【檔案整理術】電子檔案命名苦手?記住命名原則就沒問題

✉  訂閱《 我很好奇!》電子報:固定於每週二中午寄出,除了獲取我最新的文章外,也會跟大家分享不錯的文章和推薦的 Podcast 或影片,讓我們一起成長吧!

❤️ 推薦你閱讀的文章:My Favorite Contents

⭐ 關注《好奇先生》: Facebook | Instagram | Portaly

❓ 如果你想問我問題,歡迎直接寫信到 gomrcuriosity@gmail.com 問我哦!


本篇文章是檔案整理術的第 3 篇文章,如果你還沒看過第 1、2 篇文章,建議你先閱讀這 2 篇文章,會比較有延續性。

延伸閱讀:如何用 PARA 做檔案管理? 3 個在實務上可能會遇到的問題

延伸閱讀:檔案整理術】立即上手的資料夾命名規則

有了資料夾命名架構之後,接下來跟大家分享檔案命名的原則。

檔案命名的原則

在嘗試很多命名的方法後,我目前的命名原則是「日期 + 檔案描述 + 檔案補充資料 + 修改的版本」,以下分別就各部分進行說明。

日期(非必備)

日期代表檔案開始編輯的日期

我目前是採用 23.07.22 這種形式在描述日期的,但我今年發現採用 230702 這種形式,其實也能很清楚的知道檔案的編輯日期,而且還可以少打 2 個點的時間。

只是在公司累積的檔案已經有 5 年了,如果要全部重新修正的話會花很多時間,而且不符合時間成本,所以這部分會等到換了新的工作之後再開始採用。

不過實務操作上,不會每個檔案都需要日期,所以這個部分可以依實際的需求調整。

就我個人的經驗來看在 PARA 資料夾內,少數的 Project(詳註 1)和 Area 內跟工作有關的主要業務內的檔案會在檔名加上日期;至於 Area 內跟生活相關和 Resource 的檔案比較不會在檔名加上日期。

註 1:如前一篇文章所說,如果你是大專案,會為每一個步驟建立 1 個資料夾,也是因為被切的很細,所以檔案在命名時,比較不會用到日期;但如果是小的專案,沒做多少事情專案就結束了,可能就不會每 1 個步驟建立資料夾,這時就可以用在檔名加上日期,這樣也能大致知道專案的執行順序。

檔案描述(必備)

檔案描述這個部分就沒什麼需要特別說明的,畢竟檔案描述是大家在命名檔案一定會做到的部分。

檔案補充資料(非必備)

檔案補充資料是針對這個檔案日後再回去翻找時,可以在還沒打開檔案時就能預先知道的內容。

就我的個人經驗,有關於發票和契約的部分,我都一定會加入補充資料。

先以發票為例子,在公司我的有些案子是分批付款的,所以會有很多張發票,如果你想知道每一次各付了多少錢,就可以在檔名加入第幾次請款、付款金額的數字;又或者你也想知道發票的開立日期,也可以把日期寫在檔名內。

也是因為這個原因,發票類型的檔案我就會把第幾次請款和請款的金額當做檔案補充資料寫在檔名上。

再舉契約為例,通常契約常用到的內容莫過於契約金額、履約期間、履約廠商,所以你也可以把這些補充資料加在檔名內。

像有時同事會問我什麼契約的履約期間是從什麼到什麼時候,甚至偶爾在契約結束後,也會問我這樣的問題,這時我只要看著檔名就可以直接回答。

另外如果是開會簡報的檔案,會出現 2 種日期,第 1 種日期是簡報檔案的開始編輯的日期,另 1 種日期是開會的日期。

也是因為有 2 種日期,所以你可能會疑惑檔名一開始的日期要放簡報檔的開始編輯日期還是開會的日期呢?

會建議你回到命名原則這樣命名:「檔案開始編輯日期 + 檔案描述 + 補充資料(開會的日期)」

除了發票、契約、開會日期外,如果你有什麼常被問的問題,你也可以思考是不是可以把這些資訊當做補充資料記在檔名上,相信透過這樣的操作應該可以為你省下不少的時間。

最後要提醒大家的是,在記這些資訊的時候一定要確認這些資訊是不是正確哦!不然你之後就很容易被自己的檔案補充資料給誤導。

版本(2 個版本以上必備)

最後是版本的部分,通常會以 V1、V2、V3 代表第 1、2、3 版,以此類推,如果最終版版本確定後,也請記得加上 Final 或 Ok 等註記文字。

日後在回頭翻資料時,雖然數字最大的檔案應該就是確定的版本了,但也有可能發生最終確定的版本陰錯陽差的剛好不在資料夾內,結果你拿到的檔案不是最終版的,而 Final 或 Ok 的字則可以解決這類的問題,並做到確認的作用。

另外,也建議你可以建立 1 個新的資料夾,並命名過往版本(其他名稱也可以),把非最終版的所有檔案放進去,來避免過往的檔案跟其他的檔案混在一起。


最後舉 2 個實際的例子好了,我在 2023 年 7 月10 日開始做了 1 個要在 2023 年 7 月 24 日開會的 XX 產品發佈會期程管控的會議簡報,目前修改到第 3 版,那麼檔案的命名方法如下:「230710 XX產品發佈會期程管控會議(230724開會)V3」。

另 1 個日期是我收到了 1 張 B 公司開的第 2 次請款發票,發票開立日期是 2023 年 7 月 15 日,請款金額是 50 萬,那麼我的檔案是這樣命名的:「B 公司第 2 次請款發票 (23.07.15 50萬元)」。

寫在最後

透過上面的命名原則,應該可以解決檔案命名大部分的狀況了,但凡事都有例外,所以你可以依自己的需求參考命名原則再加以調整。

好啦!有關於檔名命名原則介紹,就到這邊結束啦!希望這篇文章能幫助你在命名檔案更有原則一些,那我們就下篇文章見啦!Bye!

(Photo by YongGuang Tian on Unsplash

延伸閱讀

檔案整理推薦書單

《打造第二大腦》讀後心得:知識管理術的最佳指南書

電子檔案整理術

如何用 PARA 做檔案管理? 3 個在實務上可能會遇到的問題

【檔案整理術】立即上手的資料夾命名規則

【檔案整理術】電子檔案命名苦手?記住命名原則就沒問題

【檔案整理術】讓資料夾模板,解決常新增相同架構資料夾的煩惱

【檔案整理術】善用檔案總管 4 個小功能,提升檔案管理力

【檔案整理術】實踐 PARA 法初期的資料夾配置術

【檔案整理術】來看看 Googler 是怎麼檔案管理的

紙本文件整理術

紙本文件堆滿桌面?3 個方法還你乾淨桌面

雲端檔案整理術

桌面版 Google 雲端硬碟設定教學,同步備份檔案到雲端

Mr. Curiosity
Mr. Curiosity

希望自己保有好奇心而取名為好奇先生。
主要分享讓生活變得更好的生產力軟體、自我成長、閱讀心得及線上課後心得。
期望能透過文字幫助你提升生產力,並推薦好產品來讓你少踩點雷。

文章: 183
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x