什麼是覆盤?讓 2 種反省覆盤方法成為你成長的助力吧!

by | 9 月 20, 2021 | 自我成長 | 0 comments

2 種覆盤方法

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在工作時,你有沒有寫工作日記的習慣呢?

如果有,那你的工作日記內,寫得內容都是什麼呢?是不是都只有寫工作內容而已,如果是,你也不用太擔心,因為大部分的人都一樣!( 我也是其中的一員,哈! )

但工作日記寫了一段時間後,感覺最後變成流水帳一樣,對自己並沒有太大的幫助,因為工作中獲得的經驗,如果時間拉長一點,就很容易消失在腦海中。

為了讓經驗成為你未來的助力,你的工作日記應該要有覆盤的內容,這樣才有向未來的自己傳承經驗的感覺,而這個動作,也是讓你邁向高效工作者的關鍵之一。

說了那麼多,你一定會疑惑,讓你成為高效工作者的「覆盤」是什麼東東呢?

覆盤的定義

根據 MBA 智庫百庫所述,覆盤原為「圍棋」的術語,即在對弈後,重新把對弈過程重新擺一次,並從中思考哪邊自己下得好可以繼續維持策略、哪邊自己做得不好需要再改進方法的,藉此提升實力。

但用在個人及企業上則是代表從過去的經驗中總結工作流程,找到好的、不好的地方,針對做得好的部分繼續保持或優化,而針對做得不好的部分進行改善。

看到這裡有些人可能會認為覆盤看起來跟反省很像,那為什麼又要另闢一個新的名詞呢?

雖然履盤和反省頗為相似,不過我認為覆盤又比反省更進一步,因為「反省」大多是省思自己做得不好的地方,但「覆盤」又比「反省」多了發現自己做得好的部分。

不過覆盤的方法有很多種,在這邊跟大家介紹 2 個覆盤的方法,分別是 AAR 以及 KPT 覆盤法:

軍隊及 AAR

AAR(Action After Review)

AAR (Action After Review)是美國陸軍針對進行軍隊任務後的一個檢視方法。

在美國陸軍的 AAR 主要分為 4 個階段,但因為他們主要是針對一整個軍隊使用,所以我有修改,改以個人進行 AAR 的型式進行介紹:

1. 計畫( Planning ) – 設定目標及決定要 AAR 的項目

首先,如果你想要完成一件事情,應該先設定你的目標,但如果是工作上指派的任務,那麼你的目標就是順利完成任務。

接著你必須要決定有哪些項目要進行 AAR ,如果你想要舉辦一個分享會,你的目標可能是希望 100 人參加分享會,那麼你的 AAR 項目可以是當天參加的人數、活動的流程、講者的接洽、場地佈置是否順暢、聽眾的反饋等。

當然你也可以將想要 AAR 的項目設計成問卷,並藉由聽眾第三方的意見,瞭解自己還可以再進步的地方,再進行 AAR ,或許更能客觀的省視自己。

2. 準備( Preparing ) – 從行動中進行簡單的記錄

在這個階段,你已經在進行任務或目標了,這個時候可能會發生突發狀況或是什麼意想不到的事情,針對這方面的事情可以簡單做個記錄,因為這些事情如果沒有記錄,在任務或目標結束後你可能也忘了這些事情了。

再舉分享會為例子,如果你在場佈活動場地時,突然發現場地並沒有提供轉接頭,讓你很緊張的跑去附近的 3C 賣場買,這時你就可以針對這個突發狀況進行記錄。

3. 執行( Conducting ) – 執行 AAR

當你的任務或目標結束之後,就要找時間進行 AAR 了,而 AAR 的項目就是你在計畫階段決定的項目,當你在進行 AAR 時,可以問自己 3 個問題:

  • 發生了什麼特殊或突發事情?
  • 什麼事情做得好,為什麼呢?
  • 什麼事情可以再改進,要怎麼做呢?

再以分享會為例子:

在「發生了什麼特殊或突發事情?」的部分就是發現活動場地沒有提供轉接頭,讓你很緊張的跑去附近的 3C 賣場買。

而在「什麼事情做得好,為什麼呢?」的部分,可能是在活動的前一天,詳細的告知講者停車資訊減少找停車位的時間並預先索取講者的講報檔,減少講者間交換時的準備時間,參與民眾也在問卷中給予肯定。

最後在「什麼事情可以再改進,要怎麼做呢?」這個部分,針對轉接頭的事件,讓你學到不管活動場地有沒有提供轉接頭,自己都要準備一份。

4. 後續運用( Follow up ) – 要如何透過 AAR 成果進行改進

當你完成 AAR 後,你當然要把獲得的經驗應用在未來類似的情況上,所以你會在未來的分享會中,提供講者停車資訊及索取簡報檔,同時為了避免轉接頭事件再發生,你也會隨身準備一組轉接頭。

透過這樣不斷的循環,你會發現自己在辦分享會越來越厲害了。

KPT 覆盤法

KPT 覆盤法

第一次看到 KPT 是在電腦玩物站長 Esor 大的《時間管理的 30 道難題》認識到這個方法, KPT 主要是由 3 個英文字所組成:Keep 、 Problem 、 Try 組成:

  • K(Keep):問自己這一次的行動清單或目標拆解,有哪些下次可以直接照著執行?
  • P(Problem):問自己這一次犯了什麼錯,遇到什麼問題?
  • T(Try):下一次做類似的事情時,要如何修改目標拆解、行動清單,來解決問題、避免犯錯。

