【檔案整理術】善用檔案總管 4 個小功能,提升檔案管理力

最後更新時間 13 8 月, 2023 by Mr. Curiosity

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我認為檔案整理術中,除了將資料夾、檔案做好命名,能幫助你快一點找到檔案外,在 Windows 的檔案總管中還有 4 個你一定要知道的功能,也能讓你更快的找到檔案。

到底是什麼功能呢?分別是捷徑、釘選到快速存取、搜尋及分組功能,如果有 1 個你不知道的功能,就很歡迎你繼續閱讀這篇文章!以下就一一介紹給大家。

1. 捷徑功能

如何使用捷徑功能:

點擊滑鼠的右鍵 → 點選新增並選擇捷徑 → 找到想要建立捷徑的檔案或資料夾 → 接著選擇下一步來為捷徑命名 → 捷徑建立完成。

如何開啟捷徑功能
如何開啟捷徑功能

那些常用的檔案或資料夾就很推薦你使用捷徑功能,像我每天都會用檔名為 「2023記帳」 的 Excel 檔記帳,雖然這個檔案存放在 Google 的雲端硬碟內,但我直接在桌面建立捷徑,就可以在桌面直接打開檔案記帳了。

另外,如果你有使用 PARA 法在管理自己的檔案,一定會遇到某個檔案在這個資料夾需要,再另外一個資料夾也需要的情形,這時也可以使用捷徑功能,讓同個檔案都出現在這 2 個資料夾。

以前還沒體會到捷徑的威力,每天都還要傻傻打開資料夾再找需要的檔案,現在直接在桌面打開就好了。

2. 釘選到快速存取功能

有些常用的資料夾,除了在桌面建立捷徑外,其實也可以透過「釘選到快速存取功能」。

如何使用釘選到快速存取功能:

只要右鍵點擊該資料夾 → 然後選擇「釘選到快速存取」→ 釘選後資料夾會出現在檔案總管的左側邊欄上。

如何使用快速存取功能

釘選的資料夾,在工具列的檔案總管按右鍵也可以看到被釘選的資料夾。

在工具列也可以看到釘選的資料夾

像我每個星期都會使用「部落格文章」的資料夾,這個資料夾主要存放每週文章的圖片素材,如果按正常程序要點擊 4 次找能進到這個資料夾中,但透過快速存取功能,只要點擊 1 次就進到資料夾,節省很多時間。

不過這邊要提醒大家的是,釘選功能只能釘選資料夾,檔案目前是沒辦法釘選的。


補充一下,如果你想要把資料夾釘選在開始,步驟也很雷同:

右鍵點擊資料夾 → 然後選擇「釘選到開始」→ 釘選後資料夾會出現在開始畫面上。

將資料夾釘選到開始

對了,順便工商一下我之前的文章,如果你很常建立相同架構的資料夾,那麼你可以利用快速存取功能建立「資料夾模板」,相關的介紹可以參考下面這篇文章:

延伸閱讀:【檔案整理術】讓資料夾模板,解決常新增相同架構資料夾的煩惱

3. 搜尋功能

在找檔案時,大多數的人會採取一個資料夾、一個資料夾打開來找,但如果你的資料夾很多的話,不免太浪費時間,這時你需要的是右上角的搜尋功能,只要打上關鍵字就可以找到你要的檔案。

只是在實務上,你有可能會忘記檔案的檔名導致找不到檔案,但假如你記得檔案內的關鍵字,還可以在搜尋選項內點選「檔案內容」,這樣以後搜尋時就連檔案內的內容也都會搜尋過 1 遍。

要打開搜尋檔案內容的設定,可以依照下面的步驟開啟:

使用關鍵字搜尋後,上方列會出現搜尋選項 → 點擊後,出現的選單選擇檔案內容 → 開啟設定。

搜尋功能開啟檔案內容的設定

不過搜尋功能,有 1 個難用的地方在於如果你的檔案數量很多,或都是連檔案內容也都要搜尋的話,耗時會比較久一些。

4. 分組功能

如果你的資料夾內的檔案或資料夾很多的話,那麼還可以利用分組功能,先將檔案或資料夾進行初步的分組。

如何使用分組功能:

在檔案總管的空白處滑鼠點擊右鍵 → 分組方式 → 選擇分組的方式 → 完成分組。

如何開啟分組功能

其中預設的分組方式分為:名稱、修改日期、檔案類型、大小和(無) 5 種,如果你想要使用其他的分組方式則可以選擇選單最下方的其他,將其他的分組方式加進去預設選單中。

在分組後,檔案預設是以遞增的方式排序的,如果你想改成遞減的方式也是在檔案總管的空白處滑鼠點擊右鍵 → 分組方式 → 選擇遞增或遞減排序 → 完成設定。

寫在最後

在本次介紹的 4 個小功能,對我來說幫助最大的莫過於「捷徑」功能,以往都是要打開檔案總管再來找檔案或資料夾,現在我都直接把常用的檔案或資料夾全都建立捷徑在桌面,著實省下我不少時間。

不得不說這幾個功能雖然很簡單,大家應該也都有聽過或使用過,但要如何最大化的幫助自己,又是另外 1 個境界了,希望藉由這篇文章,帶給大家不同的啟發。

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

(Photo by Windows on Unsplash

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