Notion 資料庫進階技巧,Relation 和 Rollup 功能介紹

Notion Relation 和 Rollup 功能介紹

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我曾在部落格中分享很多 Notion 的實用模板和資料庫操作的教學,不過好像都沒有針對 Notion 資料庫中比較進階的功能 Relation (關聯)和 Rollup (匯總)進行介紹,但其實這 2 個功能相當的實用,學會之後可以幫助你使用 Notion 資料庫時更加的上手,如果你有仔細看過我先前的文章,你會發現我部分 Notion 模板其實曾用到 Relation 和 Rollup 這 2 個功能。

不過在進行介紹前,要先跟你一下,使用 Relation 和 Rollup 功能時有一個基本條件(基本但非必要條件,有例外!),這個條件就是你必須要有 2 個以上的資料庫才可以使用,不然你很難發揮這 2 個功能的功用

至於為什麼,繼續閱讀下去就知道囉!

Relation(關聯)功能介紹

Relation 就是在 2 個獨立的資料庫間建立連結,以簡單的例子解釋一下,假如你的 Notion 有 2 個資料庫 A 和 B,當你想要在資料庫 A 和資料庫 B 間建立連結,就是在資料庫 A 的欄位使用 Relation 功能將資料庫 A 和 B 間進行連結。

Rollup(匯總)功能介紹

至於 Rollup 則是將 2 個相互連結的資料庫內的特定資料進行匯總並顯示在某一個資料庫內,這麼說可能有些抽象,再以上面的例子進行延伸解釋好了。

現在你的資料庫 A 和資料庫 B 已經利用 Relation 功能相互連結後,如果你想將資料庫 B 的某欄資料匯總顯示在資料庫 A 內,那麼就是在資料庫 A 使用 Rollup 功能將資料庫 B 的資料顯示在資料庫 A 上。

此外,既然資料庫 A 和 B 已經相互連結了,所以你也可以在資料庫 B 將資料庫 A 的資訊顯示出來,也就是 Rollup 其實是雙向的而非單向的

Relation 和 Rollup 圖解介紹
Relation 和 Rollup 圖解介紹

實際案例介紹 – 咖哩店老闆

看到這邊為止,你可能大致瞭解 Relation 和 Rollup 的用法和使用動機了,但你可能還不知道要如何在資料庫中操作這 2 個功能,所以接下來要請你角色轉換一下,把自己當成一個咖哩店的老闆,如果你想透過 Notion 資料庫瞭解每個客人的消費,要如何操作呢?

1. 建立資料庫

首先你必須要建立 2 個資料庫一個是關於客人點餐的資料庫,一個是關於店內菜單的資料庫。

2. 利用 Relation 功能將 2 個資料庫進行連結

接下來,你可以在「客人點餐」資料庫中新增 Relation 欄位將「客人點餐」和「菜單」資料庫進行連結。

建立連結後,你會發現 2 個資料庫都出現了 1 個新的欄位,你可以針對新的欄位給予相對應的命名。

3. 選擇每個客戶的購買品項

當 2 個資料庫順利建立聯結後,接著就可以針對每個客人分別點了什麼進行記錄,記錄的方式很簡單,點擊該客人的「點了什麼」的欄位,就可以選擇相對應的餐點。

4. 使用 Rollup 功能進行金額加總

為了要計算客人消費的總金額,接著你可以在「客人點餐」的資料庫再新增一個欄位並使用 Rollup 功能。

建立後,點擊該欄位下的空白欄位,就可以根據自己的需求選擇相對應的選項,在這邊我選擇了:

Relation:點了什麼

Property:金額

Calculate:選擇了 Sum

完成後,你就會看到每一位客人在這次的消費花了多少錢了。

除此之外,你還可以在欄位的最下方(操作如下圖),計算今天的營業額哦!

好啦!這次介紹的例子只是為了讓你比較好懂所做的舉例而已,如果你是餐廳老闆的話其實不用利用 Notion 的 Relation 和 Rollup 的功能計算每日營收,因為只要有一台好的 POS 機應該能幫你解決這個問題了吧,笑!

