Gmail 進階搜尋法,8 個必知的搜尋運算子幫你快速找到信

Gmail 進階搜尋法,8 個必知的搜尋運算子幫你快速找到信

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在 Gmail 有很多郵件的你,一定很常使用 Gmail 上方的搜尋框搜尋郵件,但看到搜尋結果你總會發現有幾封跟關鍵字類似但無關的郵件(如下圖所示)。

跟關鍵字相似但無關的郵件
跟關鍵字相似但無關的郵件

這時你需要的更進階的方式來搜尋郵件,也就是使用 Gmail 的搜尋運算子(Search operator),來幫你更精準的找到想要的郵件。

只是什麼是搜尋運算子呢?其實就是在搜尋框內打上特別的英文單字或符號來限縮 Gmail 搜尋的範圍,在這篇文章中要介紹 8 個常用的搜尋運算子,來幫你快速的找到郵件。

8 個常用搜尋運算子介紹

1. 指定寄件者

如果你想從郵件中找到特定寄件者寄給你的郵件,那麼你可以在搜尋框上輸入 from:加上寄件者的名稱或郵件地址,就可以找到特定寄件者寄給你的所有郵件。

指定寄件者
指定寄件者

2. 指定收件者

如果你想找到你寄給某個收件者的郵件,則是在搜尋框內輸入 to:加上收件者的名稱或郵件地址,就可以找到你寄給那位收件者的郵件。

指定收件者
指定收件者

3. 指定收到副本的收件者

只要你是上班族,應該很常用到副本(CC)或是密件副本(BCC)給自己的主管或客戶,但如果郵件已經寄出一段時間,又找不到這封郵件,那麼運用下面的搜尋運算子就可以幫你確定是不是有把這封郵件副本給對方。

如果是副本(CC),是在搜尋框內輸入 cc:電郵地址或收件者名稱;假如是密件副本(BCC)則是在搜尋框內輸入 bcc:電郵地址或收件者名稱。

(我的私人的 Gmail 完全沒有用過 CC 及 BCC,而公司內的郵件也不適合做示範,所以這個部分就沒圖片囉!)

4. 郵件主旨內的關鍵字

如果你在搜尋框打上關鍵字,可能搜尋結果會把主旨內、郵件內跟關鍵字有關或類似的郵件全都列出來。

但你的搜尋結果只想列出郵件主旨跟你輸入的關鍵字有關的郵件,那麼你可以在搜尋框內輸入 subject:關鍵字,搜尋結果就只會列出主旨跟關鍵字符合的郵件。

郵件主旨內的關鍵字
郵件主旨內的關鍵字

5. 搜尋完全相符的字詞或詞組

不過如果的搜尋結果不想侷限於主旨內,連在信件內出現關鍵字也可以,同時又希望出現的郵件的關鍵字完全符合,而不是只有幾個字相符,那麼則可以在關鍵字前後加上「 “ 」,Gmail 系統則會把完全符合關鍵字的郵件列出來。

搜尋完全相符的字詞或詞組
搜尋完全相符的字詞或詞組

6. 「包含附件的郵件」及「包含特定名稱或特定檔案類型的附件」

假如你想找某個郵件內的附件,但好死不死你剛好又忘了那封郵件的內容,為了讓你縮小範圍,你可以在搜尋框內輸入 has:attachment。

「包含附件的郵件」
「包含附件的郵件」

不過假如你剛好知道這個附件的檔案類型,還可以在搜尋框內輸入 filename:檔案類型,舉個例子,如果你的檔案是 PDF 檔,那麼在搜尋框輸入的內容就是 filename:PDF,列出的郵件就只會有帶有 PDF 檔的附件的郵件。

「包含特定名稱或特定檔案類型的附件」
「包含特定名稱或特定檔案類型的附件」

假如又更剛好,你突然想到檔案名稱,可以在搜尋框內輸入 filename:檔案名稱。

7. 已加星號或標示為重要的郵件

通常看到重要的郵件時,可能在看完後會加上星號或標示為重要,但隨著郵件一多,你可能會找不到當初加上星號或標示為重要的郵件,這時除了左側側邊欄的「已加星號」或「重要郵件」的選項外,你也可以透過搜尋框的幫忙。

如果是「已加星號」的郵件,那麼你可以在搜尋框內輸入 is:starred 或 label:starred。

已加星號的郵件
已加星號的郵件

假如是「重要郵件」,則是在搜尋框內輸入 is:important 或 label:important。

標示為重要的郵件
標示為重要的郵件

8. 未讀取郵件或已延後郵件

或許你想要找出那些你還沒讀取或已延後郵件,你可以在搜尋框輸入 is:unread,結果會列出未讀取郵件。

未讀取的郵件
未讀取的郵件

如果輸入 is:snoozed,結果則會列出已延後的郵件。

已延後的郵件
已延後的郵件

在搜尋框使用 2 個以上的搜尋運算子

好了,介紹完這 8 個常用的搜尋運算子後,在實際操作時你可能會遇到 1 個問題,假如你想一次使用 2 個以上的運算子可以嗎?

答案是可以的,下面的圖片就是我一次使用 2 個搜尋運算子的搜尋結果。

在搜尋框使用 2 個以上的搜尋運算子
在搜尋框使用 2 個以上的搜尋運算子

或者你也可以透過搜尋框右方的 icon(顯示搜尋選項)將多個條件依照 Gmail 內的項目一一填入,也是一個不錯的方法。

寫在最後

其實 Gmail 可以使用的搜尋運算子還很多種,只是在這篇文章中只列出我常用的運算子,以及你可能會用到的運算子,但如果你其他的運算子很感興趣,那麼下面的連結是 Gmail 針對所有可以使用的搜尋運算子所做的介紹。

可搭配 Gmail 使用的搜尋運算子

好啦!希望透過這篇文章可以讓你縮短找郵件或附件的時間,不用再一頁一頁的去搜尋郵件。

那我們下篇文章見吧!Bye!

(Free mockup by Pexels

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Mr. Curiosity
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