每日工作前寫好待辦清單,讓你工作快、狠、準!

by | 10 月 3, 2021 | 生產力 | 0 comments

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在工作前,有 1 個小步驟一定要做,如果有做到的話,當天的工作效率直接大幅提升,完成的任務一件又一件。

是什麼步驟這麼厲害?這個步驟就是「寫下待辦清單」。

你千萬不要小看這個步驟,也不要覺得寫下待辦清單很浪費時間,因為這個步驟真的很重要!

經驗分享

只要在我工作比較忙、事情變得超級多的時候,我都會在工作前把當日要做的事情全都列出來,甚至標記任務的重要程度,來幫助我在工作的 8 小時內,儘可能的完成列出來的事情。

不過最近這 1 個月,事情雖然沒有那麼多,照理說我應該也可以像工作繁忙時一樣完成很多任務,但結果卻事與願違,我的工作效率變得很差,甚至有不知道在做什麼的感覺。

會有這樣的感覺其實問題出在我沒有在工作前「寫下待辦清單」。

後來瞭解沒有做到這個步驟背後的原因在於,我對自己做事過於自信,所以只要事情沒有很多,就會有事情全都可以完成的錯覺,所以最後就偷懶沒把當日的待辦清單列下來。

結果我都憑著自己的喜好做被指派的任務,當臨時被交辦一些不重要的任務時,也沒有評估輕重緩急,就一昧的執行新的任務,所以每次快下班時,雖然完成了很多小任務,但真正重要的任務都沒有執行,常常讓我有工作效率很差的感覺。

另外,除了依著自己的喜好做事外,你可能在做事時會覺得時間還很多,進而東摸摸、西摸摸,然後稍微逛一下網站,之後開始做正事時就已經要中午或快下班了。

也是因為這 1 個月間常常有這種現象,讓我想要正視這個問題,希望自己在工作沒有那麼繁忙時,也能保有一定的生產力,同時也避免將重要不緊急的事情拖到最後一刻執行的狀況發生。

所以上面的經驗顯示出「待辦清單」的重要性,那麼寫下待辦清單有沒有適合的時機,或是每天待辦清單內任務的數量應該要多少比較好呢?這 2 個問題的答案,就讓我們繼續看下去吧!

寫下待辦清單的時機

那麼「寫下待辦清單」的時機要在何時會比較好呢?這個問題總共有 2 派說法,一個是前 1 天晚上,另一個是當日上班前,這 2 派說法並沒有優劣之分,只能說各有各的好處。

選擇在前一天晚上寫下明日的待辦清單,第 1 個好處是你還記得今天下班前事情做到什麼階段,因為如果沒有記下來,你可能睡一覺後就忘記了。

另 1 個好處大概就是減少焦慮了!特別是你正在處理很多複雜的任務時特別的有效,因為在高壓的情況下很容易想太多,更嚴重的話會在入眠前,還在思考要怎麼處理這些任務。

這時,如果在晚上有寫下待辦清單或是流程,可以幫助你有個方向感,大幅的降低焦慮感。

而選擇當日工作前寫下今日的待辦清單,第 1 個的好處是讓你的大腦充份的暖機,讓你在剛上班和認真開始工作間有一個緩衝期。

另 1 個好處是可以減少清單的變動,如果你的工作是屬於臨時任務很多的話,常常會發生你進辦公室沒多久,主管突然指派你做其他緊急的事情,這時假如你是昨天晚上做待辦清單的話,那麼你昨天辛苦列的待辦清單就變成白工了。

以我個人的情況,在我剛開始工作時,我都是前一天決定好隔天的待辦清單,並決定好事情的先後順序,會這麼做是因為我對於工作的熟悉度沒有很高,如果等到隔天工作前做一定會花一段時間才能列好待辦清單,這樣工作的時間會相對被壓縮很多,所以才決定在前一天列好隔日的待辦清單。

另外面對不熟悉的事情,如果先想好該怎麼做,真的可以避免自己不斷的胡思亂想。

不過在這份工作已經 2 年多後,現在我大多是在工作前才決定今日的待辦清單,而且花的時間也不會太長,最多大概 3 分鐘就完成了!

