Gmail Inbox Zero!來看看 Googler 是怎麼整理 Gmail 郵件

Gmail Inbox Zero!來看看 Googler 是怎麼整理 Gmail 郵件
Gmail Inbox Zero!來看看 Googler 是怎麼整理 Gmail 郵件

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最近的幾篇文章介紹很多關於 Gmail 你可能不知道的功能,接下來的這篇文章想帶你看看厲害的人是怎麼整理 Gmail 讓自己的效率變得更高。

這次文章的內容是以 Inbox Zero (收件匣未讀信件為零)為基礎而發展出來的一套方法。

這套方法是 Google 產品行銷經理 Jeff Su 介紹的,同時他也是一個厲害的 Youtuber,在頻道內大多跟大家分享軟體使用的小技巧、找工作、生產力相關的影片,如果大家有興趣可以訂閱他的頻道喔!

好,接下來就讓我們一覽他的 Gmail 使用法吧!

前置作業

將 Gmail 介面換成新版(可做可不做)

如果想將 Gmail 介面換成新版可以參考下面這篇文章,這篇文章有介紹如何開啟並簡單的介紹新介面。

如何換成新版的 Gmail 介面:如何開啟 Gmail 新介面?新介面配置簡介及心得

因為換成新版介面不是必要步驟,所以就不佔用篇幅特別介紹了,不過我個人強烈推薦使用新版介面,因為新版的 Gmail 設計明顯簡潔了許多。

開啟自動推進及快捷鍵功能

點擊 Gmail 右上方的設定 icon 並點擊查看所有設定的按鈕,接著在新頁面的選單列選擇進階的選項,接著將自動推進的選項開啟並儲存設定。

開啟自動推進及快捷鍵功能
開啟自動推進功能

儲存設定後,Gmail 會自動跳轉到首頁,接著再以相同的步驟進到查看所有設定的頁面內,但這次選擇的是上方選單列的「一般設定」,然後將頁面向下拉到「自動推進」選項的位置,來選擇封存、刪除、略過會話群組後的動作,依照 Jeff 的介紹,要選擇前往「下一個(較新的)的會話群組」的選項

接著在同一個頁面繼續向下拉到盤快捷鍵的位置,並「開啟鍵盤快捷鍵」的功能後,儲存變更就完成開啟自動推進及快捷鍵功能功能的設定了。

開啟鍵盤快捷鍵
開啟鍵盤快捷鍵

建立標籤

接著為了實踐 Jeff Su 的 Inbox Zero 的方法,你得再建立幾個標籤。

建立標籤也是在查看所有設定的介面內,只是這次上方的選單列選擇的是標籤選項,在標籤頁中要建立的標籤有 3 個分別是 Follow Up、Waiting、Read Through 3 個。

建立 Follow Up、Waiting、Read Through 3 個標籤
建立 Follow Up、Waiting、Read Through 3 個標籤

在這邊簡單的介紹這 3 個標籤:

第 1 個標籤 Follow Up:代表某封郵件需要採取行動,像是你的客戶請你修改設計或你的上司透過信件詢問你問題等。

第 2 個標籤 Waiting:假如某件事是你在負責的,但目前的工作階段需等別人採取行動後寄給你,你才可以進行後續動作的郵件。

例如你負責彙整某個簡報,但這個簡報的資料需要等同事寄給你才可以進行,針對這封郵件就可以使用 Waiting 這個標籤。

第 3 個標籤 Reading Through:某個信件的內容包含有用的資訊,日後的任務可以用來參考或使用。

假如你使用軟體寄給你功能更新的郵件,這封郵件可能在你未來使用這個軟體會打開參考,又或者是你收到了某個產業的產業報告,這份報告可能在將來向上司討論時可能會用到,但目前又不用採取任何動作就可以使用 Reading Through 標籤。

另外在標籤的設定頁面中你還可以將類別項下的選項全都改為隱藏,因為這些標籤你都用不到,所以為了讓你的標籤列更簡潔,全都設為隱藏吧!

標籤設定調整
標籤設定調整

修改標籤顏色

建立好的標籤預設的顏色是灰色的,為了方便管理你可以為標籤修改顏色。

在標籤列內,將郵標移到該標籤的最右邊會出現「更多選項(3 個點點形成的直線)」的 icon,在選單列中有一個標籤顏色的選項,點選後就可以修改標籤顏色了!

修改標籤顏色
修改標籤顏色

建立多個收件匣

在查看所有設定的頁面中,這次要調整的功能是上方清單列的收件匣

首先,將你的收件匣類型調整為多個收件匣,調整後你會發現下面會出現一個多重收件匣分類夾的選項。

在分類夾 1 的搜尋查詢輸入 label: Follow Up,在分類夾名稱(選填)填入 Follow up。

在分類夾 2 的搜尋查詢輸入 label: Waiting,在分類夾名稱(選填)填入 Waiting。

在分類夾 3 的搜尋查詢輸入 label: Reading Through,在分類夾名稱(選填)填入 Reading Through。

建立多個收件匣
建立多個收件匣

註:這裡查詢輸入 label 後填入的文字,需和你在建立標籤時的文字要相同哦!

