職場新鮮人必看!5 個你一定要瞭解的 Gmail 功能

by | 6 月 19, 2022 | 生產力工具 | 0 comments

5 個你一定要瞭解的 Gmail 功能

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對於職場新鮮人而言,有太多太多需要學習的東西,遙想幾年前剛入職的自己,對於自己的不足特別的焦慮,除了專業技能外,還有許多軟實力像是溝通、寫信等,也都需要再加強。

印象中,剛進入職場時每次寫電子郵件都花了很多時間,除了不熟悉 Gmail 的功能之外,另一個原因是害怕寄出去的信會出現錯誤,所以每封信我都會檢查 3 ~ 5 次才敢寄出去。

好在隨著工作經驗越來越豐富,也熟悉 Gmail 的功能後,寫信對我來說已經不是難題了,但如果問我有什麼功能是希望自己在入職前就知道的?那麼有 5 個功能是我想介紹的,分別是取消傳送、簽名檔、排定電子郵件的傳送時間、建立 Gmail 範本及密件副本。

這 5 個功能又以取消傳送、簽名檔及密件副本 3 個最為重要,因為大家都一定會用到這 3 個功能。

好,廢話不多說,讓我一一向你介紹吧!

功能 1:取消傳送

相信大家應該都有寄出 Email 後,結果發現郵件內忘了附附件或內容有錯字的情形發生,當這種情形發生如果修正後再重寄一次,不免顯得你很不專業。

但 Gmail 其實有個很貼心的功能 ——「取消傳送」,讓你可以將寄出的郵件,在短時間內撤回。

雖然這個功能其實預設的設定就打開了,但只有短短的 5 秒而已,所以你可以再設定取消傳送的期限,分別是 5、10、20、30 秒。

這個功能的調整路徑:

設定 > 查看所有設定 > 一般 > 取消傳送內可以調整取消傳送的期限。

調整 Gmail 取消傳送的期限

之後當你寄出郵件時,左下角會出現取消傳送的文字,只要按一下復原,郵件又會回到草稿匣內。

Gmail 寄出的信如何取消傳送

我個人是將期限延到 30 秒,比較不會那麼緊張兮兮,而且比較有餘裕的檢查寄出的郵件。

功能 2:簽名檔

想當初剛進入職場時,看到其他人寄給我的信都會有一個簽名檔,那時候我還傻傻的不知道簽名功能,所以每次寄信時還花時間打出自己的聯絡資訊。

後來,我的主管不知道為什麼知道了這件事(年代久遠,我已經忘了為什麼會知道),還特別教我怎麼建立簽名檔,現在想想還蠻好笑的!

要建立簽名檔,可以在 Gmail 的設定內建立,建立簽名檔的路徑:

設定 > 查看所有設定 > 上方清單列的「一般設定」 > 簽名內選擇「建立新標籤」。

如何建立 Gmail 簽名檔

當你為簽名檔命名後,就可以新增簽名檔了,不過將簽名資料打好後,要記得拉到最下面儲存變更,不然前面的辛苦就白費了。

另外,在同一個位置你還可以設定簽名預設值,在寄出前就可以不用再額外選擇簽名檔了。

功能 3:排定電子郵件傳送時間

假設是在跨國企業上班,需要常常跟不同時區的人聯繫,如果你在對方的下班時間寄出郵件,或許會打擾到對方,但等到別人上班才寄,難道要犧牲自己的下班時間嗎?

其實可以不用,因為 Gmail 其實有一個「排定電郵傳送時間」的功能,讓你可以在寫信後,排定郵件寄出的時間,這樣就可以確保在對方的工作時間寄出,也不用下班後還在處理公事。

這個功能在哪裡呢?在你寫電郵時就會看到,只是位置有些隱密。

當你寫好郵件時,在傳送按鈕的右邊有一個「▼」符號,點擊後就會出現排定送時間的選項,之後你就可以指定一個未來時間寄出郵件,設定後當到了指定時間,這封郵件就會寄出。

如何排定 Gmail 電子郵件傳送時間

這時你可能會問,如果想要修正電郵的傳送時間怎麼辦?你可以在「已排定時間」內點選的郵件,選擇「取消傳送」,這麼一來這封郵件又會重新回到「草稿匣」內,你就可以重新再設定寄出的時間。

如何取消 Gmail 排定電子郵件傳送時間

除了跨時區溝通會用到之外,如果你知道同事正在放假中,也可以使用這個功能,或者是你也可以透過這個功能寫一封給未來的自己的信。

功能 4:Gmail 範本

假如你的寄出郵件的內容都差不多,或者是潛在客戶詢問的都是類似的問題,一一打出相似度很高的內容,還蠻浪費時間的,如果你想減少時間,成為一個高效工作人,就可以使用 Gmail 的範本功能。

要使用範本功能,首先要先開啟這個功能,路徑如下:

設定 > 查看所有設定 > 上方清單列的「進階」> 在範本的欄位選取啟用 > 拉到底部按下儲存變更就可以了。

如何開啟 Gmail 範本功能

接著按下撰寫,在視窗內輸入範本文字,當完成時按下右下方的更多 icon(3 個點點形成的直線) > 將草稿儲存為範本 > 另存為新範本 > 命名範本 > 按下儲存,就完成範本的建立了。

如何建立 Gmail 範本

之後寫信時,就可以依下面的路徑插入先前儲存的範本。

更多 > 範本 > 在「插入範本」的欄位選擇適合的範本,來插入範本。

如何插入 Gmail 範本

但如果你想修改之前的範本時,也是先插入範本,再調整範本內的文字,接著按下面的步驟來覆寫範本:

更多 > 範本 > 將草稿儲存為範本 > 在覆寫範本的欄位,選擇寫要修改的範本 > 儲存後就完成範本的修正!

如何覆寫 Gmail 範本

功能 5:密件副本(BCC)

如果你寄的信會寄給很多人,但又不想讓收到信的人看到其他人的電郵地址或不想被收件者知道你還寄給哪些人,那麼只要將收件者的電郵地址填在密件副本這個欄位就可以了,而密件副本的選項在收件者欄位的最右邊(如下圖)。

Gmail BCC 的位置在哪裡?

會特別介紹,是因為 BCC 功能超級重要,我曾經就收過 1 封信,這封信寄給很多人,然後因為寄件者將所有人的電郵地址填在收件者的欄位中,當我收到這封信時,就看到他還寄給誰這封信,同時附贈這些人的電子郵件地址,重點是我和這些人彼此間都不認識。

我覺得電郵地址也算是個人隱私的一部分,被別人知道的話總覺得會不受尊重,而且這些資訊還有可能被有心人士拿來利用,所以如果你要寄信給很多人,這些人彼此都不認識,建議你使用密件副本比較保險。

但你的收件者留的是公司用的電郵地址或彼此間都認識,這時不用密件副本,只用收件者是 OK 的。

寫在最後

不瞞你說,這次介紹的 5 個功能,有幾個功能也是我進入職場後才知道的,但我認為這些功能你越早知道,對你在使用 E-mail 來說只會是助力而非阻力,所以特別推薦你。

希望透過這篇文章,能夠稍稍減緩你在使用 E-mail 的不安,並幫助你更聰明的使用 Gmail。

好,今天的文章就到這邊,我們下篇文章見,Bye!

(Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

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