【檔案整理術】實踐 PARA 法初期的資料夾配置術

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受到《打造第二大腦》內 PARA 法的影響,我開始在檔案總管內建立 Project、Area、Resource、Archive 及 Inbox 5 個父資料夾(後稱 5 大資料夾),再把數位檔案放在不同的子資料夾後,依照 Tiago Forte 的邏輯放入這 5 個主要的資料夾中。

這樣的配置沒什麼不好,但對於剛開始使用這個方法的新手而言,這時的資料夾數量並不多,建立太多的階層反而在找資料時會花費更多的時間,如果你的資料夾數量沒有很多,建議你把所有的資料夾都放在同一個階層,更能省下操作的時間。

這麼說可能還不是那麼清楚,以下跟大家做個詳細的配置說明,但如果你還不清楚什麼是 PARA 法的話,建議你可以先閱讀下面這篇文章。

什麼是 PARA 法:《打造第二大腦》讀後心得:知識管理術的最佳指南書

正常版的 PARA 配置:【檔案整理術】立即上手的資料夾命名規

實踐 PARA 檔案管理法初期的配置

Step 1:先建立 5 大資料夾並編號

首先,先建立 5 個資料夾並編號,資料夾的名稱為:0. Inbox、1. Project、2. Area、3. Resource、4. Archive。

Step 2:建立資料夾後,依資料夾的類型再接續編號

當 5 大資料夾建立後,之後有新的子資料夾,就依資料夾屬於 Project、Area 還是 Resource 再接續編號,這邊直接舉例給大家看:

假如你預計在 12 月家族旅遊,因為 12 月的家族旅遊是專案,所以這個資料夾編號應該接續 1. Project,資料夾的名稱應該命名為「1.1 家族旅遊」。

又假如你正在經營部落格、週報和 IG,這 3 個屬於領域,所以這 3 個資料夾的編號應該接續 2. Area,而資料夾的名稱應該分別命名為「2.1 部落格」、「2.2 週報」、「2.3 Instagram」。

最後 1 個例子是你喜歡收集各式的電腦桌布,而電腦桌布屬於資源,所以這個資料夾的編號應該接續 3. Resource,資料夾的名稱應該命名為「3.1 桌布」。

不過對於 0. Inbox 和 4. Archive 這 2 類的資料夾,我就不會依照上面的方式進行,因為 Inbox 內的資料還沒經過整理,所以還很雜亂,不適合跟 5 大資料夾放在同 1 個階層。

而 Archive 資料夾,因為都已經封存了,用到的機率也很低,也不適合跟 5 大資料夾放在同 1 個階層,直接放在 4. Archive 資料夾內就可以了。

資料夾變多後怎麼辦?

接下來你可能會問如果未來資料夾變多,不適宜在把所有的資料夾放在同一個階層怎麼辦,我這邊有 2 個方法。

1. 把不常用的資料夾放進 5 大資料夾內

第 1 個方法是把常用的資料夾留著,但把不常用的資料夾放進 5 大資料夾內。

透過這樣的整理就可以讓同一個階層的資料夾數量看起來沒那麼多,減少找資料夾的時間,又可以快速的進到那些常用的資料夾內。

2. 全都丟到 5 大資料夾內

第 2 個方法則是把除了 5 大資料夾的資料夾全都依分類放進 5 大資料夾中。

像是 1.X 的資料夾就放在 1. Project 資料夾內;2.X 的資料夾就放在 2. Area 資料夾內;3.X 的資料夾就放在 3. Resource 資料夾內。

這樣的配置就回到正常版的 PARA 配置了,也就是建立資料夾的階層,其中的 5 大資料夾屬於父資料夾,其他的資料夾屬於子資料夾。

另外你還可以把常用的子資料夾的名稱開頭加上 @ 符號,這樣資料夾就會置頂在最上面。

寫在最後

會想出這樣的資料夾編排方式,其實是從卡片盒筆記法的卡片編碼方式發想而成,我覺得這樣的方法可以保留 PARA 資料夾的架構,在你資料夾還不多的時候,又可以在同一個階層下找到你要的檔案,還挺方便的。

如果你也是 PARA 法的新手,推薦你也試試看這個方法。

好啦!這邊文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見。

(Free mockup by Rawpixel

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