從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

by | 1 月 16, 2022 | 生產力工具 | 0 comments

從零開始學 Google 日曆

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如果有人問我說,進入職場後有什麼一定要使用的軟體,我推薦的其中一個軟體絕對是 Google 日曆。

這個軟體最大的好處,就是幫你管理工作、生活上大大小小的行程、任務等,只是這個免費的好軟體,我到第二份工作時,無意間看到自己的主管使用,還看到主管間透過「共用」功能來確認彼此行程和時間,才發現它的強大。

目前使用 Google 日曆已經超過 2 年的時間,這個軟體完美的管理我工作上、生活上的行程,導致我再也離不開它了,不過某一天跟同事聊天時,才發現原來還有很多人不知道這個軟體,所以這篇文章中主要針對「想開始使用 Google 日曆管理行程的你」進行介紹。

如果你也想體驗 Google 日曆的強大,一定要繼續閱讀這篇文章。

Google 日曆前置作業設定(新增日曆種類)

在進入 Google 日曆後,先別急著建立自己的行程,首先先到設定選單中的「設定」進行前置作業。

雖然預設頁面已經可以讓你建立行程了,但先依照我的步驟進行設定,未來在使用 Google 日曆時可以更好管理行程,而這套設定,也是我在這 2 年間摸索並使用至今的設定。

Google 日曆-設定位置

進到「設定」區後,第 1 件要做的事就是到「新增日曆」內新增新的日曆!

建立新的日曆最大目的在於預先想好不同行程的類別,未來我們在新增行程就可以依照行程的種類進行分類。

那要如何新增呢?首先在「新增日曆」的選項列中選擇「建立新日曆」,之後就可以針對新的日曆命名,命名完成後點擊「建立日曆」的按鈕就完成囉!

Google 日曆-新增日曆

以我個人而言,我會建立 5 種日曆,分別是健康、會議、私人活動、 雜事及假期,而這 5 種日曆中的 4 個日曆主要是參考《【圖解】一寫就成真!神奇高效手帳筆記術》內的 「4 色筆記規則」建立的。

「4 色筆記規則」主要將行程的種類分為 4 種顏色,而各色代表意義如下:

藍色:代表工作,因為藍色代表可以冷靜執行各項事物的顏色(對應會議)。

綠色:代表綠色,如果是娛樂計畫或是令人期待的預定行程則用綠色筆記(對應私人活動)。

紅色:代表健康,因為紅色代表生命之色,也有危機管理的意思(對應健康),如果要去看病、健康檢查、打疫苗都在範圍內。

黑色:代表雜事,與生活有關的瑣碎雜事,就以代表平常心的黑色來做筆記(對應雜事)。

也是因為這個原因,我也建立了這 4 個日曆,只是並沒有依照 4 色筆記規則的顏色用在日曆上

此外,在工作時難免會請假,犒賞自己的努力,所以我也會建立 1 個假期的日曆,預先安排自己的假期,如果別人找你幫忙剛好是你的假期時段,正好可以拿出 Google 日曆說明這段時間剛好有行程,可能沒辦法幫你,相信大家都不會為難你的。

好啦!再回到如何建立新日曆上,接著你可以回到上一頁,就會發現新建立的日曆出現在 Google 日曆首頁的左邊側欄中囉!

但預設的顏色可能是你不喜歡的,你可以點擊該日曆右方的 3 個點點,來更換喜歡的顏色,不過如果沒有喜歡的顏色也可以自己新增。

Google 日曆-變更日曆顏色

(在寫這篇文章的過程中突然迸出新的想法,就是你還可以再新增 1 個日曆,這個日曆名稱叫做「深度工作」,如果在某段時間內不希望被別人打擾或者是不想被排其他的行程,那麼可以透過這個日曆新增「請勿打擾」的行程,來保留這段時間。)

新增行程

當各種類型的日曆都設定好了,就可以開始新增行程囉!

新增行程的位置就在清單列的左上側的一個「+建立」的 icon,點擊之後會出現「活動」和「工作」的選項,接著選擇「活動」,然後在浮現的新頁面中就可以為行程做設定。

或者你也可以直接點擊行程發生的日期新增也可以。

Google 日曆-新增行程

首先除了將行程命名外並且選擇行程時間外,其實裡面還有很多玄機。

Google 日曆-行程頁面選項介紹

1. 新增邀請對象:

如果某個行程有其他人一起參與的,那麼你可以加入該對象的 E-mail,把他也加進來行程中,接著按儲存後,系統會詢問「要傳送電子郵件邀請函給 Google 日曆邀請對象嗎?」,你可以依照自己的需求選擇是否寄送,選擇後對方的 Google 日曆也會出現這個行程(但怕個人資料漏出,所以就不另外示範了!)。

然後對方的系統也會出現選項詢問對方是否要參加該行程,當他做好決定後,決定結果也會出現在你的日曆中。

2. 新增 Google Meet 視訊會議:

如果你的會議有使用到 Google Meet,點擊「新增 Google Meet 視訊會議」的按鈕就會跑出會議的網址,之後就可以利用會議的網址進行開會。

對了,只要是你在 Google 日曆邀請的對象也都會看到會議的網址,當會議時間到了大家只要點擊會議中的連結就可以開始開會了

3. 新增地點:

