害怕接或打電話嗎? 6 個小方法幫你克服「電話恐懼症」

by | 10 月 10, 2021 | 自我成長 | 0 comments

害怕接或打電話嗎? 6 個小方法幫你克服「電話恐懼症」

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你會害怕接電話或打電話嗎?以前的我就是害怕接電話或打電話的人,如果有人打電話來會莫名的感到害怕(家人除外),更遑論打電話給別人了。

我想會有這樣的狀況,是因為現在的通訊軟體相當方便,如果要跟別人聯絡,都可以使用打字的方式跟別人聊天,所以很少透過電話跟別人聯絡。

會有害怕接電話或打電話的情況,也就是俗稱的「電話恐懼症」。

好在進入職場後,經過不斷的訓練後,我對於接電話或打電話變得駕輕就熟了,所以想透過這篇文章分享幾個小方法,告訴你我是怎麼克服「電話恐懼症」的!

個人經驗

知道自己有「電話恐懼症」的症狀是在進入職場後發現的。

剛進第一份工作,雖然公司電話量很少,但每當電話聲響起,我依著自己是個菜鳥,不懂公司完整的業務內容,所以從來沒有主動接過電話。

就連要和廠商聯絡時,雖然可以致電給廠商,但因為「電話恐懼症」的關係,我最後都是用電子郵件討論公事,可想而知效率很差。

最後,因為種種的原因我的第一份工作在試用期快結束後就被 Fire 了。

延伸閱讀:3 個月就被 Fire !第一份工作試用期沒過教會我的 5 件事

後來在第二份工作,跟客戶和廠商聯絡的頻率又更高,為了不要再重蹈覆轍,我強迫自己使用電話跟客戶和廠商聯絡。

不過因為「電話恐懼症」的關係,在工作前期只要面對電話,我的壓力就變得超級大,而且因為「電話恐懼症」太難以啟齒,所以我沒有向朋友求助,而是向家人請教。

結果才發現家人每每給我在電話中跟別人侃侃而談的印象,竟然以前也有「電話恐懼症」,這 2 個反差的事實,讓我相信「電話恐懼症」有克服的可能性。

在諮詢過後,雖然一開始還是會害怕打電話或接電話,所以在打電話前我會把想講的事情一字一句的寫在紙上,然後預想所有可能發生的問題並想好合理的回答後,才敢打電話,所以當時打一通電話,大概就可以讓我處理 10 幾分鐘了吧!(苦笑

隨著打電話的次數越來越多,我發現自己的臨場反應變得不錯,所以後期的我只需要把要提到的關鍵字寫在紙上後,就可以立馬和客戶聯絡。

為什麼會有電話恐懼症

事後回想,我會有「電話恐懼症」可能是因為這 5 個原因:

1. 害怕同事聽到對話內容

不知道為什麼我有「電話恐懼症」時,特別害怕打電話時會被辦公室同事聽到對話內容,還會擔心如果講錯話被同事聽到,會被同事嘲笑。

所以一開始要打電話時,我常常用自己的手機,找個沒有人的地方跟客戶談論公事的。

2. 害怕說錯話

面對面的溝通至少還可以透過對方的表情和反應猜測對方的想法,但電話溝通沒辦法看到對方的表情和反應,所以你不知道說的話有沒有踩到對方的點上。

也是因為害怕說錯話,造成對方的不開心,讓自已壓力變得很大。

3. 害怕打擾到別人

會有「電話恐懼症」的人,大多是想太多的人,所以在打電話時,常常會擔心會不會打擾到電話另一頭的人,深怕對方剛好在處理重要的事情,這時被打斷的心情一定很差,所以會擔心溝通會帶來反效果。

4. 擔心反應不過來

利用電話跟對方溝通時,反應必須要很即時,幾乎沒有反應的時間。

相反的,訊息或 E-mail 就多出很多思考的機會,你可以在發送前檢查自己的用字譴字是否正確,即使不幸的送出時發現錯誤,現在的通訊軟體都還有收回的功能,讓你有反悔的機會。

