Google 日曆共用教學,工作者必學實用功能

最後更新時間 16 7 月, 2023 by Mr. Curiosity

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當你開始使用 Google 日曆後,接下來一定會遇到「想把自己的日曆行程跟別人分享」或「跟別人共同編輯同一個日曆」的需求。

這個需求我也曾經有過,但假如你對於 Google 日曆不太熟悉的話,可能會不知道要如何把日曆跟別人共用,我想這也是你會打開看這篇文章的主要原因,所以你可以參考這篇文章的教學,一步步帶你完成共用日曆的設定。

如何開啟 Google 日曆共用功能

要開啟 Google 日曆的共用功能,可以依照下面的步驟設定:

步驟 1:在電腦利用瀏覽器打開 Google 日曆 → 進到 Google 日曆後,在頁面的左側側邊欄內我的日曆下,找到要共用的日曆。

選擇要共用的日曆

步驟 2:在該日曆的右邊點選「⋮」,再選擇「設定和共用」的選項。

開啟設定和共用頁面

步驟 3:進到新頁面,在與特定使用者或群組共用的欄位,選擇「新增使用者和群組」,並輸入對方的電子郵件的地址及調整共用者的權限。

輸入欲共用者的電子郵件
調整共用者的權限

步驟 4:最後再請對方打開 G-mail 點擊共用的確認信,就完成共用了(一定要點擊確認信,才會真正的共用日曆哦!)。

請共用者記得去信箱收信,並點擊連結

關於共用者的權限

目前 Google 日曆提供共用者的權限共有 4 種

  1. 只能看見是否有空(隱藏詳細資訊):共用者只能知道你哪個時段有空,但不知道行程的名稱及詳細資料。
  2. 查看所有活動的詳細資料:可以看到活動的詳細資料,但不能新增或變更活動。
  3. 變更活動:可以做到上面的事情,還可以新增及變更活動。
  4. 進行變更並管理共用設定:除了上面的事情,還能變更其他共用者的權限及刪除日曆。通常會建議不要把共用的權限開到這個層級,畢竟到這個等級的權限,就等於掌控了日曆的生殺大權。

如果你對於上面的文字介紹還有疑惑可以參考下面為官方的詳細介紹。

4 種權限的詳細說明(Resource:Google 官方

假如你想要調整共用者的權限,也是依照上面的步驟進到設定的頁面,接著在該共用者的右邊的選項就可以調整權限了。

調整共用者的權限

另外如果想要刪除共用者的權限,則是在設定頁點選該共用者最右邊的「X」icon,就可以刪除共用者的權限。

刪除共用者的權限

Pro Tip:用共用功能管理會議室

除了跟別人分享行程外,也可以利用共用功能管理會議室。

如果你在公司被要求要管理公司的會議室,那麼你就可以建立一個該會議室的日曆,並跟公司的同事共用,這樣大家想要借會議室時就可以看這個日曆,透過這個方式管理,當你在工作時就不會那麼常被同事打擾。

但建議給大家的權限設在「查看所有活動的詳細資料」,畢竟會議室是你在管理的,為了避免被別人亂借或自行新增時段,所以給到「查看所有活動的詳細資料」這個等級的權限就可以了。

寫在最後

最後,要提醒大家的是,在設定頁面還有一個是公開這個日曆的選項,但公開和共用是不一樣的,如果你是選擇公開的話,那麼只要有連結的人就可以看到這個日曆內容,比較有外流的風險;而共用是只有輸入過共用者的 E-mail 並確認後才會看到日曆的內容,等於你自己也進行篩選的動作了。

希望透過這篇教學能夠帶你輕鬆的完成 Google 日曆的共用設定。

好啦!今天的文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

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Mr. Curiosity
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