【TickTick 教學】7 個必學小功能,幫你更好的管理任務及清單

【TickTick 教學】7 個必學小功能,幫你更好的管理任務及清單

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相信會點進這篇文章的人,對於 TickTick 應該都有一定的熟悉度!但在使用 TickTick 的清單及任務時,有一些功能可以幫助你更好的使用或管理清單及任務,特別是有一些功能真的超級好用,但你可能目前還不清楚,就連今天要介紹的某些功能,也是我開始認學 TickTick 才知道的。

如果你對於這些功能很感興趣的話,那麼你一定要繼續看下去,那麼,就讓我開始介紹吧!

1. 添加子任務

通常我使用「添加子任務」這個功能,大都用於大採購,或是開會要準備的物品時。

使用添加子任務的功能,至少有 2 個好處。

第 1 個好處是相比於描述任務僅留下大採購或準備會議物品等文字,添加子任務可以讓你的任務變得更明確,因為若只有準備會議物品,你看到這幾個字時,可能會不知所措,也很容易發生忘記採買或忘了準備某議會議物品的情形。

第 2 個好處是如果你把要買的東西或會議要準備的東西全部放在清單內,這樣會讓你的清單變得落落長(很長),在管理清單內的任務時也會變得很麻煩。

如果你想要添加子任務,有 4 個地方可以幫助你新增子任務:

添加子任務
添加子任務

2. 添加分組

當你的清單內待辦任務很多時,如果沒有好好分類時,很容易就找不到相關的任務了,再加上大部分的任務都會有優先順序,所以添加分組的功能正好可以幫你解決這個問題。

分組的功能可以在清單頁的右上角新增,新增後你可以將你的任務用拖曳的方式移動到相對應的組別內。

添加分組
添加分組

像我先前在準備會議時,就是使用這個功能,將任務分類會議前、會議會前會、待聯絡項目、會議後 4 個項目,所以我可以依照目前的進度專注於在對應分組內的任務,也比較不會忘了做某一個任務。

如果你的清單是以某個專案而建立,相信在這個專案內一定會有很多的任務,那麼這個功能也相當適合你。

3. 看板模式

任務清單的任務除了列表模式(預設的模式)之外,其實也有另一個看板模式(Kanban),通常這個模式大多用於產品開發或軟體開發上會比較常用。

看板模式最大的好處是可以讓你清楚的瞭解目前任務的進度。

如果你想要將列表模式更換成看板模式,可以點擊清單頁的右上角進行更換。

看板模式
看板模式

使用看板模式最簡單的方法是分為工作流程分為待做(To-Do)、進行中(In progress)、完成(Done) 3 個部分,你可以依照目前任務的進度拖曳到相對應的區域。

更複雜的方法,以我寫作的流程為例,則可將寫作分為想法、研究、寫作中、重初檢視、排程發文、已發文、失敗 7 個部分。

但實際上,我並不會使用 TickTick 的看板模式,因為必須要定期的檢視任務的進度,並隨時變更任務的進度,這樣會讓我花很多時間在管理上面。

再加上,我的工作及寫作並不像軟體開發或產品開發一樣有那麼多的流程,所以看板模式並不適合我使用。

4. 提醒

如果有任務對你而言很重要,你無論如何都不想要延期完成,那麼你就可以使用提醒這項功能。

提醒的功能是放在日期與提醒內,你可以從 3 個地方建立提醒,另外提醒的時間點又分為當天、提前 1 天、提前 2 天、提前 3 天、提前 1 周及自訂順序 6 個選項。

提醒功能
提醒功能

但就我的使用經驗,其實我很少使用到這個功能,因為我大部分的任務如果有時限大多都是在下班前完成即可,不過如果有某項任務需要在特別的時間點完成,那麼我就會設定提醒了。

