我的郵件管理方法:5 個動作讓你的收件匣不再多又雜!

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如果有在研究電子郵件管理的人,應該都曾聽過 Inbox Zero 這個概念,如果你沒有聽過這個概念也沒有關係,我曾在部落格內也寫了 Tiago Forte(《打造第二大腦》1 書的作者)和 Jeff Su(1 位在 Google 上班的 Youtuber)他們讓信箱內的收件匣達到零的方法。

Tiago Forte 的 Inbox Zero 管理法:Gmail Inbox Zero!發明 PARA 筆記的 Tiago 如何整理郵件

Jeff Su 的 Inbox Zero 管理法:Gmail Inbox Zero!來看看 Googler 是怎麼整理 Gmail 郵件

Inbox Zero 的概念很好,但因為公司不是使用 Gmail,再加上使用習慣不同,所以在公司的信箱我沒辦法達到這樣的境界,不過我目前的方法在管理郵件上我覺得效果也不錯,所以藉由這篇文章跟大家分享。

註:我是在公司的信箱使用這個方法,但畢竟郵件內容都跟公司有關,所以這篇文章就不會附圖了。

介紹前你應該瞭解的功能

如果你是使用 Gmail,那麼在介紹我的郵件管理法之前,如果你不懂什麼是標籤、篩選器、封存、及延後功能的話,建議你先閱讀下面的文章,再閱讀文章會比較能理解我在說什麼。

什麼標籤和篩選器:Gmail 郵件一來就自動分類?標籤及篩選器功能介

什麼是封存:Gmail 封存功能介紹!封存的郵件在哪裡找呢?

延後電子郵件(Gmail 官方說明):延後電子郵件的處理時間

我工作時使用的郵件管理法

每當我打開電子信箱後,我會採取 5 種動作:

1. 移到垃圾桶

雖然是工作用的信箱,但還是時不時會收到跟工作無關的信件,針對這些信件,我看到都會直接丟到垃圾桶中。

2. 封存

如果是跟工作有關,但跟你的業務不是那麼相關的郵件,我則是會利用封存功能,將郵件封存起來。

將這些郵件封存起來有 1 個好處,就是真正重要的郵件不會跟這些無關痛癢的郵件混在一起,重點是封存的郵件未來在搜尋時還是找的到。

3. 標上標籤並封存

接續上 1 點,這些郵件中如果是薪資信、SOP 的話在封存之前,我還會為這些郵件標上標籤,像是薪資信會標上薪資的標籤、SOP 會標上 SOP 的標籤。

另外如果你有負責比較重大的案子,也都是透過電子郵件在聯絡的話,那麼你可以為這個專案建立 1 個標籤,如果郵件跟這個案子有關就可以標上標籤了;或者你也可以依照業務內容去標標籤也是不錯的作法。

標上標籤有什麼好處呢?未來你只要點擊這些標籤,系統就會自動將標籤內所有的信全都列出來,假如我想要查某個月的薪水,點擊薪資的標籤後,所有薪資信就會列出來。

我猜你可能會問,為什麼 SOP 的信不直接把 SOP 的檔案下載放在檔案總管就好了?

就我個人的經驗,有些 SOP 更新的頻率還蠻大的,如果你放在檔案總管,沒有時時更新內容的話,很容易用到舊版的資料。

但用標籤管理的話,有 2 個好處:

第 1 個好處是因為郵件基本上是以寄件的時間在排序的,越新的信會在越上面,所以你很容易就可以找到最新版的 SOP。

第 2 個好處是假如你還是找不到信還可以利用搜尋功能找信,雖然檔案總管也有搜尋功能,但如果資料很多的話,搜尋時間會比較久,不過透過電郵系統提供的搜尋功能,一下子就找到你想要的資料了。

也是因為這 2 個因素,所以我的 SOP 是在電子郵件內管理的。

4. 繼續留在收件匣內

什麼郵件會繼續留在收件匣內呢?就目前使用下來只有任務或附有開會資料的郵件會繼續將郵件留在收件匣內。

針對任務的郵件,一般而言應該要在任務軟體內登錄為任務,但如果你忙到沒時間在任務軟體登錄也沒有關係,畢竟你 1 天可能會打開郵件 2 ~3 次,所以會一直注意哪一封郵件快要到期限了。

當你把郵件交派的任務完成後,你就可以將這封郵件封存了。

而針對要開會的郵件,則是在開會前先保留,因為你會有再回頭找這封郵件的可能性,等到開會結束後再封存就可以了。

5. 延後電子郵件

雖然如果是任務的郵件會繼續留在收件匣內,但有些任務的期限可能還有 1 ~ 2 個月,對於這種期限還很久的郵件,我則會利用延後功能,讓郵件暫時離開收件匣,等到設定的時間到了,再回到收件匣中,這樣的動作讓我自己專注在那些期限快到的郵件上。

寫在最後

透過這 5 個動作,每當你打開電子郵件,看到的信幾乎是待處理的郵件,自然可以把注意力放在那些郵件上。

不過這個郵件管理法有 1 個小小缺點,就是你一定要定期去整理信件,不然很容易收件匣還是滿滿的郵件,造成你在管理上的困難。

在實際體驗過 Inbox Zero 後,我在工作上的郵件已經不再追求 Inbox Zero 的目標,我覺得目前我使用的方法就很順手了,如果你在管理郵件遇到困擾,那麼希望我的方法能夠帶給你一點啟發。

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

(Photo by Justin Morgan on Unsplash

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