5 個提升職場效率的 Line 功能,讓你事半功倍完成更多事!

5 個提升職場效率的 Line 功能,讓你事半功倍完成更多事!

對於很多人而言,出社會、進入職場後,Line 的功能好像從社交工具變成職場上談公事的必備工具,只要在工作幾乎都離不開 Line,不過會用 Line 是一回事,如果能透過 Line 的功能讓工作變得更有效率又是另一回事了。

所以在這篇文章中,想跟大家分享幾個可能知道或不知道的功能,以及有些常見的功能改變使用方法後,就可以幫助自己的工作變得更有效率。

有在使用 Line 工作的你,一定要繼續看下去。

5 個提升職場效率的 Line 功能

1. 讓釘選功能提醒待辦事項

Line 的釘選功能,大家大概都是將摯友、家人、情侶釘選起來,但我用的時機跟別人不一樣。

在職場上,我使用 Line 跟客戶或同事聯絡的頻率比電子郵件還要多,但在工作時因為有很多人賴,或是有其它的突發狀況發生,導致最後常發生我已讀別人的訊息,但因為訊息未讀的提醒消失,最後忘了做他們交辦的事情或是沒有回覆。

為了解決這種情形,只要別人賴訊息請我完成但我還沒完成的事情,透過釘選功能釘選起來,這樣被釘選的人的聊天室就會被置頂到最上方,直到我將事情順利完成後,我才會把他們取消釘選。

說了這麼多,你可能是第一次聽到「釘選」這個功能,但要將聊天室釘選其實很簡單。

如果你是使用桌面版的 Line,針對要釘選的聊天室,點擊滑鼠右鍵再點擊「釘選聊天室」就完成囉;如果你是使用 Android 的手機,則是長按聊天室,接著在出現的選項中,選擇釘選就可以了,同理當你想要取消釘選也是透過同樣的操作處理。

透過這樣的操作,我現在超少忘了回覆別人的訊息或是處理他們的事情,不過唯一的缺點是,釘選功能沒辦法跨裝置同步更新,所以有時會發生手機有釘選到,結果桌機卻沒有釘選的情形發生。

為了解決無法同步的問題,下面第二個方法,正是假如我在外面出差,如果有待辦事項進來的處理方式。

2. 出差時刻意透過未讀訊息提醒待辦事項

如果剛好出差,同事或主管傳來要處理的事情,雖然手機會跳出通知,但我不會刻意打開 Line 讀訊息,而是保持未讀的狀態。

以大多數的情況,如果我在外面打開訊息並回覆收到,通常回到辦公室我㡬乎會忘記,但是維持未讀的狀態,這些未讀的紅點就好像起了提醒作用,提醒著我要處理哪些事,然後回到辦公室後我就會打開訊息並把聊天室釘選起來。

另外一個情形是如果對方利用語音通話進行公事交辦,我則會在通話的尾端,自嘲自己的記性不好,並拜託對方把要麻煩我做的事情簡略的傳文字訊息給我。

當我說出這句話,大家都會笑笑的然後留訊息給我,之後也是等到回辦公室讀訊息,並把聊天室釘選起來,直到完成後再取消釘選。

不過如果你不小心點開未讀訊息也不用太擔心,至少你還可以用釘選功能提醒自己,只是因為沒有同步的關係,所以還是有機會會忘記這件事。

3. 透過群組功能建立一人群組放資料

說到 Line 的群組,大部分人的想像大概是裡面的人數一定超多,但你知道嗎?其實 Line 的群組其實也可以只有自己而已。

在這個一人群組內,我常常將工作的資料全部貼在群組內,如果手機拍的照片想在電腦上使用時,也會傳在一人群組中,透過這樣的操作,就不用再將資料傳到朋友的聊天室內了。

像我的同事之前都是將資料傳給自己的家人的對話中,跟同事說了這個方法後,我想他的家人終於可以解脫對話記錄全都是工作照片的地獄了,哈!

而一人群組建立的方式很簡單,跟建立群組的步驟一樣,只是 Line 在問你選擇好友時,不要加任何人然後將群組建立起來,這樣就完成一人群組的建立囉!