不過實際應用 KPT 之前如果能再做到 2 件事,更能加強 KPT 覆盤法的效果。

第 1 件事情是「再開始任務或目標前,請先花時間將任務或目標進行拆解並做成行動清單,之後再依據拆解的步驟執行」。

第 2 件事情是「如果在執行的過程中發任何問題,所產生的任何經驗,可以在行動清單中紀錄」。

透過這 2 件事,當你完成任務或目標後,在進行 KPT 覆盤時就可以不用花太多時間覆盤上,只要在原本拆解好的行動清單上調整即可,而這正是 Esor 大提倡不太需要花很多時間的覆盤法。

根據 Esor 大的經驗,覆盤 1 個目標不會超 10 分鐘的時間。

在這邊舉一個 5 天後製作好 1 份簡報為例,所以你的初次的行動清單是:寫好簡報大綱→找資料→依大綱整理資料→製作簡報。

當你最後順利完成製作簡報的任務,開始利用 Keep 、 Problem 、 Try 進行覆盤。

首先你的 K(Keep)在做完簡報後,覺得目前的行動清單內的步驟都可以保留照著執行的。

再來你的 P(Problem)是因為你在製作簡報時,發現如果能將投影母片的設計先完成時,那麼製作簡報時,再也不用花太多時間在美化簡報上,透過新增設計投影母片的步驟,或許就可以不怕到截止期限前一刻才完成簡報。

最後因為你覺得要先做投影母片後,再開始製作簡報內容,所以你的修正後行動清單變成:寫好簡報大綱→找資料→依大綱整理資料→製作投影母片→製作簡報。

但畢竟你還沒嘗試過這樣的流程,你不確定這樣的流程是不是最有效率的,所以之後再接收同樣的任務時,就可以再依修正後的行動清單跑完製作簡報這個任務,來確認這個流程合不合理,之後再從實作後進行下一輪的 KPT 覆盤。

我的錯誤經驗

先前我曾經使用 AAR 進行覆盤過,但結果是我只使用一段時間後就放棄了。

原先,我以為是我的 Notion 模板做得不好,因此在覆盤的經驗中,我學不到任何經驗,就放棄了。

但從最近的研究後,我覺得我錯的地方真的太多了。

1. 行動前的拆解目標沒有記錄下來

雖然面對比較難的任務,我會拆解並記在 TickTick( 一個任務管理軟體 ),但我完全沒有將拆解的任務實際做成流程表。

所以當我在進行覆盤時,大多只針對印象中的工作步驟或還記得的突發狀況項目進行覆盤。

這麼做你可能會忘記應該要優化的部分,並且只記得枝微末節的東西,我想這對於成長及提升工作力並沒有太大的幫助。

但我覺得如果你真的沒有時間拆解目標,至少在執行任務時,可以將你的步驟記錄下來,之後,當你完成後至少還有流程進行覆盤。

2. 只針對做得不好的地方反省

之前在進行覆盤時,我都只針對做得不好的地方進行反省,雖然目的是讓自己變得更好,但最後往往都是在挑自己的錯誤。

長久下來,你可能會對自己越來越沒有自信,而忽略自己做得好的部分,我想這樣可能會跟原先的目的互相矛盾,反而帶來反效果。

另外,反省不好的地方固然很好,但你在執行任務的過程中,可能會有你沒有預期會做得不錯的步驟或流程,如果沒有覆盤到這個部分也很可惜。

因為這些不在預期或規畫內的步驟,可能是你絞盡腦汁也想不出來的東西,結果竟然還帶來不錯的效果,這樣的情況真的值得好好覆盤一番。

3. 沒有下一步行動

在進行覆盤時,雖然會寫下自己應該要怎麼做才能避免犯下相同的錯誤,但印象中有些錯誤我還是一直再犯。

會有這樣的原因是因會我沒有將反省出來的東西應用在工作或生活上,也就是沒有下一步行動。

假如你沒有將反省的精華納入行動清單內,並將流程進行調整,一切都是在紙上作業、枉然而已,畢竟你寫下得東西,在面臨真實情境不一定可行。

另外即是在真實情境下或許是可行的,但如果沒有踏出第一步,那麼你最後還是在原地踏步,不會有些微的改變。

所以你的下一步行動超級重要!!

寫在最後

在還沒認真研究覆盤之前,我還以為 AAR 就等於覆盤,但在做過功課之後才發現 AAR 只是覆盤的一種而已,而且覆盤的方法不只有 AAR 和 KPT ,比如大家常見的 PDCA 其實也是覆盤的一種,此外,還有很多聽都沒聽過的方法。

另外,在還查資料之前,只透過書中、影片中片段的學習,我一直以為覆盤和反省是一樣的(也可能是我忽略了),都是在討論自己做得不好的部分,透過這次的學習才有種恍然大悟的感覺。

所以一個好的覆盤應該要為自己帶來成長,並非為了覆盤而覆盤,這樣的記錄都只是流水帳而已,不會為自己帶來改變。

如果你能實際運用今天介紹的步驟和方法,透過這樣不斷的循環和優化,你會發現自己在工作和生活上的效率都會變得更好、生產力也會提高。

我想這樣的改變一定是大家所樂見的吧!

好了,今天的介紹到這邊為止,希望你會喜歡這篇的文章!

補充說明

先前有在「適合寫作新手閱讀的第一本書,《讓寫作成為自我精進的武器》心得」這篇文章內提到我的下一步行動是要做出 Notion 的覆盤模板,但怕如果直接介紹模板,大家可能會不太瞭解覆盤的理念,所以藉由這篇文章跟大家好好介紹一下。

參考資料

電腦玩物站長 Esor 《時間管理的 30 道難題》

行動後檢討 ( After Action Review, AAR ) Youtube 影片

GUIDE TO THE AFTER ACTION REVIEW

Learning in the Thick of It

( Photo by Markus Winkler & Simon Infanger & Anthony Tori on Unsplash )

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