Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹

by | 3 月 20, 2022 | 生產力工具 | 0 comments

Gmail 標籤及篩選器功能介紹

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在現代生活中,相信大部分的人至少都會有 1 個 Gmail 帳號,而且也都使用 Gmail 帳號很長一段時間了。

就我個人而言,我在國中時就已經在用 Gmail 了,算算目前也已經用了近 15 年了,但用了這麼久的時間,說實話我卻從來沒有好好的認識 Gmail,我想這點很多人也跟我一樣,只把 Gmail 當做收信、寫信的工具而已,沒有好好研究裡面的功能。

特別是每當看到 Gmail 滿滿的未讀及優惠信件,常常會害怕漏掉重要的信件,但也很難提起勁整理收件匣,所以我都是等到收件匣,滿滿都是信件時才會來個大掃除,不過在大掃除時又會怕把重要信件刪掉,這些問題真的困擾我很久。

但最近好好學習 Gmail 的功能後,才發現其實 Gmail 是可以進行郵件分類的,只要依靠 2 個功能就能順利的發揮作用,這 2 個功能分別是「標籤」及「篩選器」,也是這篇文章要談論的重點。

在介紹前,先給大家看一下未整理前的收件匣。

未整理的 Gmail 收件匣

標籤功能介紹

標籤主要是能讓收件匣的郵件依照你的需求進行分類。

如何建立標籤

建立標籤相當的簡單,只要在頁面左邊的清單列,選擇「建立新標籤」,將標籤名稱輸入並建立後,該標籤就會出現清單列中。

在 Gmail 建立標籤

改變標籤的顏色

建立標籤後,你還可以針對標籤給予不同的顏色。

步驟是點選該標籤右方的「⋮」,接著將郵標移動到「標籤顏色」就可以改變標籤的顏色囉!

改變標籤的顏色

建立巢狀標籤(子標籤及母標籤)

巢狀標籤其實指的是母子標籤,最主要的功用是幫你分類標籤。

建立巢狀標籤其實跟建立標籤的步驟一樣,就只有一個地方不一樣,差別在於建立標籤的頁面上,要在第二個欄位選擇要建立巢狀標籤的選項。

建立巢狀標籤(子標籤及母標籤)

這也代表如果你想建立巢狀標籤,要先建立母標籤後,再建立子標籤

標籤修改或刪除

如果你想要修改或刪除你的標籤,在左邊的清單列有一個「管理標籤」的選項,點進去後就可以修改或刪除你的標籤。

標籤修改或刪除

篩選器功能介紹

而篩選器則是讓你的收件匣一收到新的信件,就依照你的篩選條件來分類信件的歸屬,像是符合什麼條件就給予信件標籤、是否標記重要為重要郵件、分類信件的類別等,這些條件你都可以自己設定。

如何建立篩選器

建立篩選器也很簡單,直接點選在 Google 上方的搜尋欄內「右邊的 icon」,接著把你的篩選條件選好,最後選擇建立篩選器的選項,就完成一半的設定了。

進到下一個頁面後,系統會問你當郵件完全符合搜尋條件時,要進行什麼動作。

因為在這篇文章中我們的目的是要將郵件進行分類,所以是選擇擇套用標籤,另外還要針對舊有的信件進行分類,所以還要再選擇「將篩選器同時套用到 xx 個相符的會話群組」的選項(在最下面一個位置)。

最後當條件設好後點擊右下角的「建立篩選器」,篩選器就建立好了。

如何在 Gmail 建立篩選器

篩選器修改或刪除

如果你想要修改或刪除,首先點擊上方「齒輪」的 icon,再點擊「查看所以設定,在設定頁的上方有一個「篩選器和封鎖的地址」的選項,選擇後就可以進行篩選器修改或刪除。

篩選器修改或刪除

寫在最後

以上,就是針對 Gmail 標籤和篩選器功能的介紹,目前我只有先將「主要」的收件匣和幾個跟財務相關的郵件(目前建立了帳單、發票、扣款、折扣 4 個標籤)進行分類而已,分類後 Gmail 的頁面變成清爽多了,相信未來在進行收件夾斷捨離時,應該也可以再縮短一些時間。

分類後的 Gmail 收件匣

不過我覺得郵件分類是一個長期的過程,你必須依照自己的使用習慣去新增或修改篩選器,透過這樣重複的過程,才能在每次收到新信件時,讓每封信件依照自己的預想被分類到相對應的位置或給予正確的標籤

好啦!今天的介紹就到這邊囉!我們下篇文章見!Bye!

(Free mockup by Pixabay

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