紙本文件堆滿桌面?3 個方法還你乾淨桌面

最後更新時間 22 10 月, 2023 by Mr. Curiosity

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不知道你辦公室的桌面上會不會堆滿很多紙本文件呢?如果你的答案是 Yes 的話,相信要如何整理紙本文件一定是你的煩惱。

這個問題,其實也是我在進入職場後的前幾年常常出現的煩惱之一,好在從觀察前輩及自己摸索,才慢慢找到自己的方法。

所以藉著這篇文章,想跟你分享我是如何透過 3 個方法來整理紙本文件的。

1. 使用公文架和透明 L 夾

要整理紙本文件,第 1 件要做的事就是要區分還在處理的文件和已經處理好的文件。

剛好「公文架」就可以做到這樣的事情,但因為公文架的種類不同會分很多層,不過會建議你公文架至少要有 3 層,為什麼是至少 3 層呢?其實是有用意的。

3 層公文架的示意圖:Google 3 層公文架的搜尋結果(我個人是在蝦皮買的,蝦皮上的比較好看!)

這 3 層公文架要怎麼規劃呢?最上面的一層是放待辦的文件的地方(未處理);第 2 層是放已經做到一個段落,但需要等其他人完成才能再繼續做的文件(等待他人);第 3 層則是用來暫放已經完成的文件(已完成)。

除此之外,我還會將每一個案件都會分別裝進透明的 L 夾,避免不同案件的資料混在一起。

切記,一定要用透明的 L 夾,這麼做的用意是讓你不用把文件拿出來就能瞭解這是什麼案件。

自從我開始利用 3 層公文架和透明 L 夾後,找文件的時間下降很多,資料也比較不會混在一起。

不過如果公文架的層數超過 3 層也沒關係,多的層數你可以專門放目前辦的專案或工作主要業務的紙本文件,當你要找文件時,至少也知道要在哪裡找;當然你也可以專門放重要文件,如契約、合約等也是可以的。

2. 將紙本文件掃描後碎掉

只是公文架的第 3 層不管再怎麼放,還是會有放滿的一天,所以接下來在業務平淡期的時候,就可以將這些已完成的文件掃描起來。

建議要掃描有 2 個原因:

(1)空間有限

每個人的空間有限,除非公司內有專門存放紙本文件的空間,不然隨著工作資歷越長,紙本資料只會越來越多,最後多到沒有地方放。

重點是當專案或任務處理完之後,你幾乎不會在去看那些資料了,如果你還是硬要留空間去放,只會造成空間上的浪費。

(2)不好找資料

當你的紙本資料很多時,即使你文件整理的再好,要找到你要的資料還是要花一段時間,但電子檔案則不同,只要你有好好命名,透過搜尋列就可以很快的找到你想要的檔案了。

也是因為以上這 2 個原因,所以會建議你將紙本文件全都掃描起來,掃描起來的資料,因為已經有電子檔了,所以紙本的部分就可以丟掉或用碎紙機碎掉了,日後有需要的時候直接找電子檔就對了。

不過如果是重要的資料,像是契約、合約等就一定要將紙本保留起來,千萬不要碎掉了。

3. 將相同案件的紙本文件打洞裝訂起來

除了重要的紙本文件,像是契合約要另外保存之外,其他不能碎掉的紙本文件,會建議你依照每個案件各別歸類,然後同一個案件的所有文件,則是越新的文件放在越上面。

上述動作都完成之後,接下來則是將文件打洞然後用線裝訂起來,並使用側邊的標籤貼標註案件內每個文件的名稱。

這時你可能會問,為什麼不用資料夾呢?因為使用資料夾必須將紙本文件放在透明的內頁袋中,將來要使用時還要將紙本文件抽出來,反而浪費時間,也是因為這個原因才會建議你使用打洞裝訂的方式處理。

裝訂後的文件就可以依照案件的年份及類型分門別類的放進櫃子內了,日後真的要找某個案件內的某個文件時,就可以快速的找到你要的文件了。

寫在最後

以上的 3 個方法就是我目前在公司裡使用的方法,自從這麼做之後我的桌面的整潔度大幅提升,在工作時心情也比較好一些。

意外的是,有同事看到我的桌面後也跑去買了公文架,所以我算是引領辦公室的另外一股風潮?!疑!

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

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