如何發揮 TickTick 標籤的價值?以「進度安排」建立就對了

如何發揮 TickTick 標籤的價值?以「進度安排」建立就對了

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在先前介紹的《如何用 TickTick 管理任務比較好?我的使用邏輯及流程大解密》的文章跟大家介紹了我的 TickTick 使用流程,如果你已經踏入 TickTick 的世界,相信那篇文章幫你對於這套軟體的使用有一定雛形了。

不過看完文章後你或許想問一個小問題,為什麼我並沒有在「標籤」功能有太多的著墨呢?

其中的原因有 2 個,第 1 個原因是我目前 TickTick 的設置其實就蠻完整的,不需要再耗費時間在使用標籤上;第 2 個原因則是我先前還不知道要如何更有意義的使用標籤,讓我的任務管理能夠如虎添翼,而不是變得浪費時間。

好在上上個禮拜,看到了一篇關於「標籤的使用邏輯」的文章,看完之後我在心中直接大喊,「沒錯,就是這個答案!」,而這個方法就是這篇文章要告訴大家的。

只是在介紹前不免俗還是要跟大家分享我之前在 TickTick 使用標籤功能的困境故事。

使用 TickTick 標籤功能的故事

先前下定決心設計 TickTick 的使用流程時,其實是有把標籤功能包含在內的,甚至我還預先建立了很多我可能會使用的標籤,像是依任務類型的標籤、依任務預計所需的時間標籤、等待他人的標籤等等。

設計過多的標籤
設計過多的標籤

但在開始使用自己設計的流程時,我發覺每每新增一個任務再附上幾個標籤其實還蠻浪費時間的。

因為依照任務類型的標籤其實只要在建立任務時,將任務移動到相對應的清單中就可以了,所以這類型的標籤完全沒有用處;而依任務預計所需時間的標籤則因為是預估的時間,往往與實際狀況不符。

唯一會使用的標籤就莫屬等待他人的標籤了,也就是說我先前建立的標籤有 95% 以上都是用不到的。

也是因為這些的原因,我並沒有特別依賴「標籤」這個功能,反而認為這個功能很雞肋,後來又仔細想想,其實標籤功能在各種生產力軟體都是必備的功能,這樣其實是代表我還沒有理解這個功能真正的價值,所以我後來常常苦思這個功能應該要怎麼使用才能發揮最大的效用,但一直想不出比較好的方法。

直到 2021 年 12 月中閱讀到電腦玩物站長 Esor 的《2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, Obsidian 都適用》這篇文章後,才終於有了解答。

標籤的正確使用方式

Esor 的文章內一開始說明:「如果能用搜尋關鍵字找到,就不需要利用標籤分類,因為每一個分類動作都會花掉整理的時間,假如又用不到就等於浪費時間」。

確實我剛開始使用 TickTick 的那些標籤,其實直接用關鍵字搜尋就可以辦到,因此這些標籤並沒有用處,我的慘痛經驗也證明了 Esor 的所言不假。

而 Esor 覺得無法用搜尋關鍵字找到的需求,分別是「進度安排」、「使用情境安排」這 2 種需求,而這 2 種需求製作的標籤才能幫助你更好的管理筆記,接著 Esor 以食譜筆記為例,並以「我很會做」及「我還在練習」的標籤來解釋「進度安排」、「使用情境安排」這 2 種需求。

對於進度安排這個需求,「我很會做」的標籤表示已經完成、已經學會的進度;而「我還在練習」的標籤表示進行中、尚未完成的進度。

至於使用情境安排這個需求,「我很會做」的標籤代表如果我想舉辦一個聚餐,拿出附有這個標籤的食譜出來絕對沒錯;而「我還在練習」的標籤則代表如果是平常周末只有自己的話,可以再多加練習的料理。

通常這些標籤會隨著任務進到不同的階段或情境的不同而有所變化。

同理 TickTick 這類型任務管理的軟體其實邏輯也是一樣,只是畢竟是要管理任務,所以會比較偏向進度安排的標籤,而不是使用情境安排的標籤,因為你的任務不會因為使用情境的不同而變得不用完成。

在 TickTick 應該設定什麼標籤呢?

回到上個部分的結論,在 TickTick 內的標籤應該針對「進度安排」這類型的標籤來管理任務。

所以目前我的標籤配置,除了現有的等待他人外,又新增了 4 個標籤,這 4 個標籤分別是:

新設計的 5 個標籤
新設計的 5 個標籤

1. 研究思考中

某些任務如果是第一次接觸、很難馬上執行,必須要做些研究才可以繼續時,就可以標上這個標籤;又或者是任務比較複雜需要想清楚完成方法,或者是需要全面的規畫(如思考簡報架構、報告架構等),也是使用這個標籤。

2. 執行中

如果任務按照預計的進度走或提前則使用這個標籤。

3. 進度落後

假如任務比原先規畫的進度還要慢則使用這個標籤。

4. 暫擱中

如果任務因為某些因素暫時沒辦法繼續時使用。

5. 等待他人

代表這項任務進行到一個段落,接下來需要別人的協助或回覆後才可以再繼續的任務就可以使用這個標籤。

透過這樣子的管理,每項任務不再只有未完成和已完成的二分法,而是在未完成階段中更加的細分,也就是所有未完成的任務中,可能有些還是在研究思考階段、有些正在執行、有些進度落後等狀態,透過這樣的設定可以更好的追蹤每一個任務的進度,更重要的是你的標籤不會變得落落長而變得難以管理。

寫在最後

改善後的標籤是不是更能發揮價值而且變得更清爽了呢?你一定要趕快試試,同時也超級建議你搭配《如何用 TickTick 管理任務比較好?我的使用邏輯及流程大解密》這篇文章,一起體驗吧!

偷偷跟你說,其實這篇文章是我開始寫 TickTick 系列就計劃要寫的文章,但我一直想不到能讓「標籤」功能發揮最大價值的方法,所以這篇文章我擱置了超過了 3 個月以上,雖然最後我並不是靠著自己的思考想出解方,但藉由專家的方法來解決我長久以來的煩惱,讓心中的石頭掉了一顆也蠻不錯的。

希望這篇文章能夠解決有相同問題的你,那我們下次見吧!拜拜!

(Picture from Storyset)

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