用這個功能,將所有跟該專案相關的資料庫利用 Linked database block 全都整合在一起,這樣就可以省下在不同資料庫間轉換的時間。

寫在最後

好啦!以上的介紹為這次 Notion 資料庫中比較重大的更新,希望這篇文章有幫助到你。

如果你看完這篇文章後有什麼不太清楚的地方,歡迎在下方的留言區跟我說,或者直接到 Facebook 粉絲專頁私訊我也可以哦!

好啦!我們下篇文章見,Peace!

(Free mockup by Pexels

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