最後更新時間 2 7 月, 2023 by Mr. Curiosity
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進入職場後，除了專業技能外，檔案管理也是大家必備的重點技能。
檔案管理做不好，當你想找某份檔案時，就要花時間才能找到，甚至是根本找不到；也可能發生明明之前做過類似的資料，卻記不得有做過，結果又重頭來過。
相信這個痛，除了我之外，也有很多人都有遇到。
在之前，我也試過要做好檔案管理，但一直找不到合適的方法，直到我在《打造第二大腦》一書遇到 Tiago Forte 的 PARA 法。
什麼是 PARA 法？
初看 PARA 這 4 個字母，你可能看不出這是什麼？但它是由 4 個英文單字分別是專案（Projects）、領域（Areas）、資源（Resources）、檔案庫（Archives）所組成。
也就是你的檔案可以依照這 4 個類別進行分類，以下進行個別的介紹：
專案（Projects）：
專案代表有明確期限的短期任務，而非需要持續進行的事情，像是製作 XX 會議的簡報、完成線上課程、規畫度假行程等。
領域（Areas）：
領域代表沒有明確的終點，但是需要的長期維持責任或事情，像是個人財務管理、經營自媒體、公司營運等。
資源（Resources）：
資源是目前你用不到，但是未來可以參考的資料，或是感興趣的主題的知識，假如你對於園藝很有興趣，那麼園藝這個主題，就可以算是一個資源，而你收集的園藝的資料就可以放在資源資料夾中。
檔案庫（Archives）：
如果不是上面 3 大類別的檔案，則可以移到檔案庫，像是已經完成的專案、已經沒有再負責的領域（像是如果我已經不再經營自媒體，那麼就可以把這個項目移到檔案庫中）、不再感興趣的主題等。
重點整理一下：
如果是有期限的短期任務的檔案就放在專案資料夾；如果是沒有期限、需要長期進行的事情的檔案則放在領域資料夾；假如是未來可以用來參考的資料就放在資源庫；非上面 3 種類型的，則放在檔案庫資料夾中。
在 4 個資料夾內，你當然可以再建立資料夾，而非只把檔案放在這 4 個資料夾內就完成檔案管理了。
實務上如何設置
在實務上，我會建立 4+1 個資料夾。
其中的 4 個資料夾，分別對應到 PARA，我會這樣命名：1. Project、2. Area、3. Resource、4. Achrive。
另外的 1 個資料夾則是 0. Inbox。
為什麼要多設 1 個資料夾呢？其實是有用意的。
因為你不會時時都有空為每一份檔案分類，而 Inbox 的用意就是讓你暫放沒時間分類或不知道如何分類的檔案。
等到之後有時間之後，再把這些檔案放到相對應的資料夾。
執行 PARA 可能會遇到的 3 個問題
雖然看上面的介紹，你會覺得這個方法還蠻簡單的，但在實際執行後，你可能會遇到下面的問題。
註：這些問題都是我在實踐時遇到的問題，所以我也附上解決方法。
1. 工作上的業務要分在專案還是領域？
在剛開始實踐 PARA 時，最困難的問題莫過於工作上的業務到底什麼要歸類在 Project 還是 Area？後來我歸納出 1 套做法。
在工作你一定會有主要的業務內容，這類型的業務不會有明確的結束日期，所以我會歸類在領域中。
那如果是臨時被主管交辦的任務，我則會把這部分的任務，歸類在專案中。
2. 同一個資料 2 個地方都需要？
有時候難免會發生同一個檔案 2 個地方都需要的問題，這時候你可能會把資料再複製到需要的資料夾內，抑或是直接移到需要的資料夾中。
但這 2 個方法都不是理想的方法，第 1 個方法會佔用到電腦容量，而第 2 個方法則是未來原本的資料夾又需要相同的資料，你是不是又要再移回來呢？
比較理想的作法是「建立捷徑」，這樣如果資料內內容需要修正時，就可以確保這 2 個地方的資料是正確的。
要如何建立捷徑呢？以 Windows 為例，要建立捷徑的步驟是：按右鍵 → 選擇「新增」→ 再選擇「捷徑」→ 接著選擇要建立捷徑的檔案。
3. 只能在一項工具使用 PARA 法嗎？
每個數位工具都有他的長處和適合用的地方，所以你不用只在一項工具工具使用 PARA 法。
像在工作上，我會將 專案、 領域、部分的資源（像是 PPT 的模板、公司常用的 SOP等）、 檔案庫的資料放在電腦的磁碟機中。
另外一部分的資源資料（像常常用來參考、重要的資料）則是放在 Notion 內，因為 Notion 可以做到跨裝置同步，即使不在公司，也可以找到想要的資料，至於專案的進度管理，則是透過 TickTick 在管理的。
所以這個問題的重點，在於你使用的系統應該要統一才對，不能在電腦的磁碟機使用 PARA 法、在 Notion 的檔案管理又使用另外一個方法，這樣未來在找檔案時，還是會發生檔案找不到的問題。
註：除了在電腦內的檔案管理可以使用 PARA 法之外，你的筆記也可以運用這個方法哦！
寫在最後
透過這樣的方法進行檔案管理，理想狀態下很快就可以找到想要的檔案，不過你也許會再問這 4 個資料夾下的資料夾及檔案要如何排序才會有邏輯呢？這個問題我會在之後的文章向你一一說明。
好啦！今天的文章就到這邊結束啦！我們下篇文章見，Bye！
註：這篇文章算是「檔案管理」系列的第 1 篇文章，未來會再繼續跟大家分享檔案管理的心得和經驗。
