透過 Goolge 日曆管理行程吧!我的日曆使用法大公開

透過 Goolge 日曆管理行程吧!我的日曆使用法大公開

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在前面 2 篇 Google 日曆的介紹文章後,對於 Google 日曆的操作方法你應該不會有問題了吧!

但知道怎麼操作 Google 日曆之外,你可能也會好奇我是怎麼使用 Google 日曆的,所以今天想藉由這篇文章想跟大家分享一下。

不過在分享之前,先幫大家複習一下,Google 日曆可以幫大家建立活動(行程)、工作(任務)及提醒 3 種項目。

我是怎麼應用 Google 日曆

我的 Google 日曆其實很簡單,有 95% 以上是活動(行程),會佔這麼大的比例是因為這些活動(行程)都有特定的時間,蠻適合在 Google 日曆管理的。

而針對不同的類型的活動(行程),我會建立 6 種的日曆,分別是健康日曆、會議日曆、私人活動日曆、雜事日曆、假期日曆以及深度工作日曆,並且針對不同的日曆給予不同的顏色,當我在看 Google 日曆時就可以快速的透過顏色分辨出不同類型的活動(行程)。

健康日曆:跟健康有關的,像是看病、打疫苗、健康檢查等,都是使用這個日曆的。

會議日曆:基本上只有工作上會使用到這個日曆,像是開會或是出差等。

私人活動日曆:使用這個日曆的時機是會讓你開心的私人行程,像是和親朋好友聚餐、出去玩、Shopping 等。

雜事日曆:雜事日曆也是下班後會使用的日曆,不過這個日曆可能是親朋好友交代的事情,像是載他們去看病、辦事情、買生活用品等不會讓你開心的事情,都可以建立在雜事日曆內。

假期日曆:如果你安排請假或是連假時就會使用這個日曆

深度工作日曆:當有一段時間你想好好認真做事、不被其他人打擾時,就可以使用這個日曆。

會有這樣的規畫,其實是參考《【圖解】一寫就成真!神奇高效手帳筆記術》內的 「4 色筆記規則」參考、延伸建立的,詳細的內容你可以參考下面的這篇文章。

延伸閱讀:從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

另外,有一個點想跟大家特別介紹的是我的假期日曆有時會跟其他類型的日曆行程相重疊,也就是在同一個時間可能會有假期日曆和其他類型的日曆的行程。

會這樣操作是因為當我決定放假時,因為實際的行程還沒確定,所以我會預先在假期日曆上建立放假的行程,來幫自己空出這段時間,讓自己記得這天請假,不致於忘記這天有請假還傻傻的安排會議行程。

之後,當自己想要做的事一件一件的冒出來,就會新增在 Google 日曆上,所以就會發生假期日曆和其他日曆行程相重疊的情形。

也就是說我的假期日曆通常會跟私人活動日曆、雜事日曆、健康日曆相重疊,這樣的操作其實是幫自己保留一個完整的時段並且提醒自己

為自己保留完整的時段

同理我的深度工作的日曆也是預訂一個完整的時段的概念,只是畢竟是深度工作所以這個日曆不會和其他日曆有行程重疊的事情發生。

另外剩下的不到 5% 則是提醒,像是提醒自己幾點要訂票、幾點要搶信用卡現金回饋,或者是跟診所醫院線上掛號等。

你有注意到了嗎?雖然 Google 日曆內有我的 Google 日曆完全不會出現的項目就是「工作」,也就是任務的部分。

為什麼不在 Google 日曆管理任務?

