《打造第二大腦》讀後心得:知識管理術的最佳指南書

最後更新時間 22 6 月, 2023 by Mr. Curiosity

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人的大腦記憶有限,那些你曾經學過的東西,如果沒有拿來使用,就只會隨著時間流逝逐漸淡忘,最後當你真的需要時,卻再也想不起來,甚至連出處在哪也都不知。

又或者是曾經收集的資料、做的簡報及企畫書等,某天需要參考利用時,但因為沒有不知道存放在哪裡,所以完全找不到。

以上的情境,相信大家或多或少都有遇過吧!不過如果能藉由第二大腦的幫忙,這些問題都能獲得解決,而《打造第二大腦》這本書剛好可以協助你打造你的第二大腦,建構知識管理系統。

作者是誰?

這本書的作者是提亞戈.佛特(Tiago Forte),他是著名的生產力專家,也是我相當敬佩的知識管理高手。

我曾經寫了《Gmail Inbox Zero!發明 PARA 筆記的 Tiago 如何整理郵件》這篇文章,裡面的內容就是在分享 Tiago Forte 如何管理自己的電子郵件達到 Inbox Zero 的境界。

在《打造第二大腦》這本書則是敘述他在知識管理方面的經驗和技巧,讓讀者也能順利的建立第二大腦。

以下跟大家簡單的分享他認為第二大腦的運作邏輯 —— CODE。

CODE – 第二大腦的運作邏輯

CODE 代表打造第二大腦的 4 個步驟,分別是獲取(Capture)、組織(Organize)、萃取(Distill)、表達(Express)。

1. 獲取(Capture)

獲取最主要的目的是從茫茫的資訊中,儲存引發共鳴的資訊。

這個資訊的媒介,不只是文章,也可以是截圖、電郵、播客等,可以傳播內容的媒介都可以儲存下來。

那要怎麼判斷要獲取什麼樣的資訊呢?作者提了 4 個準則給大家參考:

是否對我有啟發?

靈感不是突然冒出來,那些可能會激發出靈感、讓我們思考反思、甚至是激勵我們的訊息,都很值得記下來。

是否派得上用場?

你儲存的資訊,一定是在未來的某個時候可以派上用場,假如是派不上用場的廢話就不用記下來了。

是否跟自己息息相關?

除外界的資訊外,內部的資訊也很值得記下來,像是個人的經驗、想法、經歷等,這些內部資訊可以幫助自己瞭解自己的變化、成長。

是否意想不到?

如果是你已經知道的內容就不用儲存了,而意想不到的內容代表是你沒有看過,但想要瞭解的內容。

此外,也建議你將內容之外的基本資訊也記錄下來,像是原始網址、標題、作者等資訊也一併記下來,這些資訊在未來你要使用時也很重要。

2. 組織(Organize)

當把資訊獲取下來後,接下來就是要整理這些資訊。

在這個步驟下,作者又提出了 PARA 框架,這個框架可以幫助你將獲取下來的資訊分門別類的整理好

專案(Projects)

代表有明確期限的短期任務,也就是代表有明確的終點,而非持續一直進行下去,像是製作 XX 會議的簡報、完成線上課程、寫一篇部落格文章等,為了這類型而收集的資訊就可以放在專案資料夾。

領域(Areas)

代表的是沒有明確的終點,但是需要的長期維持責任,像是個人理財、經營自媒體、公司營運等,針對這些責任所收集的資料則是放在領域資料夾內。

資源(Resources)

目前你可能用不到,但是未來可以用來參考的事物,甚至是你感興趣的主題的相關知識,假如你對於健身很有興趣,那麼健身這個主題,就可以算是一個資源,而你收集的健身相關資料就可以放在資源資料夾中。

檔案庫(Archives)

如果不是上面 3 大類別的資訊,就可以移到檔案庫,像是已經完成的專案、已經沒有負責的領域(像是如果我已經不再經營自媒體,那麼就可以把這個項目移到檔案庫中)、已經不再感興趣的主題等。


