原來 Gmail 也可以設定多個收件匣!多個收件匣功能介紹

by | 5 月 29, 2022 | 生產力工具 | 0 comments

Gmail 多個收件匣功能介紹

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用了那麼久的 Gmail ,一直以為 Gmail 沒有辦法自訂收件匣,所以我從開始使用 Gmail 後就一直使用系統預設的收件匣,也就是將收件匣分為主要、社交網路、促銷內容、最新快訊及論壇。

不過井底之蛙的我,最近竟然發現 Gmail 可以依照自己的使用需求去設定多個收件匣的。

所以如果你跟我一樣想要自訂不同的收件匣,但是卻不知道怎做,那麼相信你一定很好奇要怎麼設定?

如何開啟「多個收件匣」?

要從預設的收件匣改為多個收件匣其實還蠻簡單的,只要點擊 Gmail 右上方的設定 icon,在快速設定內的「收件匣類型」之下,選擇「多個收件匣」就開啟囉!

如何開啟多個收件匣

設定多個收件匣

開啟多個收件匣後,就要開始設定你的多個收件匣了。

多個收件匣的詳細設定,也是在快速設定內的「收件匣類型」選擇「多個收件匣」選項內的「自訂」,就可以進到詳細的設定頁中。

進到設定頁後在多重收件匣分類夾的部分,你會發現 2 欄,第 1 欄是搜尋查詢,第 2 欄是分類夾名稱,以下將分別介紹。

多重收件匣分類夾內欄位

第 1 欄:搜尋查詢欄位

在第 1 欄的搜尋查詢,其實有點像 Excel 篩選的概念,也就是建立搜尋運算子來讓 Gmail 知道什麼郵件要放在這個收件匣內,關於搜尋運算子的介紹,你可以參考下面這篇文章。

什麼是搜尋運算子:Gmail 進階搜尋法,8 個必知的搜尋運算子幫你快速找到信

不過針對「多個收件匣」功能,比較常用的搜尋運算子總共有 2 個:

第 1 個是標籤,如果你想要以現有的標籤建立收件匣,在搜尋查詢欄位輸入的是 label:標籤名稱。

怎麼建立標籤:Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介紹

第 2 個是特定寄件者:如果你想要以特定的寄件者建立收件匣,搜尋查詢輸入的是 from:特定寄件者的電子郵件地址。

另外你也可以利用專屬電郵地址建立收件匣,那麼就要在搜尋查詢內輸入 to:專屬電郵地址。

舉個例子,假如你的郵件地址是 iammrcuriosity@gmail.com,你可能有一個專門訂閱電子報的專屬地址 iammrcuriosity+news@gmail.com,那麼要為這個專屬地址建立收件匣,則是在搜尋查詢欄位內輸入 to:iammrcuriosity+news@gmail.com。

什麼是專屬電郵地址:一個 Gmail 帳戶 2 個電郵地址?建立多個專屬電郵地址介紹

不過如果你依照上面的介紹建立搜尋查詢的搜尋運算子,你還可能遇到 3 個問題(這 3 個問題也都是我在建立多個收件匣遇到的問題):

第 1 個問題是如果你想以巢狀標籤(也就是母子標籤)內的子標籤建立收件匣,那麼搜尋查詢欄位該怎麼填呢?答案是填入 label:母標籤/該子標籤。

以下圖的例子為例,我有一個電子報的母標籤,還有中文電子報及英文電子報 2 個子標籤,如果我想建立中文電子報的收件匣,那麼搜尋查詢欄位要輸入 label:電子報/中文電子報。

以巢狀標籤內的子標籤建立收件匣

第 2 個問題是如果你的搜尋查詢欄位想要包含 2 個標籤,那麼搜尋查詢欄位該怎麼填呢?解答是透過 OR(一定要大寫)來幫忙,也就是 label:標籤名稱 OR label:標籤名稱。

再舉電子報的例子,如果你想建立包含中文電子報及英文電子報的收件匣,這時你的搜尋查詢欄位輸入的是 label:電子報/中文電子報 OR label:電子報/英文電子報。

