【Notion 日曆】基本操作全功略,如何在 Notion 日曆新增行程

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在《【Notion日曆】如何將 Notion 日曆與 Google 日曆、Notion 工作區連結》這篇文章中,相信大家都成功將 Notion 日曆跟 Google 日曆、Notion 工作區連結了。

但畢竟是新的軟體,你可能對於 Notion 日曆的基本操作還不太熟悉,接下來想藉著這篇文章跟大家分享一些基本操作及小技巧。

Notion 日曆介面介紹

打開 Notion 日曆會發現介面主要分為 3 個區域,分別是左側邊欄、日曆區及右側邊欄:

Notion 日曆的介面分為左側邊欄、日曆區及右側邊欄

1. 左側邊欄

在左側邊欄中可以看到已經跟 Notion 日曆連結的 Google 日曆和 Notion 的工作區。

另外當你的滑鼠移到每個日曆的最右邊會出現眼睛的 icon,左鍵點選後該日曆就不會在日曆區顯示,如果之後又想在日曆區顯示就再點一次 icon 就可以了。

2. 日曆區

在中間的區域則是日曆區,主要顯示行程或要做的任務。

3. 右側邊欄

右側邊欄由上而下,分別即將進行的會議(No upcoming meeting)、提供空檔時段給別人預約(Scheduling snippet)、快速建立會議行程(Quick meeting)、快捷鍵(Useful shortcuts)。

不過如果你是一般的工作者那麼 Scheduling snippet、Quick meeting 這 2 個功能應該用不太到,我使用 Notion 日曆超過 1 年多了(從 Noiton 日曆的前身 Cron 日曆就開始用了),就沒有用到這 2 個功能。

另外,右側邊欄的內容在你新增行程時,就會變成填寫行程內容的區塊了,詳細的解說會在下個部分跟你說明。

在新增行程時,右側邊欄會變成填寫行程內容的區塊

如何在 Notion 日曆新增行程

要新增行程其實很簡單,只要 2 個步驟就可以了:

Step 1:按住滑鼠左鍵在日曆區框住行程的時間。

Step 2:在右側邊欄填寫行程的詳細內容,就完成行程的新增了。

如果行程的時間是錯的可以用滑鼠拖拉或在該行程的頂(底)端用滑鼠調整行程的長度調整。


不過怕一些人不太清楚新增行程時,右側邊欄各欄位的意思,所以也一個一個跟大家說明:

1. Title:行程的名稱。

2. 時鐘 icon:行程的日期和所間。

3. All-day:行程的時間是整天的話就可以開啟這個選項。

4. Time-Zone:行程的時區。

5. Repeat:行程是否要重複,行程重複的方式分為每天、週末、每週、每 2 週、每個月、每年及自訂。

行程重複的選項
行程重複的自訂選項界面

6. Participants:行程的參與者,如果需要其他人參與,可以輸入該參與者的 G-mail。

7. Conferencing:線上視訊會議,選項內有 Google Meet 和 Zoom 可以選擇。

8. Location:行程的地點。

9. Docs and links:如果你的行程資料放在 Notion,則輸入該頁面的名稱就會有連結產生。

10. Description:行程的描述。

11. 可以選擇行程要放在哪 1 個日曆下。

12. Reminders:為行程設定提醒。

5 個小技巧

1. 快速轉換日曆區的檢視模式

一般而言,如果要改變日曆區的檢視模式,要到日曆區右上方的位置(詳下圖)改變。

改變日曆區檢視模式的位置

但更快的方法是使用快捷鍵轉換,按下「D」,可以將日曆區以當天的模式檢視;按下「W」,可以將日曆區以週的模式檢視;按下「M」,可以將日曆區以月的模式檢視。

2. 調整新增行程時的預設日曆

當你新增行程,會有新增行程時使用的預設日曆,如果你想要改變這個預設的日曆,那麼你可以到 Notion 的左側邊欄點選其他日曆的顏色就可以改變預設的日曆。

預設的日曆的顏色區塊會有另一個外框。

改變新增行程時的預設日曆

3. 同一個日曆依照行程變換顏色

雖然我自己是建議按照不同的行程類別分別使用不同的日曆,就我個人而言我在同一個 Google 帳號中,建立了「Deep Work」、「Event」、「Health」、「Vaction」、「Meeting」、「Chores」這 6 個日曆,並分別使用不同的顏色代表不同的日曆。

這 6 個日曆各有不同的用途,「Deep Work」是在專注時使用;「Event」用在快樂的活動,像朋友邀約、上課等;「Health」用在看醫生或運動等跟身體健康有關的;「Vaction」用在旅遊或國定假日;「Meeting」代表工作上的行程;「Chores」代表雜事,像出門採買、打掃等,相關的介紹大家可以參考這篇文章。

延伸閱讀:透過 Goolge 日曆管理行程吧!我的日曆使用法大公開

但我相信也有很多人是把所有的行程放在同一個日曆中,雖然這樣也不錯,不過壞處是很難辨別行程的類型。

還好 Notion 日曆有 1 個不錯的功能,就是即使是同一個日曆下的行程,你還是可以為不同的行程標上不同的顏色。

方法是在該行程的範圍內,點擊滑鼠右鍵,接著就可以再為該行程標上其他的顏色,透過這樣的方式,你也可以快速的辨別不同的行程。

在行程標上其他顏色

4. 同樣的行程快速複製

如果你有同樣的行程在不同天舉行,除了利用 Repeat 功能之外,其實也可以利用 Ctrl+C 和 Ctrl+V 先複製行程,並在滑鼠按下右鍵利用拖拉的方式移動。

5. 在日曆區新增時區

如果你有跨時區的夥伴,那麼在安排行程時一定需要配合彼此的時間,那麼可以透過日曆區的左上方有 1 個「+」的 icon,來新增時區。

在日曆區新增時區的位置

寫在最後

在這篇文章中,用很簡單的方式將 Notion 日曆基本的操作和一些比較進階的小技巧都分享給大家了,學會這些對於 Notion 日曆的掌握度應該有 9 成以上了,恭喜!

如果你還有對 Notion 日曆不太瞭解的地方,也歡迎在下方留言哦!

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

(Free mockup by Pexels

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