最後,要提醒大家的是,任何的資訊都有可能在這 4 大類別間流通,而非一開始在哪一個類別,未來就只能待在某個類別內。

3. 萃取(Distill)

書中提到我覺得很有意思的一句話:「做筆記就如同時空旅行 —— 把知識封包傳送給未來的自己。

這句話有一個很重要的重點,就是你萃取出來的東西應該要讓未來的自己看的懂才行,如果未來的你看不懂,那麼萃取出來的東西一點用處也沒有

而萃取也是有一套方法的,你可以透過累進式摘要(Progressive Summarization),把原始文章的重點精鍊出來,變成可以直接利用的材料。

累進式摘要的 5 個層次:

截取文章重點 → 標粗體(加粗) → 畫重點(高亮) → 用自己的話寫摘要 → 與既有筆記做連結。

截取文章重點,其實你已經在獲取(Capture)這個步驟已經完成了;之後當你在複習筆記時,把你覺得重要的句子改為粗體字;第 3 次看到這則筆記你可以透過螢光筆再將重點畫起來;如果你之後希望這則筆記能在未來產生作用,那麼就要用自己的話敘述,甚至是與既有的筆記做連結,這樣你的筆記才能從點狀逐漸成網狀。

透過這樣一層再一層的步驟,你的重點就這樣慢慢的被濃縮下來,而且每一次濃縮的記錄都還能完整的保留起來。

透過累進式摘要還有一個很大的好處,當你未來真的有需要再回頭看這篇文章時,不用再花大把的時間重新閱讀這份資訊,直接看你累進式摘要出來的重點就可以了。

關於累進式摘要(也有人稱作漸進式總結)更詳細的說明,推薦你可以看這篇文章。

延伸閱讀:何謂漸進式總結:Progressive Summarization

4. 表達(Express)

CODE 的最後一個步驟就是表達了,但我覺得也可稱做「應用」。

表達時,你會經過 3 個階段,分別是記憶、連結、創造。

在記憶階段,你可以透過關鍵字搜尋的方式,找到符合需求的知識資產;在連結階段,則是將符合關鍵字的內容,透過連結的方式,將所有符合的知識大致編排成變成有順序、階級的架構;最後在創造階段,則是應用連結出來的知識資產,完成你的專案和目標。


透過 CODE 法則,你可以完整到將資料輸入到知識輸出完整的走過一輪,如果能確實實踐,你會發現你的生活將會有別以往有條理。

關於 PARA 系統的誤解 – 只能用一種工具?

在看這本書之前,雖然我對於 PARA 已經有初步的瞭解,但我以為要實踐 PARA 系統,只能選用一種數位工具實踐,但在看這本書後,這個誤解終於被解開。

從 PARA 系統可以得知,它主要關注在要如何組識你的資訊未來才能得到更好的利用,而不是透過特定 1 種的工具來完成。

這也是說你可以透過不同的工具建構出你的 PARA 系統,像是透過 Notion 處理你的專案、利用 Heptabase 當做你的資源庫、使用 Google Calendar 來管理你的專案期程或日程安排等,所以你不用著急找到一個工具能夠做到所有的事情。

這本書適合誰?

說真的,我覺得這本書應該是大家人生必看的書,會這麼跨張其實是有原因的。

在書中提到一個很有意思的數據,根據微軟公司的研究顯示:「一般美國員工平均每年花費七十六小時找尋他們隨意放置的筆記、品項或檔案。」

從這個研究來看,如果一個人能夠將各種資料妥善管理,就比其他人多出更多的時間可以拿來做有意義的事情,甚至是你所收集的資訊也能做更好的利用,而不是記下來就被丟入冷宮,永遠不再相見。

