Gmail Inbox Zero!發明 PARA 筆記的 Tiago 如何整理郵件

Gmail Inbox Zero!發明 PARA 筆記的 Tiago 如何整理郵件

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前一篇文章介紹 Googler – Jeff Su 是怎麼管理 Gmail 來達到 Inbox Zero(收件匣郵件為零)的目的,在這篇文章想再分享提出 PARA 筆記法的 Tiago Forte 是怎麼管理自己的郵件,來讓收件匣達到 Inbox Zero 的。

他的方法總共分為 5 個步驟:

1. 取消訂閱郵件或將不重要的郵件篩除

你的收件匣未讀信件很多,最主要的原因是那些購物網站寄來的促銷信或者是通知信。

所以你應該取消訂閱這些信件,取消方式很簡單,只要將郵件拉到最下面,你會看到取消訂閱或 Unsubscribe 的文字,點擊文字後,通常就可以取消該網站寄來的郵件了。

或者你也可以利用篩選器的功能,將一些不重要的信篩除,讓這些信進到收件匣時就被丟到垃圾桶或是將郵件封存了。

篩選器如何建立:Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹

透過這 2 個方式就可以讓收件匣的信少了很多!像我個人生活使用 Gmail 帳戶,在取消訂閱購物網站的信件後,郵件量大幅下降很多,而且還可以避免打開促消信而增衝動購物。

2. 讓 E-mail 回歸核心功能

Gmail 很厲害,它將聊天、群組及視訊功能全都整合在 Gmail 內,也增加了很多便利的功能,乍看之下這樣的設計方便許多,但同時我們也很容易在整理郵件時,被突如其來的訊息或功能打斷。

所以正確的作法應該是讓 E-mail 回歸到最核心的功能,也就是收信和寫信,如些一來才不會因為外界的干擾,而打斷你的郵件整理流程。

因此 Tiago Forte 建議可以關掉下面這些功能:

2-1 關掉即時通訊和 Meet

為了讓 Gmail 回到最核心的功能,你應該關掉即時通訊,讓你免受訊息的干擾。

關掉的路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 即時通訊和 Meet > 將 Chat 的選項改為「關閉」。

2-2 關掉標籤的部分功能

在設定>查看所有設定>標籤內關掉標籤的部分功能可以讓介面更為簡潔。

在系統標籤的部分可以將「已加星號」、「已延後」、「已排定時間」給隱藏;在類別的部分則是將所有的選項都隱藏。

關掉標籤的部分功能
關掉標籤的部分功能

2-3 關掉桌面通知

Tiago 認為收件匣的郵件只是幫別人完成待辦清單而不是自己的,而桌面通知只會打斷你正在做的事,並讓你去完成其他人的事,為了讓自己能夠專注,你應該關掉桌面通知。

關掉桌面通知的路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將桌面通知的選項點選為「關閉郵件通知」。

3. 建立 4 個下游系統(Downstream System)

接下來,收件匣的郵件種類很多,但不是每一封都要回覆給對方,有的可能是通知會議的時間、有的是交辦案件、有的是你訂閱的電子報,又或者是產業報告都有可能。

也是因為郵件的種類太多,你沒辦法在 Gmail 內做完所有的事情,因此你才必須建立 4 個下游系統,這 4 個下游系統分別是日曆軟體、任務管理軟體、參考軟體、稍後閱讀軟體

3-1 日曆軟體

看到跟行程相關的郵件,就可以使用日曆軟體,而這個軟體一定要有自動同步功能,讓你隨時可以在任何裝置上看到你的行程。

3-2 任務管理軟體

如果看到跟任務相關的郵件,要使用的就是任務管理軟體了,而任務管理軟體也裝是數位版的 To-list。

這個軟體的最低需求應該是你登錄為任務後,還可以在任務軟體內連回去該封郵件內,針對這個系統 Tiago 推薦使用的是 Things 3 和 Todoist。

3-3 參考軟體(筆記軟體)

