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我的郵件管理方法：5 個動作讓你的收件匣不再多又雜！

如果有在研究電子郵件管理的人，應該都曾聽過 Inbox Zero 這個概念，也就是讓信箱內的收件匣達到零的方法。Inbox Zero 的概念很好，但在公司的信箱我沒辦法達到這樣的境界，不過我目前的方法在管理郵件上我覺得效果也不錯，所以藉由這篇文章跟大家分享。

有些人會使用 Instapaper 來儲存那些想晚一點閱讀的資料，但你知道嗎？在 Gmail 看到不錯的郵件，也可以先存到 Instapaper，之後再閱讀，只要簡單的幾個步驟，你也可以辦的到，另外文章中也會提到進階設定，讓你朝向 Zero Inbox 的目標邁進。

在 Tiago Forte 的 Gmail Inbox Zero 術曾提到系統所使用的軟體應該都要能快速的在 Gmail 內操作加入，而且不用花太多時間，這樣你才會更容易堅持這套系統，而 TickTick 的外掛程式正好可以達成這個目的。

印象中，剛進入職場時每次寫電子郵件都花了很多時間，除了不熟悉 Gmail 的功能之外，另一個原因是害怕寄出去的信會出現錯誤。雖然現在寫信對我來說已經不是難題了，但如果問我有什麼功能是希望自己在入職前就知道的？那麼有 5 個功能是我想介紹的。好，廢話不多說，讓我一一向你介紹吧！

前一篇文章介紹 Googler - Jeff Su 是怎麼管理 Gmail 來達到 Inbox Zero 的目的，在這篇文章想再分享提出 PARA 筆記法的 Tiago Forte 是怎麼管理自己的郵件，來讓收件匣達到 Inbox Zero 的。他的方法總共分為 5 個步驟：

最近的幾篇文章介紹很多關於 Gmail 你可能不知道的功能，接下來的這篇文章想帶你看看厲害的人是怎麼整理 Gmail 的。這次文章的內容是 Google 產品行銷經理 Jeff Su 以 Inbox Zero 為基礎發展出來的一套方法。接下來就讓我們一覽他的 Gmail 使用法吧！

用了那麼久的 Gmail ，一直以為 Gmail 沒有辦法自訂收件匣，所以我從開始使用 Gmail 後就一直使用系統預設的收件匣，不過我最近竟然發現 Gmail 可以依照自己的使用需求去設定多個收件匣的。所以如果你跟我一樣想要自訂不同的收件匣，那麼你一定很好奇要怎麼設定？

事情是這樣的，最近在整理週報的訂閱名單時，發現了一個很奇特的電郵地址，地址裡面竟然出現「+」號符號，就我自己辦 Gmail 帳號的印象，Gmail 的電子郵件是沒辦法出現「+」的。那為什麼我的訂閱名單會出現這個奇特的電郵地址，後來才發現這是 Gmail 精心的設計。

Gmail 在 2022 年推出新的介面了，但當我興沖沖的想要使用新的版本時，卻發現我的帳戶沒有出現「試用新版 Gmail 檢視畫面」的選項，後來才發現你要在設定內調整部分設定才能開啟。因此在這篇文章中，除了帶你開啟新版 Gmail 的介面，也想簡單的介紹新版 Gmail 配置。

雖然透過 Gmail 的篩選器功能可以幫你快速的分類郵件，但要決定每一封郵件是要到垃圾桶、封存等整理郵件的動作還是只能手動慢慢整理，而幫你減少整理郵件的時間的秘訣就是打開「自動推進」及「快捷鍵」2 個功能，所以你想要減少整理郵件的時間，一定要學會如何開啟及使用這 2 個功能。

電子郵件帳戶要辦幾個比較理想呢？我的答案是至少要有 2 個，如果你只有 1 個帳戶的話，在郵件管理上你可能會遇到一些問題。所以這篇文章內寫了 2 個你應該要有 2 個以上電郵帳戶的理由，如果你只有 1 個電子郵件帳戶，你千萬要繼續看下去，或許這篇文章可以改變你的想法。

在 Gmail 有很多郵件的你，一定很常使用 Gmail 上方的搜尋框搜尋郵件，但看到搜尋結果你總會發現有幾封跟關鍵字類似但無關的郵件。這時你需要使用 Gmail 的搜尋運算子，來幫你更精準的找到想要的郵件。在這篇文章中要介紹 8 個常用的搜尋運算子，來幫你快速的找到郵件。