只不過如果真的要我推薦給 2 個族群,那麼我會選擇這 2 個族群。

職場新鮮人

工作資料都是從零開始累積,假如你是職場新鮮人,你可能還沒開始累積工作資料,或者是資料還很少,那麼可以趁現在學習書中的 PARA 框架並應用在工作中。

這個方法可以幫助你更好的存放資料,未來找不到資料的機率也會少很多,如果你已經累積很多的資料,那麼想要重新依照 PARA 框架要花的時間遠遠超過你的想像。

重點是 PARA 框架也不會很難懂,因為書中作者利用實際的例子,一步一步的帶大家說明。

像我工作近 5 年,因為工作的資料超多,每次有需要必須找過往的資料,都要花很長的時間才找到。

在看完這本書後,我想重新將資料歸類,花的時間比預想中的還長!重點是還沒看到整理完的盡頭,還在持續找工作空檔整理。

喜歡記錄但對於如何標註重點而煩惱的人

我個人在閱讀內容時,很習慣會標註重點,但我在標註重點上,完全沒有邏輯,有時候是將重點用粗體標註、有時候是用螢光筆標註、有時候是用顏色標註,日後再看時,對於這些不同類型的標註完全無法辨別什麼重點比較重要。

假如你也是跟我一樣遇到一樣的煩惱,那麼本書的「累進進式摘要」很適合你閱讀。

累進式摘要很清楚的說明了每一層筆記要如何標註以及應該做什麼事情,自從閱讀到這個部分並實施後,我覺得在標註重點以及整理筆記上更有條理了。

個人感想

看完這本書之後,雖然書中核心介紹的「CODE」法讓我收穫很多,但是對我幫助更大的是 Organize 內的 PARA 框架及 Distill 內的累進式摘要對我的幫助更大。

自從在書中學到這 2 個好方法並實踐後,我對於什麼資料放在哪個位置變得更有掌握度、筆記的重點整理上也更有邏輯。

令我最有感的是,最近主管請我找業務相關的資料,剛好這部分的資料我先前已經透過 PARA 法則分類好了。

以往的我可能要花一段時間才能找到,但這次我很清楚的知道資料存放的路徑,咻咻咻的就找到主管要的資料。

而透過累進式摘要標註重點,讓我不再隨著心情,隨意的使用加粗、螢光筆、顏色等功能,而是變成有順序整理重點,重點也隨著每次的動作逐漸被濃縮。

另外,雖然累進式摘要的步驟,並沒有把顏色納入說明,但在這套方法的基礎下,我又再把顏色納入、加以改良,變成另外一套自己的方法,預計之後再寫一篇文章跟大家分享。

延伸閱讀:如何有效地標重點?漸進式總結及顏色使用技巧分享

最後,在看完這本書讓我不禁認為如果我能把《卡片盒筆記》的卡片盒筆記法,跟本書學到的方法結合在一起,是不是能讓知識管理系統發揮更大的作用呢?想到這點,真的讓我躍躍欲試,直接把這個想法當作我的 1 個專案,哈!

寫在最後

最後,分享另外一段書中寫得很好的內容分享給你:

知識的目的就是與他人分享。如果無法帶給任何人正面的影響,那麼知識有什麼意義?我們不應像積聚金幣那樣囤積知識。知識是獨一無二的資源,它的價值會隨著數量增長而提升。如果我把關於健康、財務、商業或靈性的新想法分享出去,這些知識對於我自己的價值並不會減損,反而會更有價值!

我覺得作者把知識比喻做金幣很貼切,如果你一味的囤積知識,而沒有利用,總有一天這些知識會隨著時間而貶值;惟有將知識透過分享或實際應用,才有可能讓這些知識帶來更大的複利效益。

而透過這本書介紹的方法,正好可以將你記下來的資訊,做一個更好的管理法,並且透過累進式摘要讓資訊變成屬於你的知識,讓這些知識可以用,最後再透過分享找到地方用,並且讓知識的價值提升,來造福其他人。

如果你對於如何建構自己的知識管理系統感到煩惱,那麼這本書絕對是你必讀的一本書,真心的推薦給你。

好啦!這篇文章就到這邊結束了,那我們下一篇文章見,Bye!

我對這本書有興趣🙋‍♂️

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