在 TickTick 實踐艾森豪矩陣吧!TickTick 四象限功能介紹

在 TickTick 實踐艾森豪矩陣吧!TickTick 四象限功能介紹

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相信大家對於艾森豪(Eisenhower,美國的第34任總統)的「艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)」很熟悉吧!也就是將任務依照重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急分類。

不過知道是一回事,瞭解這個時間管理法的重要性又是一回事,但你真的有在生活上實踐嗎?剛好 TickTick 在去年年底更新後加入這個艾森豪矩陣(TickTick 內中文翻譯為四象限)功能,正好可以幫助你在 TickTick 這個任務管理系統內應用「艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)」。

如果你想瞭解怎麼操作,那麼你就來對地方啦!

TickTick 四象限功能介紹

使用 TickTick 四象限前需滿足的 2 個條件

在使用 TickTick 四象限前其實有 2 個條件要滿足,才能幫助你更好使用這項功能。

第 1 個條件是你有幫任務訂定期限的習慣,這個條件是為了滿足「艾森豪矩陣」內判斷任務緊急或不緊急的程度。

第 2 個條件是你有使用 TickTick 優先級的功能,這個條件則是為了滿足「艾森豪矩陣」內判斷任務重不要要的程度。

所以唯有你在 TickTick 使用訂定期限和優先級的功能時,才算達成使用 TickTick 四象限的門檻。

好啦!接下來進入正式的介紹吧!

TickTick 四象限介面介紹

首先,當你進入 TickTick 後在最左邊的 icon 列中看到 1 個很像「四個方格」的 icon,那個 icon 就是四象限的 icon。

TickTick 四象限功能的位置
TickTick 四象限功能的位置

如果沒有看到這個 icon 時,你可以到設置頁打開四象限的功能。

如果沒有看到四象限功能 icon 的操作
如果沒有看到四象限功能 icon 的操作

進到四象限頁面後,TickTick 已經有預設好重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要不緊急 4 個象限的條件了。

這邊要稍微解釋一下 TickTick 預設條件的方式,以判斷任務的急迫性來說,是以已過期、今天到期或明天到期的任務做為分界線,如果你符合上面的條件則代表緊急,反之則代表不緊急;以任務重不重要來說,則是以優先級高或優先級中的任務來區分,如果符合上面條件代表任務重要,反之則代表不重要。

雖然預設的條件已經蠻 OK 的,但你還是可以依照自己的需求進行調整,調整的選項在每個象限的右上角「…」內,點進後選擇「編輯」選項就可以依照需求調整,可以調整的內容有清單、標籤、日期及優先級。

預設設定調整
預設設定調整

除了日期及優先級外,這邊想要特別提出來的是清單及標籤,因為調整這 2 個內容,就代表你可以專注於上班使用的清單還是下班後使用的清單,抑或是專注於某個標籤上。

另外要提醒大家的是,因為每個象限都是各自獨立的,所以你針對清單或標籤所做的調整並不會只做一次就套用在其他的象限中,而是要一個象限、一個象限慢慢調整,這點你可能要注意一下。

各象限內的任務排序

除了調整各象限的條件外,你還可以排序在該象限任務的順序,並按清單、按時間、按標題、按標籤、按優先級排序,但我個人比較偏好,「按時間」排序任務的方式

如何排序調整
如何排序調整

在 TickTick 四象限新增任務

另外,在四象限這個頁面中還是可以新增任務的,新增任務的位置也是在每個象限的右上角的「+」號內。

特別的是假如你是在第幾象限點選的「+」號,預設的條件也是符合該象限,也就是說如果你是在重要且緊急的象限點選「+」號,那麼預設的任務也是符合重要且緊急的,但你也還是可以調整任務期限和優先級,最後系統還是會依據你的選擇,將新增的任務放在相對應的象限中。

在四象限內如何新增任務
在四象限內如何新增任務

使用 TickTick 四象限的好處

我覺得這個功能最大的好處是:

你可以在一天工作的開始前,先打開 TickTick 的四象限找到那隻對你來說最大、最醜的那隻青蛙,然後開始吃青蛙,也就是幫助你從茫茫任務海當中排出今天要完成的任務,並排出優先順序。

延伸閱讀: 每天先做最重要的事吧!《先吃掉那隻青蛙》閱後心得

有一點要提醒你的是,打開四象限後在開始找青蛙前,你可以先掃過 4 個象限的任務,並調整每個任務的優先級,避免有某件任務突然變得很重要,可是你沒有及時調整優先級,最後因為被歸類在錯的象限中,而忽略這件突然變得很重要的任務哦!

寫在最後

TickTick 的四象限功能,可以讓我們在日常的任務管理中好好的應用艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix),讓理論不僅是理論,而是在生活中好好的實踐,我覺得這個設計挺棒的。

我從很久以前就知道艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)這個時間管理技巧,雖然知道重要且緊急的任務的重要性,但因為要時常歸類每個任務的重要性和急迫性,在應用上變得麻煩些,所以並沒有實踐太久。

好在 TickTick 藉由設定條件來自動將任務好好的歸類,節省了分類的時間,讓我們可以在一天工作的開始,花比較少的時間找青蛙,也是因為這個原因,有在使用 TickTick 但還沒嘗試四象限的你,一定要試試看。

好啦!這篇文章就到這裡囉!我們下篇文章見,Peace!

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Mr. Curiosity
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