【Gmail 整理】你至少要有 2 個電子郵件帳戶的 2 個理由

【Gmail 整理】你至少要有 2 個電子郵件帳戶的 2 個理由
【Gmail 整理】你至少要有 2 個電子郵件帳戶的 2 個理由

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電子郵件帳戶要辦幾個比較好呢?我的答案是至少要有 2 個,如果你只有 1 個帳戶的話,在郵件管理上你可能會遇到一些問題。

所以在這篇文章中寫了 2 個你應該要有 2 個以上電郵帳戶的理由,如果你只有 1 個電子郵件帳戶,你千萬要繼續看下去,或許這篇文章會改變你的想法。

理由 1 你應該依用途區分帳戶

為什麼要依使用用途區分帳戶呢?其實道理非常的簡單!

首先,請你試著回想你的第一個電郵地址是什麼?相信大家第一個可能是小學或國中時想出來的。

但這個地址有可能是用學號、生日或者是自己覺得很酷的稱號所命名的,現在長大後回頭看自己青少年創建的電郵帳戶的地址還真的蠻中二的,哈!

不過當你大學開始找實習或進入社會找工作時,用的是你國中小辦帳戶使用的電郵地址,當公司方看到你的地址,可能會覺得你很不專業。

所以針對個人專業度的部分,會建議你建立 1 個電郵帳戶,專門用來求職、個人財務等,也就是用來做門面用的。

另外,為了表現你的專業度,建議這個帳戶的郵件地址可以用你的中文名字英譯、英文名字去發想。

至於個人生活使用的部分,則可以用你國中小辦的帳戶使用也沒有關係,當然你也可以再依使用用途再做細分也是可以的。

理由 2 方便管理,不會所有郵件都在一個帳戶內

如果你只有一個電郵帳號,那麼你的郵件不管重要的、不重要的全都會出現在同一個收件匣內。

雖然你可以利用篩選器、標籤,抑或是搜尋框來幫助你找到信,但這種看起亂中有序的管理法,其實完全不能稱做為好的收納。

因為收納最重要的原則就是分類,你必須先分類才有辦法開始整理,這也是為什麼很多收納節目會使用盒子或箱子將家中的物品進行分類,可能是個人藥品一個盒子、生活用品一個盒子……等進行分類。

同理你的電子郵件,也要依照不同的郵件類型使用不同的郵件帳戶,透過這樣的操作你就等於已經初步幫你的郵件進行分類了,而篩選器、標籤只是幫你再做更進一步的細分,也就是輔助性質而已。

如果能實行這樣子的設計,日後當你想要找什麼類型的郵件,就可以到那個郵件帳戶內找就可以了。

再來,假如你只有一個電子郵件帳戶,未來在整理郵件很容易將重要的郵件刪除,因為你的郵件不管重要的、不重要的全都在同一個收件匣,很容易因為漏看而誤刪,而使用 2 個以上的郵件帳戶為的就是降低這種情形發生。

如何管理及切換不同帳戶?

到這裡你可能已經理解辦 2 個電郵帳戶的重要性,但這時候你也許會冒出如果辦了 2 個電郵帳戶後會不會很難管理或是切換帳戶呢?

假如你是用 Gmail 辦了 2 個電郵帳戶,那麼管理及切換不同的帳戶一點也不麻煩,只要點選 Gmail 右上角的個人圖像,出現清單後選擇「新增其他帳戶」。

如何新增其它帳戶
如何新增其它帳戶

新增以後就可以點擊個人圖像,自由的切換不同的帳戶囉!

如何切換其它帳戶
如何切換其它帳戶

我是如何使用不同電郵帳戶的

目前我總共有 3 個 Gmail 帳戶,1 個是跟展現個人專業的門面帳戶、1 個日常使用的帳戶及1 個是自媒體專用帳戶 。

首先介紹的是展現個人專業的門面帳戶,通常這個帳戶主要是在找工作時所使用的,而我在 104 人力銀行、1111 人力銀行註冊的信箱也是這個帳戶。

此外,跟個人財務有關的內容,也就是跟銀行往來留的聯絡信箱也是使用這個帳戶,所以銀行對帳單、信用卡帳單、股市下單的通知全都會寄到這個信箱內。

第 2 個的日常使用帳戶,使用範圍又更廣了,像是個大網站註冊或電子報訂閱都是使用這個郵件。

只是因為第 2 個日常使用帳戶因為使用面向比較廣,所以我會在設定內的收件匣選項內將「類別」功能的社交網路、促銷內容及最新快訊的選項打開,讓 Gmail 初步把郵件先分類。

再來透過自己設定的篩選器和標籤將郵件更進一步的分類,通常只要依使用目的使用不同的帳戶及上面提到的 2 個操作,郵件都會很整齊的被分類好。

延伸閱讀:Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹

最後的自媒體專用帳戶主要是跟讀者交流、合作邀約或網站文章授權時使用的。

對了,我的自媒體的聯絡信箱是 gomrcuriosity@gmail.com,假如你有什麼想詢問的問題,都可以寫信問我喔!

寫在最後

雖然在這篇文章中建議每個人至少都要有 2 個電子郵件帳戶,但電子郵件帳戶不是越多越好,依照自己的使用需求適量就好。

如果你辦了太多個電郵帳戶,在不同的帳戶間切換也是很麻煩的,也可能會忘了哪個帳戶是在哪個使用目的時使用的,反而造成設定錯誤造成郵件寄到錯誤的信箱內,這點你一定要特別注意。

好啦!希望這篇文章有幫助到你,那我們下篇文章見啦!Bye!

(Photo by Solen Feyissa on Unsplash )

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Mr. Curiosity
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