Gmail 封存功能介紹!封存的郵件在哪裡找呢?

Gmail 封存功能介紹

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暨先前文章《Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹》介紹標籤及篩選器功能後,在這篇文章要介紹的也是你在使用 Gmail 時可能會不清楚它的功用的「封存」。

會想介紹「封存」這個功能,是因為我在這個功能吃過了苦頭,在很久之前不小心將一封重要的郵件封存起來,後來在收件匣內不斷的找這封郵件還是搜尋未果,直到後來利用關鍵字搜尋才找到這封郵件。

但也因為這封郵件真的很重要,所以我沒來得及瞭解「封存」的用法,就急著回這封信件,而瞭解「封存」功能這件事也因為要事被我淡忘,直到今年開始寫 Gmail 的相關文章後,才又回想起這件事。

所以「封存」如何使用及使用時機就是這篇文章要告訴你的。

封存功能介紹

根據 Google 官方的說明:如果你想要清理收件匣中的信件,但又不想要真的將電子郵件刪掉,那麼就可以封存這些信件。

封存的信件如果日後有人再回覆時,該郵件又會再次出現在收件匣中。

我覺得其實封存的概念就好像有些人在完成某些專案或工作後,會將這些專案資料夾放在命名為「封存」或「已結案」的資料夾內,這個目的是為了留底,而不是將先前的心血直接刪除或丟到垃圾筒中,未來如果要找以前的資料還可以到該資料夾或透過搜尋的方式找到。

封存的好處

我認為使用「封存」有 2 個好處:

1. 讓自己的收件匣更加乾淨

有些人喜歡自己的收件匣內不要有太多的郵件,所以將重要的或已經處理好的郵件進行封存,可以讓自己收件匣的郵件減少,之後在找其他郵件時也不用在茫茫郵件海中尋找。

2. 避免讓重要的信件被刪掉

像我每過一段時間就會將收件匣內的郵件進行清空,除了讓收件匣變得乾淨外,也能釋放出更多的空間(現在 Google 的服務都有空間限制,定期清理相當的重要!!)。

但在清空信件時不可能一封信一封信慢慢看,而是直接勾選一排郵件丟到垃圾桶清空,在這個過程中你可能會不小心刪掉重要郵件而不自知,如果你有在 30 天內發現都還救的回來,最怕的是 30 天後才發現就來不及了,因為丟到垃圾桶的郵件只要放超過 30 天就會被系統自動刪除了。

也是因為第 2 個原因,所以建議你善加的利用「封存」的功能,來避免你的重要郵件被丟到垃圾桶中。

介紹完「封存」功能及好處後,接下來要跟大家介紹的是要如何封存信件。

如何在 Gmail 封存信件?

網頁版

如果你是在瀏覽器使用 Gmail,那麼只要將想要封存的郵件打勾後,按一下上方 icon 列的「封存」icon 就可以囉!(封存的 icon 是一個箱子外加向下的箭頭。)

網頁版 Gmail 封存的方法
網頁版 Gmail 封存的方法

APP版

如果你是在手機使用 Gmail 的 App,只要將該郵件向左滑,就可以封存信件。

手機版 Gmail 封存的方法
手機版 Gmail 封存的方法

如何找到封存郵件?

如果你想找到之前封存的郵件,那麼可以在左邊側邊列中點擊「更多」後,並找到「所有郵件」,在這裡就可以找到所有被封存的信件,只是所有郵件內除了被封存的郵件會顯示在這邊外,那些沒有被封存的信件也會出現在這裡。

所以要如何分辨郵件是不是封存郵件,你可以從「所有郵件」找到沒有 Gmail 系統標上「收件匣」的標籤的郵件就是被封存的郵件。

以下圖的 Gif 檔為例,候智薰(雷蒙)寄的這封信就是被我封存的信。

封存郵件的位置
封存郵件的位置

但這樣找起來其實很複雜,如果你還記得郵件的關鍵字的話,你還可以透過 Gmail 上方的搜尋列直接尋找郵件。

另外,如果你想知道自己封存了哪些信件,也可以在搜尋列上打上「in:archive」並按下搜尋,搜尋結果出現的郵件全都是被你封存起來的信件啦

如何將封存的郵件取消封存

如果你想將封存的郵件取消封存也是到所有郵件中找到被封存的那封郵件,之後勾選選擇該郵件,再上方的 icon 列點擊「移至收件匣」的 icon 就可以將郵件重新移到收件匣內。(移至收件匣的 icon 是一個盒子外加向下的箭頭。)

如何將封存的郵件取消封存
如何將封存的郵件取消封存

同篇加映:關於「略過」Gmail 郵件

除了「封存郵件」之外,其實 Gmail 還能略過郵件,而略過的郵件也和封存的郵件一樣,可以直接在所有郵件中找到。

想要略過某封郵件也是直接勾選該郵件,之後選擇 icon 列的更多(⋮ 的 icon),就會看到略過的選項了。

如何略過郵件
如何略過郵件

唯一不同的是略過的郵件,日後如果有新的回覆郵件,都不會出現在收件匣中,只能回到所有郵件中尋找,而被略過的郵件會有「略過的項目」的標籤。

所以建議你不要使用「略過」而是使用「封存」郵件會比較好些,如果後續有什麼更新的消息才不會找不到。

但如果你不小心略過了某封郵件,也是和取消封存郵件的步驟一模一樣。

寫在最後

好啦!藉由這篇文章,相信大家應該知道什麼是「封存」了,也知道要如何使用 Gmail 的封存功能,讓自己更有效率的使用 Gmail。

那我們下篇文章見,Bye!

(Photo by Solen Feyissa on Unsplash

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