下面的流程圖片係由電腦版介紹:

如何建立一人群組
如何建立一人群組

另外,除了工作的一人群組外,我還有生活上使用的一人群組,只要我在工作時的休息時間,在電腦看到不錯的文章,就會丟到生活上使用的一人群組,之後整理這些文章時,還覺得不錯的話,就會跟大家分享或移到 Notion 中做記錄。

4. 將照片上的文字轉為文字,讓你不用打很多字

「轉為文字」可能是你會不知道的 Line 實用小功能,我也是在使用 Line 很長一段時間才發現這個功能,哈!

在上班時,如果有人用 Line 傳帶有文字的重要圖片給你,當你想將圖片上的文字記錄下來,你會一個字一個字的將文字打出來嗎?

答案是肯定的你,其實可以不用浪費時間,因為 Line 有一個功能是「轉為文字」,也就是將照片上的文字透過這個功能,將文字直接辨識出來。

這個功能相當方便,因為假如圖片上的文字超級多,透過這個功能可以省下大半時間,但有一點要注意的是,你的圖片如果沒有那麼清楚,那麼辨識出來的部分文字可能會是錯的,所以建議大家使用這個功能後要再閱讀一遍比較保險。

要使用這個功能相當的簡單,只要你找到適當的圖片後,點擊右鍵再點「轉為文字」的選項,就可以將圖片上的文字轉換出來囉!

轉為文字功能
轉為文字功能

不過圖片轉為文字有一個小小的缺點,就是轉為文字後的標點符號是半形的,所以還要再花時間將標點符號改為全形。

也是因為這個原因,我通常只會在文字內容很多的圖片才會使用這個功能,因為文字很少的圖片,之後轉為文字後還要再修正標點符號,還不如直接手打文字還比較節省時間。

5. 讓你不用再用剪取工具加小畫家的截取功能

你知道嗎?其實 Line 也有截圖的功能,在剛開始工作時,我根本不知道這個功能,想當初我還傻傻的使用電腦內建的剪取工具然後再使用小畫家加工後,再把圖片傳給其他人,這些流程加起來,其實還蠻浪費時間的。

因此當我發現 Line 的截取功能,真的是發現新大陸阿!

如果想要使用截取功能時,可以點擊對話框最下面左下角數來第三個類似正方形的 icon 就可以開始截圖了。

這裡有一點要提醒大家的是,截取 icon 旁邊有一個倒三角形的 icon,點下去後可以選擇是否要「截取畫面時隱藏視窗」,如果點擊是的話,那麼在截取時,整個對話框就會消失。(我個人會把這個選項打開。)

截取後則會出現一排選項,像是繪圖、GIF、轉為文字等選項,只是比較常用到的是繪圖功能,而這個功能就有點像小畫家的作用,你可以在截取的圖上進行標記,再傳給其他人。

截取功能
截取功能

同場加映 – 文字訊息的重要性

在討論公事時,當要討論的東西比較多,大都會利用 Line 的語音通話討論,雖然這樣討論遠比文字訊息還要有效率,但還是有一個缺點,就是文字訊息可以留下紀錄,而這是語音通話做不到的事情,我在今年初就深刻的體會到文字訊息的重要性。

當時,我透過語音通話請某家廠商提供商品的報價,在通話中那家廠商還願意免費提供額外的服務,所以我們公司決定跟那家廠商採購。

但這個額外的服務因為是免費的,所以不會寫在報價單上,之後當我的主管詢問我廠商什麼時候會把額外的服務完成,我很緊張的尋找訊息時,結果都沒有找到,後來才想起當時我們是透過語音通話在連絡的。

因此,我做著最壞的打算打給那家廠商,還好對方對於這件事還有印象只是忘記了,所以之後趕快派人將這件事處理完成。

雖然這次的事件結局是好的,但也是因為這次的事件,我深刻的體會到文字訊息的重要性,因此之後透過語音通話討論重要事情,在通話結束後我都會利用文字訊息將重點傳給對方做一個紀錄

這麼做有一個好處,因為對方通常看到訊息會回答 OK,或傳一個 OK 的貼圖,日後當對方忘記了或事後反悔也才有紀錄據以力爭。

寫在最後

這篇文章中介紹的 5 項 Line 功能,是我在職場上都會用到的功能,有些功能原先 Line 設計的初衷跟我不同,但換個方法使用,對於我的職場生活真的挺有幫助的。

希望透過今天的介紹,也能幫助你發現這些你可能會忽略的功能和意想不到的使用方法,為你繁忙的職場生活能夠稍微提升工作效率,讓你花更少的時間,完成更多事。

(Photo by Adem AY on Unsplash

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