所以,我想會有這 2 派的說法,或許也跟工作的熟稔度息息相關,哈!

每天待辦清單的數量

每日待辦清單的數量這個問題就更有趣了?目前我知道有 3 種作法:

1. 三重點原則 / 3 的法則

第一次看到三重點原則是在克里斯.貝利(Chris Bailey)的《最有生產力的一年》一書中看到的;然後最近在拜讀很多人推薦博恩.崔西(Brain Tracy)的《時間管理 — 先吃掉那隻青蛙》時,看到這本書也介紹了跟三重點原則幾乎一模一樣的 3 的法則。

但不管是三重點原則或是 3 的法則,其實核心都是一樣的,也就是利用心念快轉到一天結束時,你會希望完成哪三件事情,而這三件事情,就是你當天的焦點,也是你待辦清單的內容

2. 最重要的任務 (The One Task)

最重要的任務 (The One Task)是在劉軒的 Podcast 節目《劉軒的 How to 人生學》「EP59|停止流失寶貴的注意力,專心過好眼前人生」介紹 Pick up limes 知道這個方法的。

最重要的任務 (The One Task)跟三重點原則 / 3 的法則不一樣的是,最重要的任務 (The One Task)又更為聚焦,只從任務中挑選一件最重要的事情去做。

不過要特別提到的是最重要的任務 (The One Task)不一定代表一天的工作時間就只能做 1 件任務,因為經營 Pick up limes 的 Sadia 除了每日挑選最重要的一件事放在最有生產力的時段外,剩下的時段則是完成簡單或是比較緊急的任務。

3. 1-3-5 待辦清單法則

1-3-5 待辦清單法則是在電腦玩物 Esor 大的部落格中介紹的,所謂的「1-3-5 待辦清單法則」就是每天安排 1 件重要任務、 3 件中等任務、 5 件小型瑣事,

時間四象限法

用史蒂芬.柯維(Stephen Covey)的時間管理四個象限來解釋, 1 件重要任務代表重要又緊急的任務,如果沒有重要又緊急的任務,那麼也可以選擇重要但不緊急的任務。

如果你還有其他重要又緊急的任務,可以放在中等任務中,如果沒有中等任務也可以放入重要但不緊急的任務。

最後小型瑣事代表可以在 30 分鐘內完成的事,通常這類的事大多是緊急但不重要的任務或是不重要且不緊急的任務。

在這上面介紹方法中,我覺得三重點原則 / 3 的法則及 1-3-5 待辦清單法則都很適合上班族使用,如果你的工作臨時狀況很多,那麼 1-3-5 待辦清單法則更適合你。

但如果你的工作不會太多,或是你是個人工作者那麼最重要的任務 (The One Task)可能會比較合適。

總之,這 3 個方法其實都很不錯,不過我沒辦法推薦你最完美的方法,只能藉由介紹這 3 個方法,幫助你找到最適合的方法。

寫在最後

寫下你每日的待辦清單真的超級重要,它的功能就像燈塔一樣,幫助你在工作海中指引出正確的道路,避免你走上其它的歪路。

另外,除了在工作上使用待辦清單外,其實在生活中你也可以試著使用,說不定也會讓你的生活帶來不一樣的變化,像是電腦玩物的 Esor 大使用的 1-3-5 待辦清單法則,也會將生活上該做的放在裡面哦!

透過這次的經驗分享,除了讓你瞭解「待辦清單」的重要性外,同時也寫了有關待辦清單的製作時機以及方法,希望我們可以藉由這篇文章一起成為高效工作者吧!

(圖片來源:攝影師:Kaboompics .com;連結:Pexels)

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