最後更新時間 2 7 月, 2023 by Mr. Curiosity

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進入職場後,除了專業技能外,檔案管理也是大家必備的重點技能。
檔案管理做不好,當你想找某份檔案時,就要花時間才能找到,甚至是根本找不到;也可能發生明明之前做過類似的資料,卻記不得有做過,結果又重頭來過。
相信這個痛,除了我之外,也有很多人都有遇到。
在之前,我也試過要做好檔案管理,但一直找不到合適的方法,直到我在《打造第二大腦》一書遇到 Tiago Forte 的 PARA 法。
什麼是 PARA 法?
初看 PARA 這 4 個字母,你可能看不出這是什麼?但它是由 4 個英文單字分別是專案(Projects)、領域(Areas)、資源(Resources)、檔案庫(Archives)所組成。
也就是你的檔案可以依照這 4 個類別進行分類,以下進行個別的介紹:
專案(Projects):
專案代表有明確期限的短期任務,而非需要持續進行的事情,像是製作 XX 會議的簡報、完成線上課程、規畫度假行程等。
領域(Areas):
領域代表沒有明確的終點,但是需要的長期維持責任或事情,像是個人財務管理、經營自媒體、公司營運等。
資源(Resources):
資源是目前你用不到,但是未來可以參考的資料,或是感興趣的主題的知識,假如你對於園藝很有興趣,那麼園藝這個主題,就可以算是一個資源,而你收集的園藝的資料就可以放在資源資料夾中。
檔案庫(Archives):
如果不是上面 3 大類別的檔案,則可以移到檔案庫,像是已經完成的專案、已經沒有再負責的領域(像是如果我已經不再經營自媒體,那麼就可以把這個項目移到檔案庫中)、不再感興趣的主題等。
重點整理一下:
如果是有期限的短期任務的檔案就放在專案資料夾;如果是沒有期限、需要長期進行的事情的檔案則放在領域資料夾;假如是未來可以用來參考的資料就放在資源庫;非上面 3 種類型的,則放在檔案庫資料夾中。
在 4 個資料夾內,你當然可以再建立資料夾,而非只把檔案放在這 4 個資料夾內就完成檔案管理了。
實務上如何設置
在實務上,我會建立 4+1 個資料夾。
其中的 4 個資料夾,分別對應到 PARA,我會這樣命名:1. Project、2. Area、3. Resource、4. Achrive。
另外的 1 個資料夾則是 0. Inbox。
為什麼要多設 1 個資料夾呢?其實是有用意的。

因為你不會時時都有空為每一份檔案分類,而 Inbox 的用意就是讓你暫放沒時間分類或不知道如何分類的檔案。
等到之後有時間之後,再把這些檔案放到相對應的資料夾。
執行 PARA 可能會遇到的 3 個問題
雖然看上面的介紹,你會覺得這個方法還蠻簡單的,但在實際執行後,你可能會遇到下面的問題。
註:這些問題都是我在實踐時遇到的問題,所以我也附上解決方法。
1. 工作上的業務要分在專案還是領域?
在剛開始實踐 PARA 時,最困難的問題莫過於工作上的業務到底什麼要歸類在 Project 還是 Area?後來我歸納出 1 套做法。
在工作你一定會有主要的業務內容,這類型的業務不會有明確的結束日期,所以我會歸類在領域中。
那如果是臨時被主管交辦的任務,我則會把這部分的任務,歸類在專案中。
2. 同一個資料 2 個地方都需要?
有時候難免會發生同一個檔案 2 個地方都需要的問題,這時候你可能會把資料再複製到需要的資料夾內,抑或是直接移到需要的資料夾中。
但這 2 個方法都不是理想的方法,第 1 個方法會佔用到電腦容量,而第 2 個方法則是未來原本的資料夾又需要相同的資料,你是不是又要再移回來呢?
比較理想的作法是「建立捷徑」,這樣如果資料內內容需要修正時,就可以確保這 2 個地方的資料是正確的。
要如何建立捷徑呢?以 Windows 為例,要建立捷徑的步驟是:按右鍵 → 選擇「新增」→ 再選擇「捷徑」→ 接著選擇要建立捷徑的檔案。
3. 只能在一項工具使用 PARA 法嗎?
每個數位工具都有他的長處和適合用的地方,所以你不用只在一項工具工具使用 PARA 法。
像在工作上,我會將 專案、 領域、部分的資源(像是 PPT 的模板、公司常用的 SOP等)、 檔案庫的資料放在電腦的磁碟機中。
另外一部分的資源資料(像常常用來參考、重要的資料)則是放在 Notion 內,因為 Notion 可以做到跨裝置同步,即使不在公司,也可以找到想要的資料,至於專案的進度管理,則是透過 TickTick 在管理的。
所以這個問題的重點,在於你使用的系統應該要統一才對,不能在電腦的磁碟機使用 PARA 法、在 Notion 的檔案管理又使用另外一個方法,這樣未來在找檔案時,還是會發生檔案找不到的問題。
註:除了在電腦內的檔案管理可以使用 PARA 法之外,你的筆記也可以運用這個方法哦!
寫在最後
透過這樣的方法進行檔案管理,理想狀態下很快就可以找到想要的檔案,不過你也許會再問這 4 個資料夾下的資料夾及檔案要如何排序才會有邏輯呢?這個問題我會在之後的文章向你一一說明。
好啦!今天的文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!
註:這篇文章算是「檔案管理」系列的第 1 篇文章,未來會再繼續跟大家分享檔案管理的心得和經驗。