有時你可能會收到不錯的產業報告、重要的檔案資訊,假如這些資料你覺得沒必要閱讀,但未來某一天你可能會用到這些內容做為參考資料,就可以用參考軟體將這些內容儲存下來,針對這個系統 Tiago 使用的是 Evernote。

3-4 稍後閱讀軟體

有些訂閱電子報,你雖然收到但還沒有時間閱讀,想要之後有時間再看內容,就可以使用稍後閱讀軟體,針對這個系統 Tiago 使用的是 Instapaper。

這 4 個下游系統該使用哪個軟體,並沒有特別限制要用哪個,只要找到適合自己就可以了。

4. 簡化你的工作流程

如果你是利用預設功能在使用 Gmail,那麼你的工作流程可能是:

點擊打開郵件 > 使用滑鼠為郵件標上標籤 > 將郵件封存或回信 > 回到上一頁 > 再點擊下一封郵件

這麼看看似挺合理的,但實際上很浪費時間,為了要加快效率,你可以到設定開啟以下功能。

4-1 開啟自動推進功能

開啟自動推進的路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 進階 > 將自動推進的選項點選為「開啟」

選擇「封存、刪除、略過會話群組後的動作」的路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將封存、刪除、略過會話群組後的動作選擇為「下一個(較新的)的會話群組」或「上一個(較舊的)的會話群組」。

透過這個設定,讓你之後處理完郵件不用再點擊上一頁就可以處理下一封郵件。

4-2 開啟快捷鍵功能

開啟快捷鍵的路鍵如下:

設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將鍵盤快捷鍵的選項點選為「開啟」。

想瞭解自動推進和快捷鍵:打開 Gmail 自動推進及快捷鍵功能,幫你快速整理郵件

4-3 將電子郵件合併成會話群組

如果是討論某個案件,你的郵件會常常往返,而將電子郵件合併成會話群組的用意就是將這些郵件合併起來,有點像對話的概念,而非是個別的顯示在收件匣中。

將電子郵件合併成會話群組的路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 一般設定 > 將會話群組檢視的選項改為「開啟會話群組檢視」。

5.將郵件進行分類

上面的步驟都完成後就可以將郵件進行分類囉! 當打開郵件後,你可以採取以下 6 種動作:

動作 1 封存:如果是不重要的郵件或是通知的郵件,可以按「E」鍵封存郵件

動作 2 回覆:如果是需要回覆的郵件,可以按「R」來回覆郵件。

動作 3 加入行事曆:如果是跟行程相關的郵件,那麼就加到行事曆的軟體中。

動作4 加到任務管理軟體:如果是跟任務相關的郵件,就加到任務管理軟體中。

動作 5 加到筆記軟體內:如果是重要資料或是日後可能會用到的資訊,則加在筆記軟體中。

動作 6 加到稍後閱讀軟體:如果是想看但目前還沒有時間看的電子報,就可以加在稍後閱讀軟體內。

Tiago Forte 的 Inbox Zero Workflow
Tiago Forte 的 Inbox Zero Workflow

透過這 6 種動作,你就可以讓你的收件匣的郵件數量降為 0。

寫在最後

Tiago 介紹的這套方法,跟上一篇 Jeff Su 的雖然都是為了達到 Inbox Zero 的目的,但方法完全不同。

雖然 2 個人整理郵件的方式不同,但核心都是將信件分類,與 Jeff Su 的分類相比,Tiago 的分類又更為複雜,同時還會藉由其他軟體做為輔助,來達到 Inbox Zero 的目的。

最後,想特別提一下「取消訂閱」的好處,在還沒看到 Tiago Forte 的影片和文章前,我的 Gmail 被超多的廣告信給淹沒,但我從來沒有動過解除訂閱的念頭,但自從開始取消訂閱某些購物網站的郵件後,我的個人生活使用的 Gmail 未讀郵件瞬間少了很多,如果你想開始實施 Inbox Zero 的話,不妨先從你不會打開的促銷信或通知信開始斷捨離,相信你會在這個過程中獲得滿滿的成就感哦!

好,今天的文章就到這邊,我們下篇文章見,Peace!

(Free mockup by unsplash

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Mr. Curiosity
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