最後更新時間 17 11 月, 2024 by Mr. Curiosity
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在公司如果沒有專案進度管理的工具來管理專案進度時，還可以怎麼做呢？關於這個問題我問過自己好幾次，最近想到一個可行的方法，藉著這次的文章分享給大家。
替代的方式是透過資料夾的命名來讓大家知道各專案的進度，命名的方法有 2 種：
1. 直接寫下專案目前進度
如果你的不同專案類型差很多，每個專案的階段都不是類似的，那麼就很適合利用這個方法。
這個方法是在命名時直接寫下專案目前的進度，舉例來說，如果你有個 A 專案，目前正準備簽約，那麼 A 專案資料夾的命名可以寫為「準備簽約 – A 專案」。
這個方法的優點是可以直接透過檔名知道專案的進度；缺點則是如果專案的某個階段名稱比較長時，就需要花多一點時間在命名上。
2. 利用編號命名
又假如你的專案類型差不多，每個專案的階段也是一樣的，那麼你可以改用編號命名。
不過利用編號命名前，你要先給每個編號一個定義，怎麼做定義呢？
首先新建一個資料夾或文字文件，並在命名這個資料夾或文字文件時，把每個編號的定義寫出來。
接下來只要專案進度一更新，就可以透過重新命名資料夾來更新專案的進度了。
至於要使用資料夾還是文字文件來為每個編號定義，雖然用哪個都 OK，但我個人推薦使用資料夾。
會這麼說是因為當資料夾和文字文件在一起在 1 個資料夾內時，文字文件的排序會在最下面，所以比較容易被忽略，讓第 1 次看到的人不知道你的編號邏輯。
而資料夾則是在命名時，在最前面加上符號，就一定會被排在最上面，我個人是習慣使用「@」這個符號。
這個方法的優點是在重新命名資料夾時會比較省時一點；缺點是必須預先命名每個階段，再者如果專案的階段比較多時，用來定義每個階段的資料夾或文字文件的檔名會爆長，所以這個方法會比較適合用在專案階段少更為合適。
雖然上面的 2 種方法，在你進度更新時就要重新命名，但透過這樣的方式，即使你手上有很多的專案，也是可以一目瞭然的清楚知道每個專案的進度了。
寫在最後
以上的方法，如果是公司沒有使用專案進度管理工具，但公司的資料習慣放在雲端（共用區），然後主管很愛詢問進度的情況下使用。
透過這樣的方式，主管就不用每次問你，自己到雲端（共用區），就可以清楚的掌控專案的進度，一次解決主管的擔心，也解決你時不時被主管打斷工作的問題，我覺得還不錯。
近期利用方法 2 來管理幾個階段類似、專案規模小的專案，我覺得效果還不錯。
不過，我也要誠實的說這個方法比較是替代方案，更好的作法是使用專案進度管理工具來管理專案會更好，像是 Notion 就還不錯，但要在公司全面使用的難度就很高了，畢竟上手的門檻也高，這一切就只是我的理想而已，哈！
好啦！這篇文章就到這邊結束啦！我們下篇文章見。
