工作筆記怎麼記?我的工作筆記架構和方法大解密!

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不知道大家在工作時,是使用紙本還是數位工具在記錄待辦事項的呢?

我原本是使用 TickTick 這款任務管理軟體在記錄待辦事項的,但升為主管後,責任變大了,待辦事項變得落落長,臨時且短期性的任務也變多,比起全部使用 TickTick 記錄外,我也開始重回紙本的形式記錄。

不過雖然是重回紙本記錄,但升上主管的 5 個多月的時間,我的工作筆記也歷經好幾個版本的變化,直到現在這個版本我才慢慢感受到工作筆記的威力,所以藉著這篇文章跟你分享。

在進入分享之前先簡單的跟你分享我寫的工作筆記的記事本樣式吧!

推薦的記事本樣式

我個人是使用 A5 格式的點陣筆記本,會使用點陣筆記本最主要的原因是文字不受線條的限制,你的文字要寫多大就寫多大。

再加上是點陣的關係,所以也保有一定的彈性,你可以再依個人實際需求畫線,而非被既有的線條受限住。

目前我是使用迪夢奇的 Rule Your Time 筆記本,這也是我從開始工作的 5 年間使用他們家的第 3 本筆記本了,比較可惜的是他們已經很久沒有出下一代的產品了。

我的工作筆記架構

我的工作筆記架構建立步驟如下:

Step 1:翻開手帳後,先在 3 頁的每 1 頁手帳頁中間畫上垂直的直線,畫完之後會有 6 個區塊,其中的 5 個區塊正好對應 5 個工作天,再外加上 1 個額外的區塊。

Step 2:在 6 個區塊的最上方寫上「上週未完成和星期一 ~ 五的日期」。

Step 3:在星期一 ~ 五的日期下預留 1 行的空間後,畫一條水平的直線。

Step 4:在星期一 ~ 五的日期的區塊剩下的空間平均分配後再畫一條水平的直線,完成🎉🎉!

我的工作筆記架構第 1 ~ 2 頁
我的工作筆記架構第 3 ~ 4 頁

工作筆記使用說明

當架構出來之後,接下來跟大家分享我的工作日記要怎麼使用吧!

我的工作筆記使用說明

上週未完成區塊

在上週未完成的區塊的用意是讓你把上星期尚未完成的待辦事項謄到這個區塊內,在謄的過程中可以再重新檢視某個待辦事項是不是有進行的必要性,如果沒有進就不用再花時間謄到這個區塊內了。

星期一 ~ 五的區塊

在星期一 ~ 五的區塊內,又分為 3 個小區塊,這 3 個小區塊的用意分別是:

今天的 1 件事

說真的,看到滿滿的待辦清單難免會不知道該從哪一件任務開始做會比較好,又或者哪件任務很重要應該要儘快著手。

所以「今天的 1 件事」的欄位,就是讓你在一早檢視所有還沒完成的待辦清單中,挑出今天一定要做的重點任務,挑出後就直接把任務寫在這個欄位中。

這個欄位真的很重要,我也是在後期才開始增添這個欄位,自從新增這個欄位後,比起逃避或略過重要的待辦事項,現在我不管再忙都一定會抽時間執行。

今天被交辦的待辦事項

在第 2 個小區塊則是記錄今天被交辦的待辦事項,每 1 個待辦事項會以「.」這個符號為單位。

寫待辦事項的時候,如果有什麼額外的補充資訊,像是合作的公司、任務的期限等,我會用「@」這個符號做補充。

當任務完成時我會在「.」上畫上斜線並標上任務完成的日期代表這個任務已經完成;如果某件待辦事項不用執行,則是用刪除線代表不用執行。

註:如果你覺得某件待辦事項特別重要,你可以在「.」符號前方用紅筆標上「△」或是直接用螢光筆將該項待辦事項畫起來都可以。

今天的工作記錄或想法

在第 3 個小塊是用來記錄你在工作是的重要記錄或想法,而每 1 個想法或重要的記錄都是使用「。」這個符號為單位。


當下週的第 1 天早上進辦公室,就可以再重新檢視上週未完成的任務,再填在本週的上週未完成的區塊內,如此以週為單位進行循環。

我的工作筆記有什麼好處

1. 待辦事項和工作重要的記錄(或想法)分開

如果你有使用過「子彈筆記法」記錄工作的事情和想法的話,如果要檢視之前的內容,你會發現待辦事項和工作重要的記錄(或想法)全都混在一起,找起來需要花一點時間,甚至還會錯過之前寫的筆記。

但我的架構則是將待辦事項和重要的記錄(或想法)分開,未來在找之前的任務或想法就只要找相對應的區塊就可以了。

註:這不是說「子彈筆記法」這個方法不好,我的工作筆記架構也是從「子彈筆記法」再延伸、修改而成,所以在我的架構中,會發現一點子彈筆記法的影子,像是「符號」的部分。

2. 未完成的待辦事項以週為單位檢視

以往在面對未完成的待辦事項都是以天為單位在檢視的,當昨天寫下的待辦事項如果還沒完成,還要再花時間謄到今天的待辦事項區內,再加上不是每個待辦事項都能在當天完成,所以以天為單位檢視真的很浪費時間。

為了應對落落長的待辦事項清單及減少時間的浪費,我未完成的待辦事項是以週為單位檢視,所以你只要一週謄一次未完成的待辦清單到「上週未完成」的區塊就可以了。

寫在最後

最後,跟你分享自從使用這樣的形式在開會時遇到的真實經驗。

某次在開會的時候,我的主管突然問我某 1 個問題,而這個問題我剛好有寫在某 1 天的工作日記上,所以我往前一翻一下子就找到了記錄了,甚至還可以跟主管報告事件發生的日期。

在這一刻,我內心浮現了「阿哈!這就是我想要的工作筆記的架構」的念頭,也是因為這樣的念頭我終於能夠把這個工作筆記的架構分享給大家,不然前面幾版的工作架構真的很不直覺、也很不好用,完全沒辦法跟你分享,哈哈!

最後希望這個簡單的工作筆記架構,能在工作上幫助到你,也祝你工作一切順利,好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

(Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

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Mr. Curiosity
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