《 清單革命 》不起眼的清單,如何立下大功?

by | 1 月 10, 2021 | 閱讀心得 | 0 comments

清單革命

大家對於「清單」的想像是什麼呢?對我而言,清單僅限於每次出去玩的旅行清單而已,並沒有其它想法,但在看完「 清單革命 」後,我對於「清單」有了不同的想像,而且還認為清單可以更深入我們的日常,不管是生活、工作、學習等任何情境都適合清單的存在,幫助我們的生活過得更好。

備註:這裡指的清單是Checklist

作者介紹

本書作者葛文德 ( Atul Gawande )是一位著名美國的外科醫生、哈佛大學教授、作家和公共衛生領域的學者。

葛文德在衛生保健領域上奉獻許多,曾在2010年入選時代雜誌全球100位最具影響力人物,並在2019年入選現代衛生保健雜誌入選全球衛生保健領域最有影響力的100位人物,可見他在衛生保健領域的奉獻。

葛文德在衛生保健領域貢獻很多之外,也是一位知名的作家,除了今天介紹的「 清單革命 」外,他也著作了其它 3 本跟醫療相關的著作,而「最好的告別」一書更獲得許多的獎項,讓他成為相當知名的作家。

書本介紹

為什麼我們會失誤呢?根據哲學家戈若維茲( Samuel Gorovitz )和麥金泰爾( Alasdair Maclntyre )的研究,發現人們會失誤有2個原因:

  1. 知識不足:由於我們擁有的知識有限,所以超出知識範圍內的部分我們就會出錯。
  2. 能力不足:雖然我們擁有某方面知識,但無法運用知識,把事情做好。

作者認為,如果是知識不足所造成的錯誤,還可以被原諒,畢竟有些事情以現今的醫療技術還沒辦法解決,所以只要盡力就好了,但若是能力不足所造成的錯誤就讓人難以接受。

可是即使是技術高超的人或者是在該領域已經達到專家的人,還是可能發生原先可以避免的錯誤,也就是能力不足的錯誤,而發生錯誤的原因除了沒有注意到之外,另一個原因是現今的知識太龐大,所以當發生問題時,我們可能忽略某些東西,沒辦法將所學的知識正確的運用在實務中,但看起來毫不起眼的「清單」卻能在這種情況下立下大功。

作者以自己和世界衛生組織合作所設計出的一張 19 個項目的手術安全清單為例子,在全世界 8 個醫學中心試驗,而這 8 家醫院來自經濟背景迥異的地區,經過 3 個月後,使用清單的 8 家醫院,接受手術的病人出現嚴重併發症的比率下降了 36% ,死亡率下降了 47% ,感染率更下降了一半,這些成果都印證了清單的重要性。

或許只有醫療領域使用清單獲得很高成效的證據還沒有辦法說服你,但作者在製作這個清單前也訪問了不同行業的人士,而這些成功的人士也都有使用清單,像是航空領域、建築領域、廚師,甚至是金融領域都有人在使用清單,並獲得不錯的成效。

最令我印象最深刻的例子是,全美航空 1549 班機在 2009 年在爬升過程中因為撞上一大群加拿大鵝造成兩具引擊同時熄火,讓飛機失去動力,而機上的機組人員除了依據過去的飛行經驗外,還藉由清單查看能否重新啟動引擊,同時也考慮迫降的可能性,最後雖然採取迫降方案,但還是順利迫降於哈德遜河河面,而當乘客進行撒離時,機組人員留在機、座艙執行撤離清單,避免發生旅客未逃出或火災發生的可能性,直到清單確認完成後才離開,也是因為機組人員的冷靜沉著,機上 155 人才能全數生還,而這次的事件也被稱為「哈德遜河上的奇蹟」。

透過書中種種使用清單立下大功的證據,讓人瞭解清單的重要性,那麼清單應該怎麼做呢?作者建議清單的製作應該符合幾個要點:

  1. 好的清單簡明扼要,有效率,而且能夠切中問題,即使在極困難的情況之下,用起來也不難
  2. 確定使用清單的暫停點 (暫停點:指在進行之前,停下來檢查一組項目)
  3. 清單列的項目不可太多,最好是在五項到九項之間,略多或略少也沒關係
  4. 外觀格式也要講究,最好單頁就可全部列印出來,同時避免擠成一堆或使用不必要的顏色
  5. 製作出來的清單仍必須在現實世界中試驗

既然「清單」那麼的驚人,那麼你是不是應該要開始製作第一份清單呢?

適合誰閱讀

我覺得這本書特別適合上班族閱讀,特別是剛進入職場的新鮮人閱讀,因為對於新鮮人而言,剛進到一間公司一定什麼都不會,但如果能將前輩所教的東西利用清單記下來,之後遇到同樣的事情就可以依照清單上的步驟去做,來降低自己出錯的機率,而降低出錯的機率對於新鮮人而言相當的重要,畢竟得到前輩的稱讚就是對於新鮮人最好的肯定。

但有一點要跟大家提醒的是,這本書運用了許多例子跟大家說明使用「清單」的好處,但對於要如何製作清單和使用清單並沒有大篇幅的著墨,不過我認為「清單」的製作和使用其實也蠻容易的,所以就算沒有太多的著墨其實也沒關係。

感想

雖然作者在書中有建議清單的設計應該要符合幾個要點,但我並不是完全同意,我認為作者的建議比較適合用在短時間內必須做出反應的領域 ( 像醫生、機師等 ) 才需要項目 5 ~ 9 項之間,但如果不是這樣的領域,清單列的項目超過 9 項也沒有關係,而且越詳細越好,像是我在工作上的一些清單也都超過 9 個項目。

清單

(清單示意圖)

在看完這本書,實際使用清單後我覺得清單至少有三個好處:

好處1:減少犯錯

減少犯錯這點對我而言是最有感的,之前在做結案及請款報告後,將資料送到會計單位後,結果卻被退了兩次,在來回修正的這兩次時間,除了壓縮做其它工作的時間,無疑也在消耗會計單位承辦的時間,讓我有些不好意思,所以在這次的事件之後,我就做了一個清單,自從使用這個清單之後,送到會計單位的資料目前還沒有被退件過。

好處2:幫助熟悉工作流程

有些任務並不是頻繁的出現工作中,所以當過了一段時間後又出現在工作中,常常對於工作流程變得不是很熟悉,這時清單便可以幫助你熟悉工作流程,讓你模糊的記憶變得清晰。

好處3:可以幫助同事又可以節省時間

另外有些同事跟你的業務性質其實差不多,只是負責的案子不一樣而已,所以你遇到的問題,也可能是他們的問題,當他們因為問題請教你時,如果你剛好有清單,就可以直接拿給他們,如此你不但可以幫助到同事,又可以節省你的工作時間,這對工作忙碌的我們無疑是一大救星。

總之,看完這本書後,可以看到清單是如何影響不同的產業,而且是立下許許多多的大功,不免讓人大開眼界,也是因為有很多成功的例子,在我們實際使用時不確定性降低很多,所以更能堅持的使用「清單」,並從中獲得進步和成就感,感受到自己的成長。

最後想跟大家分享,我在書中很喜歡的一句話給大家:

「清單」雖然無法幫飛行員開飛機、也無法取代醫生開刀,但只要能善用它,就能有效以簡馭繁、減少疏失,提高團隊整體工作效率。

也希望大家都能在使用清單後,生活、工作上都能更加的順利。

( Image by StockSnap from Pixabay )

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