如何用 TickTick 管理任務比較好?我的使用邏輯及流程大解密

by | 12 月 19, 2021 | 生產力工具 | 0 comments

如何用 TickTick 管理任務比較好?我的使用邏輯及流程大解密

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在先前的幾篇文章中,已經跟各位介紹 TickTick 的操作說明,相信大家對於 TickTick 都有一定的瞭解(如果你還不清楚 TickTick 如何操作,建議你可以從文章底部的延伸閱讀開始閱讀後,再服用這篇文章,會比較能理解)。

接下來,我想在這篇文章想跟大家分享,我日常中使用 TickTick 的流程, 不過在這是介紹流程前,必須先跟大家介紹我的 TickTick 介面清單列設置的邏輯。

準備好了嗎?就讓我們開始吧!

我的 TickTick 清單列設置說明

我的 TickTick 清單列設置

目前我的清單列總共分為 5 個資料夾和 1 個記事本,其中 5 個資料夾分別是:上班任務、下班後生活、未來清單、完成專案、暫停專案,這 5 個資料夾又以上班任務和下班後生活這 2 個資料夾最為常用,以下讓我一一介紹吧!

1. 上班任務資料夾介紹

上班任務資料夾內放的全是上班要進行的清單及任務。

從上面的照片來看,你會發現我的上班任務資料夾中設立了很多的清單,但清單設立的標準是什麼呢?

舉我自己為例,我會以專案做為清單的設立標準,也就是說每一個清單代表著是 1 個獨立的專案,但如果你必須服務很多客戶,也可以將每個客戶做為設立標準。

只是也有一些任務並不屬於任何專案,這些任務可能是主管突然指派的臨時任務,針對這類型的任務,我則會放在一個叫做「執行清單」的清單中。

2. 下班後生活資料夾介紹

至於下班後生活資料夾內則是放日常生活中出現的任務,不過我的下班後生活資料夾目前沒有專案,所以只有一個「執行清單」而已,在執行清單內的任務都是我目前應該要執行的任務,像是採買清單、寫週報、寫部落格文章等等。

雖然目前我的下班後生活資料夾只有一個執行清單而已,但未來可能隨著自媒體的成長,也會新增其它的清單。

3. 未來清單資料夾介紹

未來清單資料夾內放的是我目前還沒要做的任務,這些任務大多是因為突然的想法出現的,只是目前沒有餘力完成,或是還不急但未來又想要做的任務,我就會先放在這個資料夾內。

其中,這個資料夾內又分為「上班任務未來清單」和「下班後生活未來清單」,但上班時的任務大多是主管指派的,所以不太會有任務放到「上班任務未來清單」內,所以主要還是以「下班後生活未來清單」為主。

要注意的是放在未來清單資料夾的任務必須要定期回顧,如果在回顧時有想要開始任務的念頭,就要將任務移動到相對應的資料夾內的清單中。

切記,你一定要定期回顧這個資料夾的任務,不然這些任務真的很容易石沉大海,很難再浮現在腦海中。

4. 完成專案資料夾介紹

當你的專案完成後,你會怎麼做呢?我想大多數人第一個想法會把清單刪除掉。

但我則會把完成後的專案清單移到完成專案資料夾內,因為專案完成後的清單其實還有功用,因為只要你打開清單內「顯示已完成」的功能,就會跑出所有完成的任務。

TickTick 顯示已完成

將來如果你有回顧的需求或是有類似的專案就可以參考清單內的任務將任務列出來。

另外,為了方便管理這些已完成的專案清單,建議將清單的名稱進行修改,像我會把完成的年月加在名稱裡面,來方便日後的管理。

5. 暫停專案資料夾介紹

有時候專案會因為某些因素停止或放棄,這時也不要把清單刪掉,而是將清單移動到暫停專案資料夾中。

放在這個資料夾內有 2 個好處,1 個是幫自己留下紀錄,因為凡走過必留下痕跡,如果將自己努力過但暫停的清單直接刪除,感覺抹煞掉自己過去的努力。

另 1 個好處是,將來導致專案暫停的因素排除後,還可以再將清單移動到適當的資料夾內繼續完成。

同理,為了方便管理暫停的專案,也是建議你可以修改名稱,把暫停專案的年月加進名稱中。

6. 靈感收集記事本介紹

當你在放空或走在路上時,常常會跑出新的靈感,這時靈感收集記事本就派上用場了。

在這個記事本上你可寫下靈感並加以描述,像我出現新文章的靈感,我就會將靈感記在 TickTick 的靈感收集記事本中。

之後當你的靈感完成時,還可以利用「轉為任務」的功能,將筆記轉為任務,當你點擊 Checkbox 後,這時就代表這個靈感功成身退囉!

