「時間管理的30道難題」書摘,電腦玩物站長的時間管理術

by | 11 月 2, 2020 | 自我成長, 閱讀心得 | 0 comments

「時間管理」這個名詞大家都知道,也曾找過很多資料希望能有效利用時間,但是不是每次都事與願違呢?所以今天想跟大家分享電腦玩物站長 Esor 「時間管理的 30 道難題」的書,希望藉由這本書,來看看大師是怎麼做時間管理的。

作者介紹

Esor 是電腦玩物的站長,常在部落格內分享專案管理、時間管理、習慣養成、數位工具的使用心得的文章,目前部落格每日點閱數超過 8 萬。

除了經營部落格外, Esor 大也曾出版「電腦玩物站長的筆記思考術」、「Evernote 100 個做筆記的好方法」等書,更曾受邀到各大專院校、企業演講與公開課程。

如此豐富的經驗,大大驗證他在「時間管理」上有多麼內行。

書本介紹

「時間管理」看起來很容易,但實際執行相當的困難,畢竟生活中的意外和誘惑真的太多,或許你是一個想要變得上進的有為之人,也試過了很多時間管理方法,但這些時間管理方法看似好用,如果只使用一個方法倒也算是實用,但同時運用多個時間管理方法時,又感覺沒辦法搭配的很好,也缺乏整體性,如果你也有這個疑問,那麼這本書相當的適合對於時間管理不知所措的你

在書的一開始就提供了一張時間管理系統流程圖,當你遇到時間管理的問題,就可以參考這頁時間管理系統流程圖,進一步找到符合的篇章來獲得解答。

時間管理流程圖 – from《時間管理的30道難題》

不過我認為在這張流程圖中,又以目標現實化表單、子彈行動清單、進攻行事曆、三層待辦清單、 KPT 覆盤這 5 個方法為本書的精華。

1. 目標現實化表單

一般我們設立目標大多以腦中的第一想法做為目標然後直接執行,但這樣的目標不僅沒有完整的思考,如果遇到突發狀況卻沒有應對方法就可能功虧一簣,而目標現實化表單在目標設定上則可解決這些問題。

目標現實化表單 – from《時間管理的30道難題》

在這個表單內,當你寫下腦中的直覺性目標,就要不斷的詢問自己來找到真正的目標,但真正的目標在執行時一定會遇到困難和阻礙,所以預先將困難和阻礙寫下來,便可以將問題變得更具體,並從中找這些問題中找出最主要的問題。

找到最主要的問題後,再依據這個問題設定下一個階段成果,最後列出完成階段性成果的所有可能方法,就可以從這些方法中選定一個方法執行目標囉!

所以這個表單從目標設定、可能遇到的問題、階段成果等都幫你找到了,相信你在設定完目標就已經邁向了一大步。

2. 子彈行動清單

表單完成後,就進入實踐目標的階段,但設定的目標很大,即使設定階段性的目標或成果對我們而言還是個大目標、還是很難達成,這時就該「子彈行動清單」上場了。

子彈行動清單最大的作用,是將你的目標或階段性目標切成許多小目標,如同老子在道德經所說的「千里之行,始於足下」,更是驗證了小目標的重要性,畢竟目標能夠完成都是由小目標累積而成的。

所以作者在子彈行動清單一章內介紹了3個將目標切成小目標的方法,分別是回推法、切割法和替代法,藉由這3個方法可以幫助你更容易把小目標列出來。

3. 進攻行事曆

不過有時候目標是有時效性的,當你列出許多小目標後,如果沒辦法在期限內完成還是沒有意義的,所以好好控管每個小目標的時效性也是很重要的。

一般的行事曆大多只是紀錄活動的期限和任務的期限而已,進攻行事曆則不同,因為你要將要完成目標的所有小目標一併排入行事曆內,並設定每個小目標可以作業的期限

進攻行事曆 – from《時間管理的30道難題》

這麼做有兩個用意,一是在還有餘裕時推進進度,不怕自己快到期限時,被壓得喘不過氣來;二是一般的行事曆忽略了完成目標所需的前置作業,只紀錄到期日期,因此如果又有其它的目標要完成,很可能瓜分有限的時間,最後把所有的目標全都擠到一塊

4. 三層待辦清單

進入職場後,隨著自己的身份越來越多,我們的待辦清單好像大部分都在忙別人的事,但一直忽略了自己的夢想和目標。

而三層待辦清單主要將待辦清單分為三層,分別是自我實現層、進度推進層和雜事處理層,並在每天起床或者前一天的睡前決定好要放在這三層的任務

也是因為不管在個人目標、工作及生活上每天都有進展,可以讓你感覺生活過得很充實。

5. KPT 覆盤

反思也是進步的一種,許多知名的運動選手,也會在一天訓練結束後思考自己有哪邊而要改進的地方, 而 KPT 覆盤則是作者用來反思自己的方法,其中的K、P、T分別是:

  • K(Keep):問自己設計的目標拆解與行動清單,有哪些下次可以直接照著執行。
  • P(Problem):問自己這一次犯了什麼錯,遇到什麼問題?
  • T(Try):下一次如何修改目標拆解、行動清單,來解決問題並避免犯錯。

也是因為KPT 覆盤這樣子的反思方法,幫助你在子彈行動清單或進攻行事曆不斷的做優化,未來在做類似的目標,不至於再犯同樣的錯誤。

我的感想

在看完這本書後,某天腦中突然浮現一個想法,就是上個部分介紹的5個方法與美國著名的管理學家戴明( Deming )的 PDCA 循環( PDCA cycle )有異取同工之妙。

PDCA 循環,分別是計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act),跟這本書中重要的五個方法對應如下:

  • 計畫=目標實現化清單、子彈行動清單
  • 執行=進攻行事曆、三層待辦清單
  • 查核= KPT覆盤
  • 行動=經過 KPT 覆盤的修正版子彈行動清單及進攻行事曆

我認為作者在時間管理加入了 KPT 覆盤(查核)的方法,正是他時間管理做得比別人要好的關鍵,因為每個人都知道要時間管理,但後續卻都沒有檢討,所以做得好或不好的經驗沒辦法累積,之後再做類似的事也只是原地踏步或犯同一種錯誤,所以更突顯查核的重要性。

在看完這本書後,工作上我目前使用子彈行動清單、進攻行事曆和 KPT 覆盤最為頻繁。

因為工作的緣故必須處理專案,所以在看完這本書後,我依照本書的介紹在 Notion 上建立了子彈行動清單附加工作上容易犯錯的注意事項。

不過進攻行事曆的部分,我目前還在找尋適合的軟體,因為雖然我有在 Google 行事曆紀錄工作上的會議、私人行程,但我還是希望行事曆呈現乾淨的狀態,避免造成任務太多忽略了重要的會議,所以我目前是使用 Todoist 來替代,但 Todoist 在行事曆上並非是以月記事來呈現,這點讓我相當的困擾。

另外,雖然我在工作上會反思自己做不好的地方,但從來沒有紀錄下來,所以還是很容易犯同樣的錯誤,現在我則會在 Notion 上利用 KPT 覆盤的格式進行反思,來優化我的工作流程,並將先前被長官退件的錯誤新增至子彈行動清單當作備註提醒自己。

除了我覺得重要的 5 個方法外,作者也介紹了其它時間管理不錯的方法,如果你對這本書感興趣,可以點擊下方的連結去看更詳細的書本簡介哦!

博客來連結 – 時間管理的 30 道難題

(Photo by Srikanta H. U on Unsplash)

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