另外,舉分類夾 1 為例,搜尋查詢輸入的 label:Follow 代表假如某封信件被標上 Follow Up 的標籤,就會被分到 Follow up 這個分類夾內,以此類推。

再來在多重收件匣位置的欄位內,選擇收件匣右側的選項,接著按下儲存變更就完成設定囉!

多重收件匣選擇呈現位置
多重收件匣選擇呈現位置

分類郵件

上面的設定都完成之後,你的 Gmail 的起始頁面會變成下面這張圖一樣。

設定完成的介面
設定完成的介面

接下來我們要進行的就是分類郵件囉!

當你每天打開 Gmail 進到頁面後,先從最舊的郵件開始看吧!(因為你在自動推進的選項是選擇前往「下一個(較新的)的會話群組」的選項。)

開啟郵件後,你可能會遇到以下幾種情境:

情境 1:郵件需標上標籤並封存

如果你判斷某封郵件需要標上標籤,請按下「V」鍵(代表標上標籤加上封存)。

按下「V」鍵後,接著輸入標籤的名稱再按上 Enter 鍵,郵件就會標上標籤並自動封存囉!

情境 2:郵件不需標上標籤可以直接封存

如果你判斷某封郵件不需要標上標籤,就直接大膽的按下「E」鍵來封存郵件。

情境 3:想略過郵件並封存

有時候會收到 CC 你的郵件,但如果這件事跟你沒有太大的關係,你可以按下「M」鍵來略過郵件,日後只要有跟這封郵件的對話,都不會出現在收件匣囉!

情境 4:郵件想延後

假如某封郵件到期日還很久才能採取行動,你又不想現在標上 Follow Up 的標籤,你可以「S」鍵來延後郵件。

按下按鍵後,你可以選擇時間郵件回到收件匣的時間,當時間到了這封郵件又會再回到收件匣中,這時再為這封信標上標籤吧。

不過這邊想特別提出來的地方是 Waiting 標籤,因為通常等候他人的信大多是自己必須先寄出郵件來請求他人的提供資料。

也是因為這個原因,Waiting 標籤的使用並不屬於上面這 4 種情境,不過你還是可以為這些郵件標上標籤,總共有 3 個方法。

第 1 個方法是如果你的郵件已經寄出了,那麼可以到寄件備份內找到那封郵件,然後按「L」鍵為郵件標上標籤。

第 2 個方法是在郵件寄出前先點擊右下方「更多選項(3 個點點形成的直線)」的 icon,選單中就有標籤的選項。

第 3 個則是透過專屬郵件地址+篩選器+BCC的方法。

假如我的郵件地址是 gomrcuriosity@gmail.com,那麼你可以建立一個 gomrcuriosity+waiting@gmail.com 的專屬郵件地址。

接著點擊設定 > 查看所有設定 > 篩選器和封鎖的地址內來設定篩選器,在頁面中的收件人輸入 gomrcuriosity+waiting@gmail.com 這個地址,接著按下建立篩選器。

在新的頁面中你可以勾選下面幾個選項:略過收件匣(將其封存)、標示為已讀取、套用標籤並選擇 Waiting 的標籤這 3 個選項後,再點選建立篩選器,就完成篩選器的建立囉!

日後你只要在寫信時在密件副本內輸入 gomrcuriosity+waiting@gmail.com 這個電郵地址,只要你寄出這封郵件,這封郵件就會自動跑到 Waiting 這個分類夾中。

郵件處理後

當你的郵件處理完畢且已經確定不會再用到 Follow Up、Waiting 或 Read Through 這 3 個標籤後,你可以在該郵件按快捷鍵「L」,輸入該標籤的名稱,再按 Enter 取消標籤,或者是將郵標移到該標籤的右方,這時會出現一個 X,點擊後標籤就會取消

透過這樣的操作你建立的多個收件匣內的郵件就不會那麼多了。

寫在最後

在最後,幫大家整理出 Jeff 在分類郵件的 Workflow(工作流程),大家可以參考這工作流程來整理自己的信件。

Jeff Su 的分類郵件的 Workflow
Jeff Su 的分類郵件的 Workflow

以上是針對 Jeff 應用 Inbox Zero 觀念在 Gmail 整理的詳細介紹,希望可以幫助你的 Gmail 收件匣郵件的未讀數量從爆多降為零吧!

如果你對於 Jeff 的 Gmail 整理術也很好奇的話,下面附上他的介紹連結給大家。

Jeff Su 的 Gmail Inbox Zero 整理術影片: My Complete Inbox Zero Workflow (in 2022)!

好啦,今天的文章就到這邊,那我們下篇文章見,Bye!

(Free mockup by unsplash

延伸閱讀

Gmail 新介面介紹

如何開啟 Gmail 新介面?新介面配置簡介及心得

Gmail 功能介紹

Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹

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Mr. Curiosity
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