Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

by | 1 月 23, 2022 | 生產力工具 | 0 comments

Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

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暨上篇《從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠》跟大家介紹 Google 日曆的基礎功能後,大家應該都會利用 Google 日曆建立行程了吧!

會建立行程的你,在實際操作時可能會出現一個問題,就是當某個行程是例行性會議;又或者目前身為學生的你,每週的課表是固定的,那麼每次都要一次又一次的新增課表會不會太麻煩了。

好在 Google 日曆有針對這類型的狀況設立了「重複功能」,也就是說你可以只建立一次行程,例行性會議或課表在未來的日期就會在該出現的日期全都出現。

聽起來是不是很方便阿,好啦!直接進到教學吧!

建立重複(週期性)行程

要使用重複功能,首先要建立行程,建立行程的位置及方法,在這篇文章就不贅述了,如果還不知道如何建立可以看下面連結的文章:

延伸閱讀:從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

在建立行程的頁面內,點擊時間選項後,你會發現「不重複」3 個字,這是因為預設的設定是以不重複的行程為主。

所以當你再點擊不重複的選項後,系統會問你這個行程要以哪種型式重複,選項共有 7 個,有不重複、每天、每週、每月、每年、平日(星期一至星期五)及自訂的選項,但詳細的文字內容會以實際情形而略有不同。

Google 日曆-重複功能位置

以 2022 年 1 月 24 日星期一(一月的第四週)為例,你會看到下方圖片出現這些選項。

Google 日曆-重複功能選項

如果你選擇 7 個選項中的第 2 ~ 6 個選項,也就是每天、每週、每月、每年、平日(星期一至星期五),當行程設定好,你會發現這些行程沒有結束的時間,所以這些行程會以你選擇的周期無止境的出現在你的日曆。

因此如果你的行程是有結束的時間或是 1 ~ 6 個選項不符合實際需求,那麼就要選擇自訂的選項。

之後,自訂週期的頁面中,最多會有 3 個需要選擇的欄位,分別是重複間隔、重複日期(不一定會有)及結束時間。

Google 日曆-自訂週期的 3 個選項

首先是重複間隔的部分,你可以選擇行程要以什麼頻率重複,你可以選擇 X 天、X 週、X 月、X 年重複。

假如你的重複間隔是選擇週或月就會出現「重複日期」的選項,以週來說,則會問你要在星期一到日中什麼時候重複(可以選擇複數的日期);若以月來說,則會問要以每月的第 X 天,或者是每月的第 X 個星期 X 重複。

再拿 2022 年 1 月 24 日星期一(一月的第四週)為例,就會出現以每月的第 24 天或每月第 4 個星期一重複。

Google 日曆- 重複日期月的選項

最後是結束日期的部分,你可以選擇持續不停、於某年某月某日結束,或是重複幾次後結束。

假如你是大學生的話,通常 1 學期會有 18 週,那麼就可以選擇重複 18 次後結束。

完成上面的設定後,就完成重複、例行性行程的設定囉!

行程調整日期或時間怎麼辦?

設定後,如果行程都照著規畫走固然很好,但更多時候是人算不如天算,所以有常常會發生行程提前或 Delay 的情形發生。

這時可以直接去修改日期或時間都沒有關係,只是按下儲存鈕後,系統會詢問你只有「這項活動」或是「這項活動和後續活動」時間更動,你可以依照實際情形選擇。

假如你的會議是只有這次調整,那麼就選擇「這項活動」;如果你的會議之後都是從星期一改到星期二,則選擇「這項活動和後續活動」的選項。

Google 日曆-行程日期調整

行程取消怎麼辦?

同理,如果行程被取消,也是直接將該行程丟到回收桶就好。

不過要刪除時,系統會詢問你要將「這項活動」、「這項活動和後續活動」、「所有活動」刪除。

選擇「這項活動」只會將這次的行程刪掉,不過另外 2 個選項「這項活動和後續活動」、「所有活動」 比較會讓人搞混。

「這項活動和後續活動」代表的是你選擇的日期以前的行程不會被刪除。

Google 日曆-行程取消的這項活動和後續活動

「所有活動」則代表你選擇的行程以前的行程也會連帶被刪除。

Google 日曆-行程取消的所有活動

相信以文字搭配圖片的方式可以讓你更簡單的瞭解這 2 個選項的不同吧!

寫在最後

雖然今天的文章只有著重於活動(行程)的重複功能進行介紹,但其實不管是任務還是提醒內的重複功能設定方法也都一樣,所以就不特別做說明了。

總之,我覺得 Google 日曆的重複功能真的挺方便的,像我個人帳戶的 Google 日曆其實每週也都會有 2 個不同的例會,一開始我也是傻傻的一個又一個的設定,只是後來無意間發現重複功能後整個愛上,也是因為 Google 日曆貼心的設定,讓我可以更有效率的新增行程。

只是可惜的是我真的太晚使用 Google 日曆了,不然在大學時期,應該可以更佳的掌控自己空閒的時間,學習更多有興趣的東西。

好了,今天的文章就到這邊結束,我們下次見吧!

(Free mockup by Pixabay

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