這個欄位可以新增行程的地點,如果你的地點是 Google 地圖有出現的點,當你要出發時點擊該地點,Google 地圖的程式就會打開,你就能直接導航到行程地點,相當的方便。

但如果不是 Google 地圖上出現的地點也沒有關係,還是可以輸入的,像我個人使用的 Google 日曆,就會把會議室的名稱打上去,像是第一會議室、第二會議室之類的,來避免自己走錯會議室。

4. 新增說明或附件:

如果某個行程比較特別,需要添加說明讓自己注意的話,就可以新增在這個欄位中;另外也可以㚒帶附件,夾帶附件在不同的場合有不同的好處。

假如你是個人的行程,你可以將會議資料夾帶到 Google 日曆中,如果不小心忘了帶資料時,就可以在 Google 日曆中找到檔案,你也不用手忙腳亂的請公司同事幫忙

另外,如果是有邀請對象的行程,使用夾帶附件的好處則是可以讓參與者預先看到會議資料。

5. 選擇日曆的種類:

因為新增行程預設的日曆種類是固定的,如果是錯的日曆那麼可以在這個欄位調整。

像如果你的行程是跟健康有關,但預設的日曆是會議日曆,那麼你就可以在這個欄位將行程由會議日曆改為健康日曆。

新增任務

除了新增行程外,你也可以在 Google 日曆新增任務,新增任務的位置一樣在清單列左上側的「+建立」的 icon 上,然後選擇「工作」的選項來新增任務,同樣的你也可以直接點擊對應的日期新增。

Google 日曆-新增任務

在浮現的頁面中,就可以針對任務進行命名及填入任務進行時間,如果有什麼針對任務的說明還可以在「新增說明」欄位中說明。

至於最後一欄則是對應到 Google Task 的工作清單,如果你在 Google Task 有新增很多清單,那麼你就可以選擇適合的清單,只是我的任務管理都是在 TickTick 中進行的,所以我也沒有使用過 Google Task,因此沒辦法幫你做更深入的介紹。

新增提醒

但如果你的事情既不是行程,也不是任務,而是要提醒自己做某件事,那麼一樣在清單列的左上側的「+建立」的 icon,只是點擊後出現「活動」和「工作」的選項選擇哪一個都沒有關係。

在跳出的頁面中,你會發現「提醒」的選項,接著將要提醒自己的事情寫在標題中,並寫下提醒時間以及要不要重複就設定好提醒了。

或者是點擊日期新增提醒也可以的。

Google 日曆-新增提醒

變更日曆的檢視模式

你可以在頁面的右上角,設定 icon 旁邊的選項來變更日曆的檢視模式。

Google 日曆-調整日曆檢視模式

不過這邊也跟大家說一下各個檢視模式的快捷鍵。

天檢視的快捷鍵是 1 鍵或 D 鍵

週檢視的快捷鍵是 2 鍵或 W 鍵

月檢視的快捷鍵是 3 鍵或 M 鍵

顯示日曆及隱藏日曆

如果你的某個日曆不想被別人看到或是想將使用頻率不高的日曆隱藏起來,可以在左側的側邊欄中,找到想要隱藏的日曆然後點擊該日曆名稱即可隱藏。

日後如果想再顯示該日曆則點擊該日曆名稱一次又會跑出來囉!

Google 日曆-隱藏日曆

但假如你不想在清單列看到某個日曆,可以點擊該日曆右方的 3 個點點然後選擇「在清單中隱藏」的選項,那個日曆就不會出現在清單列中。

Google 日曆-在清單列隱藏日曆

不過之後又想讓該日曆出現在清單列中,可以回到設定頁面中,將郵標移到「我的日曆的設定」下的那個日曆,點擊眼睛被劃掉的 icon,這樣該日曆又會回到清單列中了。

Google 日曆-在清單列恢復隱藏的日曆

只是要注意的是 Google 預設的日曆,像是提醒、Tasks、以你的 Google 帳戶命名日曆都是不能隱藏和刪除的,只有自己建立的日曆才能進行操作。

寫在最後

雖然這篇文章是以桌面版的日曆介紹的,但是在日常也有可能透過手機管理行程,所以這裡也推薦大家可以運用手機的小工具功能,將 Google 日曆放在桌面上,這樣你就可以點擊日期或「+」的 icon 來建立行程、任務或提醒了。

Google 日曆-手機小工具

最後也向大家提供自己另外一個帳戶使用 Google 日曆的模糊化照片,看起來是不是很療癒呢!

Google 日曆-我的實際使用情形

不得不說自從使用 Google 日曆後,在管理工作上的會議行程真的變得超級方便,除了幾乎沒有忘記任何一場會議外,在跟同事喬行程時間時也能更有效率,所以真的很建議你從現在開始就使用 Google 日曆吧!你一定會體會到這套工具的強大的。

最後,下一篇文章將再針對 Google 日曆的重複功能進行介紹,這樣遇到例行會議就不用每次都要重複建立,來幫你省下大把的時間。

另外如果你是大學生,也可以利用這個功能在 Google 日曆建立好該學期的課表,你千萬不要錯過哦!

(Free mockup by Pexels

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