Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

✉  訂閱《 我很好奇!》電子報:固定於每週二中午寄出,除了獲取我最新的文章外,也會跟大家分享不錯的文章和推薦的 Podcast,讓我們一起成長吧!

⭐ 關注《好奇先生》: Facebook | Instagram


暨上篇《從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠》跟大家介紹 Google 日曆的基礎功能後,大家應該都會利用 Google 日曆建立行程了吧!

會建立行程的你,在實際操作時可能會出現一個問題,就是當某個行程是例行性會議;又或者目前身為學生的你,每週的課表是固定的,那麼每次都要一次又一次的新增課表會不會太麻煩了。

好在 Google 日曆有針對這類型的狀況設立了「重複功能」,也就是說你可以只建立一次行程,例行性會議或課表在未來的日期就會在該出現的日期全都出現。

聽起來是不是很方便阿,好啦!直接進到教學吧!

建立重複(週期性)行程

要使用重複功能,首先要建立行程,建立行程的位置及方法,在這篇文章就不贅述了,如果還不知道如何建立可以看下面連結的文章:

延伸閱讀:從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

在建立行程的頁面內,點擊時間選項後,你會發現「不重複」3 個字,這是因為預設的設定是以不重複的行程為主。

所以當你再點擊不重複的選項後,系統會問你這個行程要以哪種型式重複,選項共有 7 個,有不重複、每天、每週、每月、每年、平日(星期一至星期五)及自訂的選項,但詳細的文字內容會以實際情形而略有不同。

重複功能位置
重複功能位置

以 2022 年 1 月 24 日星期一(一月的第四週)為例,你會看到下方圖片出現這些選項。

重複功能選項
重複功能選項

如果你選擇 7 個選項中的第 2 ~ 6 個選項,也就是每天、每週、每月、每年、平日(星期一至星期五),當行程設定好,你會發現這些行程沒有結束的時間,所以這些行程會以你選擇的周期無止境的出現在你的日曆。

因此如果你的行程是有結束的時間或是 1 ~ 6 個選項不符合實際需求,那麼就要選擇自訂的選項。

之後,自訂週期的頁面中,最多會有 3 個需要選擇的欄位,分別是重複間隔、重複日期(不一定會有)及結束時間。

自訂週期的 3 個選項
自訂週期的 3 個選項

首先是重複間隔的部分,你可以選擇行程要以什麼頻率重複,你可以選擇 X 天、X 週、X 月、X 年重複。

假如你的重複間隔是選擇週或月就會出現「重複日期」的選項,以週來說,則會問你要在星期一到日中什麼時候重複(可以選擇複數的日期);若以月來說,則會問要以每月的第 X 天,或者是每月的第 X 個星期 X 重複。

再拿 2022 年 1 月 24 日星期一(一月的第四週)為例,就會出現以每月的第 24 天或每月第 4 個星期一重複。

重複日期月的選項
重複日期內月的選項

最後是結束日期的部分,你可以選擇持續不停、於某年某月某日結束,或是重複幾次後結束。

假如你是大學生的話,通常 1 學期會有 18 週,那麼就可以選擇重複 18 次後結束。

完成上面的設定後,就完成重複、例行性行程的設定囉!

行程調整日期或時間怎麼辦?

設定後,如果行程都照著規畫走固然很好,但更多時候是人算不如天算,所以有常常會發生行程提前或 Delay 的情形發生。

這時可以直接去修改日期或時間都沒有關係,只是按下儲存鈕後,系統會詢問你只有「這項活動」或是「這項活動和後續活動」時間更動,你可以依照實際情形選擇。

假如你的會議是只有這次調整,那麼就選擇「這項活動」;如果你的會議之後都是從星期一改到星期二,則選擇「這項活動和後續活動」的選項。

行程日期調整
行程日期調整

行程取消怎麼辦?

同理,如果行程被取消,也是直接將該行程丟到回收桶就好。

不過要刪除時,系統會詢問你要將「這項活動」、「這項活動和後續活動」、「所有活動」刪除。

選擇「這項活動」只會將這次的行程刪掉,不過另外 2 個選項「這項活動和後續活動」、「所有活動」 比較會讓人搞混。

「這項活動和後續活動」代表的是你選擇的日期以前的行程不會被刪除。

行程取消的這項活動和後續活動
行程取消的這項活動和後續活動

「所有活動」則代表你選擇的行程以前的行程也會連帶被刪除。

行程取消的所有活動
行程取消的所有活動

相信以文字搭配圖片的方式可以讓你更簡單的瞭解這 2 個選項的不同吧!

寫在最後

雖然今天的文章只有著重於活動(行程)的重複功能進行介紹,但其實不管是任務還是提醒內的重複功能設定方法也都一樣,所以就不特別做說明了。

總之,我覺得 Google 日曆的重複功能真的挺方便的,像我個人帳戶的 Google 日曆其實每週也都會有 2 個不同的例會,一開始我也是傻傻的一個又一個的設定,只是後來無意間發現重複功能後整個愛上,也是因為 Google 日曆貼心的設定,讓我可以更有效率的新增行程。

只是可惜的是我真的太晚使用 Google 日曆了,不然在大學時期,應該可以更佳的掌控自己空閒的時間,學習更多有興趣的東西。

好了,今天的文章就到這邊結束,我們下次見吧!

(Free mockup by Pixabay

延伸閱讀

Google 日曆教學

從零開始學 Google 日曆,如何建立、管理行程看這篇就夠

Google 日曆重複功能,讓你的例行會議、課表不用慢慢 Key

透過 Goolge 日曆管理行程吧!我的日曆使用法大公開

如何在 TickTick 訂閱 Google 日曆?幫你一次管理任務和行程

Mr. Curiosity
Mr. Curiosity

希望自己保有好奇心而取名為好奇先生。
主要分享讓生活變得更好的生產力軟體、自我成長、閱讀心得及線上課後心得。
期望能透過文字幫助你提升生產力,並推薦好產品來讓你少踩點雷。

文章: 112
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x