Rollup 的 17 種型式

你知道嗎?除了這篇文章中使用的 Rollup 類型 Sum(總計)外 ,其實 Rollup 的型式總共有 17 種,只是我覺得大部分的種類幾乎都用不到,所以只簡單的放上使用頻率比較高的幾種介紹給大家。

Show original:顯示選擇的屬性(Property)的內容完整呈現,以咖哩店客人單號 1 的例子為例,就會出現 150 , 150。

Count all:顯示選擇的屬性(Property)的數量,以咖哩店客人單號 1 的例子為例,就會出現 2,因為點了 2 樣餐點。

Sum:所選的所有數值屬性(Property)進行加總,以咖哩店客人單號 1 的例子為例,就會出現 300。

Average:所選的所有數值屬性(Property)進行平均,以咖哩店客人單號 1 的例子為例,就會出現 150

另外沒有介紹的部分,在這邊放個官方連結給大家,如果有興趣的話可以點擊連結查看。

連結在此:Notion 官方 Relation 及 Rollup 介紹連結

(進入網址後,點擊大綱列的 Rollup types,就可以看到其他沒有介紹的 13 種 Rollup 型式。)

我的實際應用

雖然上面為了介紹的例子可能不太實際,但其實 Relation 和 Rollup 功能真的在我的 Notion 內派上用場。

像是我在線上課程管理模板(Online Courses Template)就有使用到 Relation 的功能模板和課程筆記資料庫進行連結,只是因為是連到私人未分享的資料庫,所以你點擊模板連結後可能只會看到該欄位呈現空白的狀態。

【Notion 實作】買很多線上課?在線上課程管理模板好好記錄吧

而在貼文發佈管理模板則是 Relation 和 Rollup 的功能都有應用到,讓你可以在貼文發佈的時程表中看到目前的粉絲團人數。

【Notion 實作】社群小編必看,貼文發佈管理模板使用教學

希望透過這 2 個例子,能讓你知道如果好好妥善使用 Relation 和 Rollup 的功能的話,其實你的資料庫是可以變出很多花樣的。

同場加映:在同一個資料庫進行 Relation(關聯)

在一開始有提到使用 Relation 和 Rollup 功能有一個基本條件,就是你必須要有 2 個資料庫,這個重點大家應該都還記得吧!

只是凡是都有例外,其實你也可以在同一個資料庫進行 Relation,也就是自己跟自己 Relation,而 Relation 的步驟跟上面的教學一模一樣,不過選擇自己名稱的資料庫後,系統會問你要「Create a new porperty(新增一個新的屬性)(註:會再出現 1 個新的欄位,總共出現 2 個新的欄位)」還是要「Use the same property(使用相同的屬性)(註:不會再出現 1 個新的欄位,總共出現 1 個新的欄位)」。

在同一個資料庫 Relation

那到底要怎麼選擇呢?其實幾乎 9 成以上都是選擇「Use the same property」,除非你的資料庫是用來管理你的任務,然後這些任務分為主任務和子任務,那麼你才要選「Create a new porperty」,透過這樣的操作你可以清楚看清哪一個任務是主任務,又哪些任務是子任務,全都一目瞭然。

reate a new porperty 和 Use the same property 的差別
reate a new porperty 和 Use the same property 的差別

另外一個差別是同步功能,選擇「Create a new porperty」,只要做一次 Relation, 2 個欄位的資料都會同步更新;而選擇「Use the same property」,則是沒有同步的效果,如果要出像「Create a new porperty」的效果,要做 2 次才能呈現出來

寫在最後

話說,剛開始使用 Notion 時,我以為 Relation 和 Rollup 功能很複雜,完全不敢學習這 2 個功能。

實際學習後雖然要花一點時間學習和適應 Relation 和 Rollup,但其實並沒有很困難,而且學會之後可以幫助你更有邏輯的使用 Notion 的資料庫,讓你所建立的資料庫發揮出更大的效用。

好啦!希望今天這篇文章,可以降低你學習 Relation 和 Rollup 的阻礙門檻,更容易的瞭解如何使用 Relation 和 Rollup 功能。

當然,看完這篇文章後,也要記得實際操作一下,找找看你現有的資料庫們有沒有可以相互連結的可能性,這樣才可以更好的吸收哦!

我們下篇文章見!Bye!

(Free mockup by unsplash and Notion)

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