好!介紹完我的清單列的設置邏輯後,接下來要跟大家介紹的是當有任務進來時,我在 TickTick 內的使用流程。

任務進來的 TickTick 使用流程

1. 記錄任務

當任務進來時,依照不同的環境我會採用不同的方式記錄任務。

在室內或使用電腦時,我會透過電腦桌面的「添加任務小部件」記錄任務;而在戶外或使用手機時,我則會透過手機的「小工具」進行任務記錄。

TickTick 手機小工具及電腦添加任務小部件

另外在家中的桌面,「添加任務小部件」主要是將「下班後生活資料夾」的任務顯示出來,這樣的話如果新增任務,任務會出現在這個資料夾內的第一個清單中;相反的,如果是上班的電腦桌面,「添加任務小部件」則會把上班任務的任務顯示出來,來方便新增的任務至少在對的資料夾內。

至於我的手機的「小工具」則是會將「收集箱」做我預設新增任務的地方,會以「收集箱」做為預設最大的原因是,在外面你突然想到的任務或靈感可能是工作上的,也可能是生活上的,所以使用「收集箱」最為合理。

再加上「收集箱」可以暫放那些還不確定屬於哪個清單的任務,或是你很忙沒有時間移動任務到正確的清單,所以相當的方便。

會使用「添加任務小部件」和 「小工具」這 2 個功能最大的好處在於,你可以不用打開 TickTick 就可以在手機桌面或電腦桌面進行任務的記錄,相當的節省時間。

如果你還不知道如何添加任務小部件,那麼可以參考下面的文章連結,進一步瞭解!

延伸閱讀:【TickTick 教學】電腦及手機小工具介紹,讓你不用打開程式新增任務

2. 移動到對應的清單

在電腦的「添加任務小部件」或在手機「小工具」添加完任務後,如果任務在不對的清單內,那麼接下來還要花時間將任務移動到對的清單中。

但假如這個任務找不到對應的清單(專案),那麼還可以再新增一個清單!

3. 任務整理

移動到清單的任務其實還需再經過整理這個步驟。

還記得我在上面說的嗎?我的清單是以專案來建立的,既然是專案,所以每個任務應該會有先後順序,所以任務整理最大的目的就是排出任務順序,避免自己像個多頭馬車、無頭蒼蠅。

另外,有時候專案可以分成許多個階段,舉「出書」做為一個專案為例,這個「出書」專案可能分為寫書前的資料搜集、寫書、校稿、出書相關事宜、出書後宣傳等階段。

即使你將全部階段要做的事情全都寫下來並排好順序,但因為任務太多,你的清單看起來還是很亂,這時可以透過 TickTick 的分組功能將任務分階段進行整理

簡略介紹一下,分組的功能可以在清單頁的右上角新增,新增後你可以將任務用拖曳的方式移動到相對應的組別內,但如果還是看不懂,可以點擊下面的連結,進一步瞭解「分組」功能。

延伸閱讀:【TickTick 教學】7 個必學小功能,幫你更好的管理任務及清單

TickTick 添加分組

4. 拆成更小的任務

不過有時任務可能會大到讓你不知道從何下手,碰到這種情況你必須將任務切成更小,讓原本的大任務變得可以處理

所以你可以利用 TickTick 的「子任務」功能將任務拆解成小任務,如果你想要添加子任務,有 4 個地方可以幫助你新增子任務:

TickTick 添加子任務

5. 任務完成

任務完成後,應該就不用再多做說明了吧!只要點擊 Checkbox 後就代表任務完成了,而任務也會從清單列表內消失。

6. 將清單移動至完成專案資料夾

最後當你清單內的任務全都完成了,也代表著這個專案的結束,這時就可以將清單移動到完成專案資料夾囉!

同場加映 – 關於需要多人協助完成的任務

雖然大部分的任務都屬於獨立完成的,但有些任務難免需要別人協助後,才能再繼續作業,面對這種情境,將任務勾選已完成其實也很奇怪,但要怎麼做才能貼進實際情形呢?在這邊提出 2 個解方。

1. 標籤

如果你習慣打開 TickTick 軟體進行作業時,這時你可以借助「標籤」的協助。

像我就會建立一個「等待他人」的標籤,如果我某項任務的前置作業已經完成,中段作業需要別人的協助時,當我把任務交給同仁協助後,就會利用這個標籤進行標記。

當別人把中段作業完成後,再交回給我結尾時,我就會再把這個標籤去除,繼續後續的作業。

TickTick 添加標籤

2. 優先級

如果你不喜歡打開 TickTick 軟體,而是習慣利用「添加任務小部件」管控任務,那麼「標籤」功能並沒辦法幫助到你,因為「添加任務小部件」並不會把標籤顯示出來,這時你可以利用「優先級」功能協助你。

雖然「優先級」的功能主要是幫助你釐清任務的優先順序,並以 3 種顏色區分,分別是紅色(高優先級)、黃色(中優先級)及藍色(低優先級),不過我把這個功能換個方式使用。

以我個人而言,如果我的任務掛上低優先級(藍色),也就是 Checkbox 變成藍色時,就代表這項任務目前由其他同事處理,當同事完成中段作業後,交還任務給我時,我就會將低優先級(藍色)拿掉。事情永遠做不完?用TickTick 五步驟完美改造你的待辦清單!

TickTick 在添加任務小部件使用優先級

因為我真的不喜歡在做事時,電腦桌面有很多不同的頁面,所以我後來都是使用第 2 個方法來辨別任務是不是屬於「等待他人」的類別。

寫在最後

希望透過這篇文章,能讓你清楚的瞭解,我近 1 年間是怎麼使用 TickTick 這個軟體的,而這次介紹的使用流程也是我經過不斷的迭代後,目前最適合我使用的流程。

最後,也祝你喜歡上這個軟體,同時也能體會到這個軟體的強大之處,如果你有什麼問題也歡迎在下面留言,一起討論吧!我們下次見,拜拜。

(Picture from Storyset)

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