相較之下,打電話時如果自己反應不過來,無形之中真的帶來蠻大的壓力。

5. 沒什麼打電話的經驗

就像文章開頭說的,現在的通訊軟體相當的發達,我們大多利用訊息溝通來取代通話,所以沒什麼打電話的經驗。

因此進入職場後,遇到需要大量接電話或打電話的情況下,自然會感到恐懼。

我的 6 個克服電話恐懼症小方法

1. 觀察前輩是怎麼打電話的

在克服「電話恐懼症」時,我很喜歡觀察前輩是怎麼透過電話跟對方溝通的,特別是跟客戶在電話中聊得有說有笑的那些前輩,從他們的談話中一定可以學到很多技巧的。

另外,我建議新手可以先從只觀察開頭開始比較理想,因為好的開頭是成功的一半,也是讓對方聽你說下去的關鍵。

2. 瞭解對方的工作時間

為了避免打擾對方,你可以記住客戶公司的休息時間,同時避免在休息時間打擾對方,在其他的工作時間打電話其實都不用過於擔心,畢竟在工作時間大家還是有接電話的義務的。

另外經過多次的經驗後,我發現如果對方真的很忙的話,通常不會注意到有人打電話給他,所以如果對方選擇接起你的電話,表示他根本不怕你打擾他。

就算他真的很忙,也會跟你說給你幾分鐘的時間,所以可以不用過於擔心。

3. 在打電話前先寫下講稿

在打電話前寫下講稿,至少可以為你帶來 2 個好處。

第 1 個是避免自己說錯話,比起臨時發揮要怎麼說話,透過講稿把所有的重點寫下來,可以降低說錯話的機會。

第 2 個是避免自己過於緊張,面對未知的事情,通常會讓人緊張,所以儘可能的準備充分,可以減少自己的緊張感。

像我在剛克服「電話恐懼症」的一開始,會將所有要講的話一字一句的寫下來,然後將客戶可能會提問的問題都寫好回答,最後再閱讀 3 遍確認文字內容後,才會打給客戶。

好在隨著經驗越來越多後,漸漸的我只要把一定要提到講到的關鍵字寫下來,就可以打電話跟客戶溝通了,當通話中提到寫下的關鍵字就會拿原子筆劃除,以確保想講的事情都有提到。

不過在面對比較大或是難搞的客戶,我的講稿內容也會更詳細,畢竟萬全的準備還是讓人安心一點。

4. 5 秒法則

萬事起頭難,面對害怕的電話,不妨在心中倒數 5 秒後就直接撥下電話號碼,推自己一把吧!

5 秒法則是由《五秒法則》的作者 Mel Robbins 所提出,這個法則主要是當自己在做某件事前想要逃避或猶豫時,就可以在心中從 5 開始往 1 倒數,當你數到 1 時就開始行動吧!通常你只要開始行動,神奇的是你並不會那麼緊張或害怕。

像我現在克服電話恐懼症了,但有時只要聯絡重要的難搞的客戶而想要拖延時,我也會透過這個法則強迫自己行動。

5. 回覆再和主管討論看看

有時候即使準備的再萬全,跟客戶通話時難免會有不知道怎麼解決的問題發生,這時你也不用太過緊張,你可以跟對方回覆「這件事我可能沒辦法做決定耶,我再跟主管討論看看後,再跟你回覆。」

當你回覆這句話,對方通常都不會多說什麼,相反的你也可以為自己爭取到思考的時間,當通話結束後,再依問題的嚴重程度,判斷有沒有和主管討論的必要,如果有真的有需要跟主管討論,那就去討論吧!

6. 多多練習

多多練習可以幫助你不再害怕打電話或接電話,我就是一個活生生的例子。

而多多練習,其實就是俗稱的「暴露療法」,這個療法主要將患者暴露在害怕的事物或情境中,藉由反覆的接觸,讓患者增加自己能夠掌控情勢的感覺。

不過在理想狀況下,暴露療法不是要患者真接面對最大的恐懼,而是從比較小的恐懼開始,然後逐漸增加強度,但職場如戰場,你永遠沒辦法決定你下一通的對象是誰,所以在打電話前先擬稿真的很重要。

同場加映 – 「複述」的力量

我想對於有「電話恐懼症」的人而言,同樣的一件事如果能只打一通電話就不會想打第二通電話,但有時候如果重要事項沒有正確的記下來,那麼你最後還要再耗費心力打第二通電話,甚至也會給對方壞印象,為了不讓這種事情發生,「複述」就變得相當的重要。

像是我在跟客戶要電郵地址、聯絡方式、稱呼、重要事項時或是幫同事接電話時記下客戶的問題我都會透過「複述」來確保記下的內容是正確無誤的。

像我之前就因為沒有複述電郵地址,導致記下的電郵地址是錯誤的,還好那個電郵地址也沒有人使用,不然將資訊寄給錯的人真的超級尷尬的。

寫在最後

克服「電話恐懼症」後,你會發現在討論事情上變得更有效率,因為只要一通電話就可以解決很多事情,反而對於打字討論事情變得有點反感,因為你必須要耗費一部分的注意力在訊息上,讓你沒辦法專注做事。

所以有電話恐懼症的你,為了你的工作效率著想,不妨試試今天介紹的方法,慢慢你會發現電話其實沒有那麼可怕。

(Photo by Victoria Strukovskaya on Unsplash)

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