我不在 Google 日曆放任務的理由有 2 個:

理由 1 任務的性質

任務通常代表著是待辦事項或被指派的事情,所以這些任務通常又可以分為有期限的任務跟沒有明確期限的任務。

針對有期限的任務如果放在日曆內,一定是把任務放在到期的那一天上,但有些任務需要處理的時間可能要好幾天,勢必要提前進行,這並不代表這項任務在截止日當天做就會完成了,所以我認為這樣的使用方式是錯的。

另外如果是沒有明確期限的任務問題又更大了,因為會沒有辦法將任務建立在日曆上,也是這個原因有期限和沒有明確期限的任務最終會分散在不同的地方,而變得難以管理。

至於行程則不同,因為行程代表著你那段時間有什麼行程,當你一打開 Google 日曆有什麼事都一目瞭然。

理由 2 日曆變得很亂,很難將行程和任務分開

如果你的任務很多,最終會讓你的 Google 日曆變得很亂,反而你的行程會埋在一堆任務中,而變得不起眼,雖然還是可以在 Google 日曆上不顯示 Tasks 的月曆,但還是不推薦你這麼做。

將行程和任務分開吧!
將行程和任務分開吧!

也是因為這 2 個原因,所以建議在 Google 日曆只要專注於行程和一些自己要做的提醒事項就可以了。

任務應該在哪管理?

這時你可能會問任務應該在哪裡管理呢?我的建議是可以依照自己的習慣使用任務管理軟體(如 Todoist、TickTick 等)或是記事本內都是可以的,而且也會比較理想,以我自己的習慣是在 TickTick 管理任務的。

如果你不知道什麼是 TickTick,而且你也很感興趣,那麼你可以參考下面延伸閱讀 TickTick 的系列教學文章。

同場加映 – 任務如何跟日曆結合?

最後想跟大家談的跟這篇文章沒有太大關係,但還是想跟大家傳達的一個觀念,其實任務是可以跟日曆結合的,只是你必須先瞭解使用規則。

這個規則是,你的任務首先應該在任務管理軟體內統一管理,當一天的開始或前一天晚上預先將任務的執行時間安排,然後再放在日曆內,之後就按表操課,而不是只是將任務截止時間放在日曆中,因為「任務的截止時間」這件事你已經在任務管理系統內完成了。

這個方式是我覺得最好的結合方法,只是我不在 Google 日曆中做這件事,而是在其他軟體進行,所以就不在這篇文章內花時間解釋了。

寫在最後

在文章的最後,也推薦大家在手機上,可以利用小工具功能將 Google 日曆也放到手機桌面上,方便自己隨時查看行程和提醒事項,每次只要有人約會議時間,我都是打開手機確認行程的,所以現在我的桌上的桌曆根本無用武之地,哈!

好啦!希望這篇文章也能帶給你一點使用 Google 日曆想法,幫助你更好的使用 Google 日曆。

那我們下篇文章見囉,Bye!

延伸閱讀

Google 日曆教學

從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

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如何在 TickTick 訂閱 Google 日曆?幫你一次管理任務和行程

在 TickTick 訂閱 Google 日曆後,要如何新增 Google 日曆行程

TickTick 教學文章

【TickTick 教學】管理待辦事項的好幫手!TickTick 基礎操作指南

【TickTick 教學】重複功能介紹,幫你節省建立定期任務的時間!

【TickTick 教學】電腦及手機小工具介紹,讓你不用打開程式新增任務

【TickTick 教學】7 個必學小功能,幫你更好的管理任務及清單

【TickTick 教學】讓 TickTick 打卡功能帶你養成習慣吧!

如何在 TickTick 訂閱 Google 日曆?幫你一次管理任務和行程

在 TickTick 訂閱 Google 日曆後,要如何新增 Google 日曆行程

如何發揮 TickTick 標籤的價值?以「進度安排」建立就對了

咦,TickTick 也有模板功能?任務及筆記模板介紹

在 TickTick 實踐艾森豪矩陣吧!TickTick 四象限功能介紹

我如何使用 TickTick

如何用 TickTick 管理任務比較好?我的使用邏輯及流程大解密

TickTick 使用心得

TickTick 好用嗎?使用 TickTick 的優缺點及半年心得

Mr. Curiosity
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