以 2 個標籤建立收件匣

不過若是以標籤自訂收件匣的話,在自訂的收件匣內不管是收件匣或是封存的郵件都會出現。

所以你的第 3 個問題可能是如果你不想讓封存的郵件也出現該收件匣該怎麼做呢?你可以在搜尋查詢欄位內的最前面再加入 in:inbox AND(AND 要大寫哦!) 這串文字

同樣再舉電子報的例子,如果你的中文電子報收件匣想要排除封存的郵件,那麼搜尋查詢欄位要輸入 in:inbox AND label:電子報/中文電子報

註:要怎麼看有沒有排除封存的郵件呢?只要列表中的每一封信都有收件匣的標籤(灰底)就代表成功了。

建立收件匣排除封存郵件

第 2 欄:分類夾名稱

第 2 欄的分類夾名稱,則是你可以為這個收件匣命名,雖然這個欄位是選填的,但還是建議你命名一下會比較好一些,不然你的收件匣名稱會以搜尋查詢欄位的搜尋運算子內容命名。

要注意的是,「自訂收件匣」的功能,最多只能設定 5 個收件匣

多個收件匣的排版

做完設定後,你可能也會想要調整多個收件匣的位置,這時你可以在快速設定內的「收件匣類型」選擇「多個收件匣」選項內的「自訂」,就可以進到詳細的設定頁中。

在頁面中,有一個「多重收件匣位置」的欄位,在這個欄位中你可以依照自己的需求選擇收件匣的位置,位置分別是收件匣右側、收件匣上方及收件匣下方,我個人比較推薦選擇「收件匣右側」的選項

調整多個收件匣版位

你可以怎麼使用「多個收件匣」功能

電腦玩物的 Esor 大曾經在《2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?》說過,在管理筆記系統時無法用搜尋關鍵字找到的需求就應該用標籤來管理,而「進度安排」、「使用情境安排」就是使用標籤的最佳時機。

在 Gmail 內會用到進度安排的需求,大概都跟工作或任務有關,所以你可以依照工作或任務的處理進度給予標籤,像是採取行動、等候他人、稍候處理、仔細閱讀等

或者是你也可以依照任務的緊急程度給予標籤,像是緊急、中等、低來給予信件分類

不過依緊急程度給予標籤這個用法還必須定期評估各個信件的緊急程度來改變標籤,所以使用性上還是比用工作或任務的處理進度給予標籤的方式還要差一些。

至於「使用情境安排」這個部分我認為比較難應用在 Gmail 中。

另外想補充的是, Esor 大在文章中說的話是針對筆記系統,所以我覺得在 Gmail 內還是可以有一些其他的標籤來補足搜尋系統搜尋不到的部分,像是在 Gmail 內很難搜尋到所有寄給我的電子報,但透過標籤和篩選器的功能,我只要按一下標籤就可以將所有訂閱的電子報顯現出來。

寫在最後

關於「多個收件匣」這個功能,我比較建議用在工作上使用的帳戶會比較理想一些,而且最好搭配 Esor 大建議的標籤正確使用方式,也就是在進度安排及使用情境安排最能發揮效果

因為如果是個人生活使用的帳戶,絕對會在很多電商網站的商品信及促銷信,還不如使用 Gmail 預設的收件匣,讓這些郵件直接被放在促銷內容內,之後再一次丟到垃圾筒比較快。

另外,為了要更好的使用「多個收件匣」這個功能,建議你可以打開快捷鍵及自動推進功能,讓你更快的幫郵件貼上標籤及整理郵件,特別是如果你是用「進度安排」來使用標籤的話,更要打開快捷鍵的功能,因為快捷鍵可以幫你快速的標上標籤。

怎麼打開快捷鍵及常見快捷鍵:打開 Gmail 自動推進及快捷鍵功能,幫你快速整理郵件

好,這篇文章就到這邊結束,我們下篇文章見,Peace!

(Free mockup by unsplash

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