另外我會設定提醒的另一個可能原因是這項任務超級重要那麼我也會設定提醒,只是會在到期日前 3 天或一星期前提醒自己,確保任務的進度有跟上期程。

5. 優先級

TickTick 有一個優先級的功能,你可以針對任務的緊急程度將任務分為高優先級(紅色)、中優先級(黃色)、低優先級(藍色) 3 種。

如果你想要使用優先級的功能,可以在 3 個地方做設定,當你依照需求選擇不同優先級,那麼你的 Checkbox 就會變成你選擇的優先級的那個顏色,所以在面對眾多任務時,你可以清楚的看到哪些任務比較重要。

優先級
優先級

但我並不會在建立任務後就先將任務依緊急程度進行分類,反而因為這個功能會讓 Checkbox 有不同的顏色,讓我可以換個方式使用。

像我會在每天開始工作前,把今天要做的任務標記為高優先級,但因為我只是小小的基層而已,所以完成的任務還要給主管看過,如果他們沒有看過我就沒有辦法進行下一步動作,像是交給其他部門的人或是寄給客戶,所以這時我會把這項任務改為低優先級,但這裡不要把他當做低優先級,要把它當作等待他人的概念。

還有另一種情況是,某樣任務需要跨部門,如果我的部分完成了,要等其他部門的同事完成後,我才能繼續做下一步動作,這時我也會將任務改為低優先級,這裡也是不要把他當做低優先級,要把他當作等待他人的概念。

當這些任務被主管同意可以交給其他部門的人或是寄給客戶,抑或是其他部門的同事完成他的部分又回到我的手上,之後我又把後續的動作都完成時,我才會點擊任務已完成。

透過這樣子的操作,雖然偏離 TickTick 設置這個功能的目的,但因為 Checkbox 的顏色變得不一樣,所以我可以一目瞭然哪些任務是我今天要完成,哪些任務目前要等到別人完成後,我才能繼續後續的作業,都變得很清𥇦。

另外,我會透過「添加任務列表小工具」配合這個功能這樣就可以不用打開 TickTick 進行操作,更能節省自己的時間。

6. 開始專注

在使用這個功能之前,我會使用手機上相關的專注 APP ,像是 Forest 進行專注,但利用手機的 APP 有一個壞處,當你拿起手機看到訊息時,很容易就被訊息吸引,特別是當你下班的時候明明不想看到跟工作有關的訊息,但還是看到主管傳的賴時最為崩潰。

所以最近我開始利用 TickTick 的「開始專注」來計時,不過 TickTick 的「開始專注」功能是針對各別任務做計時的,要開始計時可以針對某項任務按右鍵點擊「開始專注」。

然後你會看到 3 種模式,分別是「開始番茄專注」、「開始正計時」、「預計番茄/時長」,大家可以依照需求做選擇。

開始專注
開始專注

雖然這樣的設計方式有點麻煩,但當你的任務完成時,你就可以知道你完成這個任務大概需要多久的時間,之後相似的任務測試過幾次之後,就可以更好的規劃一天的行程。

7. 置頂 (目前僅限 Windows 桌面版功能)

在 2021 年 8 月初 Windows 桌面版的 TickTick 進行了更新,而置頂功能目前只有在 Windows 桌面版才有哦!

如果你想要置頂某個任務清單可以將滑鼠移到該任務清單然後按右鍵找到置頂文字即可將清單置頂,另外,置頂功能也可以置頂標籤和過濾器。

置頂
置頂

如果你的任務清單、標籤或過濾器很多,讓你的頁面變得很長,那麼你就可以把你常用的項目置頂到最上面,讓你可以快速找到常用的任務清單、標籤或過濾器。

此外,針對任務清單內的任務,你也可以透過相同的動作將某個任務置頂到最上方。

希望這篇文章的介紹能幫助你瞭解更多 TickTick 的好功能,讓你更加的喜歡的 TickTick 。

如果你還想看我其它 TickTick 的文章,歡迎你點擊下方的延伸閱讀的文章。

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(Picture from Storyset)

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