最後更新時間 1 9 月, 2022 by Mr. Curiosity
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前一篇文章介紹 Googler – Jeff Su 是怎麼管理 Gmail 來達到 Inbox Zero（收件匣郵件為零）的目的，在這篇文章想再分享提出 PARA 筆記法的 Tiago Forte 是怎麼管理自己的郵件，來讓收件匣達到 Inbox Zero 的。
他的方法總共分為 5 個步驟：
1. 取消訂閱郵件或將不重要的郵件篩除
你的收件匣未讀信件很多，最主要的原因是那些購物網站寄來的促銷信或者是通知信。
所以你應該取消訂閱這些信件，取消方式很簡單，只要將郵件拉到最下面，你會看到取消訂閱或 Unsubscribe 的文字，點擊文字後，通常就可以取消該網站寄來的郵件了。
或者你也可以利用篩選器的功能，將一些不重要的信篩除，讓這些信進到收件匣時就被丟到垃圾桶或是將郵件封存了。
篩選器如何建立：Gmail 郵件一來就自動分類？標籤及篩選器功能介紹
透過這 2 個方式就可以讓收件匣的信少了很多！像我個人生活使用 Gmail 帳戶，在取消訂閱購物網站的信件後，郵件量大幅下降很多，而且還可以避免打開促消信而增衝動購物。
2. 讓 E-mail 回歸核心功能
Gmail 很厲害，它將聊天、群組及視訊功能全都整合在 Gmail 內，也增加了很多便利的功能，乍看之下這樣的設計方便許多，但同時我們也很容易在整理郵件時，被突如其來的訊息或功能打斷。
所以正確的作法應該是讓 E-mail 回歸到最核心的功能，也就是收信和寫信，如些一來才不會因為外界的干擾，而打斷你的郵件整理流程。
因此 Tiago Forte 建議可以關掉下面這些功能：
2-1 關掉即時通訊和 Meet
為了讓 Gmail 回到最核心的功能，你應該關掉即時通訊，讓你免受訊息的干擾。
關掉的路徑如下：
設定 > 查看所有設定 > 即時通訊和 Meet > 將 Chat 的選項改為「關閉」。
2-2 關掉標籤的部分功能
在設定>查看所有設定>標籤內關掉標籤的部分功能可以讓介面更為簡潔。
在系統標籤的部分可以將「已加星號」、「已延後」、「已排定時間」給隱藏；在類別的部分則是將所有的選項都隱藏。
2-3 關掉桌面通知
Tiago 認為收件匣的郵件只是幫別人完成待辦清單而不是自己的，而桌面通知只會打斷你正在做的事，並讓你去完成其他人的事，為了讓自己能夠專注，你應該關掉桌面通知。
關掉桌面通知的路徑如下：
設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將桌面通知的選項點選為「關閉郵件通知」。
3. 建立 4 個下游系統（Downstream System）
接下來，收件匣的郵件種類很多，但不是每一封都要回覆給對方，有的可能是通知會議的時間、有的是交辦案件、有的是你訂閱的電子報，又或者是產業報告都有可能。
也是因為郵件的種類太多，你沒辦法在 Gmail 內做完所有的事情，因此你才必須建立 4 個下游系統，這 4 個下游系統分別是日曆軟體、任務管理軟體、參考軟體、稍後閱讀軟體。
3-1 日曆軟體
看到跟行程相關的郵件，就可以使用日曆軟體，而這個軟體一定要有自動同步功能，讓你隨時可以在任何裝置上看到你的行程。
3-2 任務管理軟體
如果看到跟任務相關的郵件，要使用的就是任務管理軟體了，而任務管理軟體也裝是數位版的 To-list。
這個軟體的最低需求應該是你登錄為任務後，還可以在任務軟體內連回去該封郵件內，針對這個系統 Tiago 推薦使用的是 Things 3 和 Todoist。
3-3 參考軟體（筆記軟體）
