【檔案整理術】來看看 Googler 是怎麼檔案管理的

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雖然我目前的檔案管理架構是以 Tiago Forte 的 PARA 法為主,但我還蠻喜歡看其他神人是怎麼進行檔案管理的,因為從他們的方法或許能發現可以拿來應用的技巧。

這次分享的檔案管理法來自於 Jeff Su,他除了是 1 名 Youtuber 外,同時也是在 Google 上班的 Googler。

先前我也曾分享他的 Gmail 郵件管理法,如果感興趣的讀者,可以參考這篇文章。

延伸閱讀:Gmail Inbox Zero!來看看 Googler 是怎麼整理 Gmail 郵件

他到底是如何進行檔案管理的呢?廢話不多說,直接進入主題吧!

資料夾架構

註:在影片中 Jeff Su 是利用 Google Drive 分享他的檔案管理法。

Jeff Su 的資料夾架構最多分為 5 層(加上檔案本身的話是 6 層),每一個資料夾的開頭都是從【01】開始編號,然後最多可以編號到【99】,不過編號【99】絕對是 Archive 資料夾(封存資料夾)。

當然這不是說你的資料夾一定要有 5 層的架構,比 5 層少當然很好,但多過於 5 層,檔案就很容易找不到。

另外,雖然資料夾可以編號到【99】號,但其實在他的經驗中,資料夾的編號都不會超過【09】號(扣除一定會有的【99】Archive 資料夾)。

在資料夾架構最上層(第 1 層),他設置了 6 個資料夾,分別是:

Jeff Su 檔案管理的第一層配置
  1. 【01】Jeff(或【01】Life):主要放他個人相關的資料,像是財務、斜槓等。
  2. 【02】Work:放跟工作有關的資料。
  3. 【03】Reference Documents:不屬上面 2 個,但日常常使用的資料,像是模板、通行證等。
  4. 【04】Quick Share:快速分享的資料夾,放那些他要分享給其他人的檔案。
  5. 【05】Backups:放他想從電腦主機備份下來的資料。
  6. 【99】Archive:放目前用不到的資料。

這邊要特別提出來說明的是【04】Quick Share 資料夾,這個資料夾是 Jeff Su 自創的資料夾。

有時候你的同事會跟你要某個 Google 簡報的某些內容,但同一個簡報中有一些內容可能是不方便跟其他人分享的,而 Google 簡報內你其實可以選取對方需要的那幾頁簡報再建立副本,然後分享給對方就可以了,而這個副本就可以放在這個資料夾內。

位置是:檔案 → 建立副本 → 選取的投影片,接著再將副本存在【04】Quick Share 資料夾內。


個人想法補充說明:

另外,如果你習慣把資料放在 Google Drive,相信你很常遇到將檔案開共用的狀況。

但這麼做可能有一個壞處,如果你之後忘記某個檔案已經開共用了,還一直新增內容或進來,這樣就等於這些資料其他人也看的到(除非是需要大家一起協作的除外)。

但如果透過【04】Quick Share 資料夾,你可以把檔案複製到這裡再開共用,就可以避免這樣的困擾。

也就是說不管是副本或是共用的檔案,都可以使用這樣的方法。


資料夾及檔案如何命名

Jeff Su 的資料夾命名方式主要有 2 個方法,第 1 個是依照時間命名、第 2 個是捨棄時間命名。

1. 依照時間命名

針對不同的檔案會用不同維度的時間命名,像是有些資料夾或檔案的名稱只要有年份就可以了、有些是年份+季度、有些是年份+月份、有些是年份+月份+日期。

要使用哪種時間維度,則是看檔案類型來決定,大原則是如果你想要檔案快速被搜尋到,那麼可以使用年份或年份+季度;如果是必須要瞭解資料夾的整體架構才可以找到的檔案,則是使用年份+月份或年份+月份+日期命名。

Jeff Su 的檔案命名有包含時間的原則

2. 捨棄時間命名

有些檔案因為在前一層的資料夾已經用時間命名過了,所以檔案就不用特別再用時間來命名。

針對這些檔案,Jeff Su 在命名時會再增添一些關鍵字,像是 Doc、Meeting Notes、Working Trix、Briefing Slides、Form。

之後再透過搜尋功能時,只要把專案名稱加上關鍵字就可以快速的找到檔案了。

利用專案名稱加關鍵字就可以快速找到檔案

寫在最後

看完他的影片後,我覺得有一些地方很值得我們參考:

第 1 個是建立 Quick Share 的資料夾,專門放那些分享給別人的檔案,而且在檔案命名上還可以加註是共用給哪些人。

第 2 個地方是關於檔案捨棄時間的命名方法,雖然一般我會建議檔案名稱應該要包含「年份+月份+日期」,但是有在進行檔案管理的人應該會發現不是每個檔案都需要這樣的方式。

像是你會建立一個某個會議的資料夾,其實在命名資料夾的時候,就已經會把「年份+月份+日期」包含進去了,自然資料夾內的簡報、表格、簽到表等檔案就不用在把時間元素放進去了。

但為了方便未來快速的透過搜尋欄位找到檔案,那些關鍵字就很重要了,所以在命名時也要記得把關鍵字放在檔名內。

這又讓我想到可以嘗試的部分,在某個會議的資料夾內的檔案,以往我們在命名時,會以「XXX會議會議紀錄」為命名方法,或許我們也可以改成「會議紀錄 | XXX會議」,這樣未來找檔案時不用再把整個檔名讀完就可以快速的找到檔案

如果你想觀看 Jeff Su 的這部檔案管理的教學影片,這裡也貼心的附給你:

延伸觀看:This Simple File Management System Changed My Life!

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Peace!

本篇文章的截圖,是從 Jeff Su 的《This Simple File Management System Changed My Life!》影片而來

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