有時你可能會收到不錯的產業報告、重要的檔案資訊，假如這些資料你覺得沒必要閱讀，但未來某一天你可能會用到這些內容做為參考資料，就可以用參考軟體將這些內容儲存下來，針對這個系統 Tiago 使用的是 Evernote。
3-4 稍後閱讀軟體
有些訂閱電子報，你雖然收到但還沒有時間閱讀，想要之後有時間再看內容，就可以使用稍後閱讀軟體，針對這個系統 Tiago 使用的是 Instapaper。
這 4 個下游系統該使用哪個軟體，並沒有特別限制要用哪個，只要找到適合自己就可以了。
4. 簡化你的工作流程
如果你是利用預設功能在使用 Gmail，那麼你的工作流程可能是：
點擊打開郵件 > 使用滑鼠為郵件標上標籤 > 將郵件封存或回信 > 回到上一頁 > 再點擊下一封郵件
這麼看看似挺合理的，但實際上很浪費時間，為了要加快效率，你可以到設定開啟以下功能。
4-1 開啟自動推進功能
開啟自動推進的路徑如下：
設定 > 查看所有設定 > 進階 > 將自動推進的選項點選為「開啟」
選擇「封存、刪除、略過會話群組後的動作」的路徑如下：
設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將封存、刪除、略過會話群組後的動作選擇為「下一個（較新的）的會話群組」或「上一個（較舊的）的會話群組」。
透過這個設定，讓你之後處理完郵件不用再點擊上一頁就可以處理下一封郵件。
4-2 開啟快捷鍵功能
開啟快捷鍵的路鍵如下：
設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將鍵盤快捷鍵的選項點選為「開啟」。
想瞭解自動推進和快捷鍵：打開 Gmail 自動推進及快捷鍵功能，幫你快速整理郵件
4-3 將電子郵件合併成會話群組
如果是討論某個案件，你的郵件會常常往返，而將電子郵件合併成會話群組的用意就是將這些郵件合併起來，有點像對話的概念，而非是個別的顯示在收件匣中。
將電子郵件合併成會話群組的路徑如下：
設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將會話群組檢視的選項改為「開啟會話群組檢視」。
5.將郵件進行分類
上面的步驟都完成後就可以將郵件進行分類囉！ 當打開郵件後，你可以採取以下 6 種動作：
動作 1 封存：如果是不重要的郵件或是通知的郵件，可以按「E」鍵封存郵件
動作 2 回覆：如果是需要回覆的郵件，可以按「R」來回覆郵件。
動作 3 加入行事曆：如果是跟行程相關的郵件，那麼就加到行事曆的軟體中。
動作4 加到任務管理軟體：如果是跟任務相關的郵件，就加到任務管理軟體中。
動作 5 加到筆記軟體內：如果是重要資料或是日後可能會用到的資訊，則加在筆記軟體中。
動作 6 加到稍後閱讀軟體：如果是想看但目前還沒有時間看的電子報，就可以加在稍後閱讀軟體內。
透過這 6 種動作，你就可以讓你的收件匣的郵件數量降為 0。
寫在最後
Tiago 介紹的這套方法，跟上一篇 Jeff Su 的雖然都是為了達到 Inbox Zero 的目的，但方法完全不同。
雖然 2 個人整理郵件的方式不同，但核心都是將信件分類，與 Jeff Su 的分類相比，Tiago 的分類又更為複雜，同時還會藉由其他軟體做為輔助，來達到 Inbox Zero 的目的。
最後，想特別提一下「取消訂閱」的好處，在還沒看到 Tiago Forte 的影片和文章前，我的 Gmail 被超多的廣告信給淹沒，但我從來沒有動過解除訂閱的念頭，但自從開始取消訂閱某些購物網站的郵件後，我的個人生活使用的 Gmail 未讀郵件瞬間少了很多，如果你想開始實施 Inbox Zero 的話，不妨先從你不會打開的促銷信或通知信開始斷捨離，相信你會在這個過程中獲得滿滿的成就感哦！
好，今天的文章就到這邊，我們下篇文章見，Peace！
（Free mockup by unsplash）
