最後更新時間 23 11 月, 2025 by Mr. Curiosity
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回想你的辦公環境，你的辦公桌兩側是否被工作文件、資料淹沒？已經完成的案子的資料和還沒結束的案子的資料全都混在一起？又或者是每次想找某個文件卻找不到？
上面的問題我也都有過，雖然在我自己的嘗試之後，我在檔案整理的技巧上有所進步，但我在三橋志津子的《史上最強整理術》這本書又獲得一些新的啟發。
在這篇文章，想跟大家分享在書中學到的文件整理術。
從書中收穫最大的 7 項文件整理術
在看完這本書後，我重新把我學到比較有收穫的 7 項內容，分為文件整理的 3 個階段：規劃、使用、整理丟棄。
規劃 – 藉由「區域劃分」，清楚掌握文件位置
作者認為在開始擺放文件前，你可以先對自己可以使用的空間進行「區域劃分」，預先規劃使用用途，讓自己清楚的掌握文件的位置。
像作者推薦抽屜內存放的是與進行中的工作的文件，所以必須放在離自己比較近的位置。
而櫃子或書架則是擺放工作時可能會拿來參考的文件或資料的區域，因為使用頻率不會那麼高，所以可以放在離自己比較遠的地方。
另外，作者也建議如果是處理完畢的工作的相關資料，則可轉移到專用區域（如公司的檔案室）存放。
規劃 – 如何規劃抽屜的擺放
要如何規劃抽屜的擺放，作者建議可以這麼做：
- 桌子中央的淺抽屜：用來管理商用信件，也可以放記事本、工作日誌等每天會用到好幾次的物品。
- 側邊上層的抽屜：可以將文具整理收納在內，也因為側邊的抽屜是可以上鎖的，所以也可以把比較機密的文件、合約、預付的經費等重要物品放進這層抽屜。
- 側邊中層的抽屜：可以用來存放事務用品的庫存，不過如果公司有專門的存放事務用品的地方就不建議這樣做，作者也推薦當下在處理的資料如會議、簡報資料放在中層抽屜也是不錯的方法。
- 側邊下層的抽屜：可以用來直立存放文件的抽屜。
我覺得作者在側邊中層的抽屜的不符合使用習慣，就我自己的使用經驗，我通常是在這層也可以放一些小確幸的食品，像我自己就會把小點心、沖泡飲品、茶葉、容器、個人物品等放進側邊中層的抽屜。
使用 – 善用多層式公文架
大家在辦公室應該都有看過多層式公文架，如果不知道的讀者也附一張圖片給大家參考。
要如何善用呢？以下分享作者的做法：
如果你是 2 層式的公文架，那麼你可以在第 1 層放待辦文件、第 2 層放擱置中的文件，可能是需要等同事的回報、等廠商的報價、等主管回辦公室才能繼續推進的就可以放在這層內。
假如你是 3 層式的公文架，第 1、2 層放的內容都一樣，至於第 3 層則可以放已完成，但還沒有時間整理的文件。
另外為了要區分不同的文件，你還可以使用透明 L 夾進行區分，使用透明 L 夾的用意在於你可以不用將文件拿出來就可以直接看到文件的內容。
除了使用 L 夾外，作者也建議可以在文件夾側邊貼上標籤，但我自己是覺得不太需要。
我自己在辦公桌也有使用多層式公文架，而且層數的使用方法正好跟作者的一樣，相關的細節可以參考這篇文章：
延伸閱讀：紙本文件堆滿桌面？3 個方法還你乾淨桌面
使用 – 避免橫向堆疊文件
有些人一拿到文件或文件處理到一個段落就直接放在桌面的兩側，然後便放任文件越疊越高。
這麼做沒有不好，但卻有 1 個缺點，就是日後找文件時要到那疊高高的文件找，會很花時間。
所以作者建議不管是在桌面、抽屜、檔案櫃還是書架，都要避免橫向堆疊，而是直立放好，如果真的不得已要橫向堆疊文件，至少也要用夾子夾好，才能區分不同的文件。
使用 – 排擠歸檔法
在前面有提到作者很推薦文件適合存放在桌子抽屜的最下層，但最下層的空間那麼大，要怎麼保存文件呢？
作者建議可以使用排擠歸檔法進行保存，在進行排擠歸檔法前，你要先將文件放在透明文件夾內並貼上標籤後再直立存放，這樣你在打開抽屜時就可以清楚的知道每個文件放在哪裡。
當你拿出文件後要歸位或有新的文件加入時，就把這份文件放在櫃子的最外側，透過這樣的操作不常用的文件就會慢慢的跑到櫃子的後方，之後要整理時就可以抽屜最裡面的文件開始整理，如果確認後有必要留下就移到到櫃子或專門存放文件的空間，沒必要就丟棄吧！
整理丟棄 – 如何整理分類文件
當你想整理分類文件時，作者建議可以在空處劃上假想的十字線，並將文件分為 4 大類，分別是：
- 要丟棄的文件：可以直接在這區放垃圾袋，方便後續作業。
- 要交給別人的文件：要轉給同事或下屬或呈報給上司的文件。
- 重要的文件：有必要保存下來的文件，最後用檔案夾一一分類清楚。
- 待處理的文件：需要回復及尚未看過的文件。
透過這樣的模式先初步將文件進行分類，如果是重要的文件，則可以在分類後，利用檔案夾一一分類，之後再拿到櫃子或抽屜存放；如果是待處理的文件，則可以放在先前提到的多層式公文件的最上層。
整理丟棄 – 不確定要不要丟的資料可以寫下丟棄日期
如果在整理文件是遇到不確定要不要丟的資料，該怎麼辦？
作者建議可以將這些文件集中起來，並裝在箱子或檔案夾內，然後記下這些文件丟棄的日期，當時間到了之後就把文件丟掉，這個時間可以是 3 個月或半年，也可以依自己的需求調整。
透過寫下預定丟棄的日期，避免資料越存放越多，同時也因為有寫下日期，等同給自己一點緩衝，如果在時間內真的需要某個文件，還能在箱子或檔案夾內找回來。
但大多時候你會發現這些資料通常都不會再用上。
同場加映 – 千萬別將棘手問題延後處理
在書中有一點我覺得寫得還不錯，但是對我來說收獲很大的點，我想特別拉出來跟你分享，這個點是「千萬別將棘手問題延後處理」。
看到這點，你可能會覺得老掉牙，但這個問題還是在你我的生活中偶爾會發生。
有些棘手問題雖然重要，你可能知道必須儘快處理，但這個問題要處理，可能會碰到你不拿手的部分，又或者會需要跟你不太想面對的人接觸、去做那些你不願意做的事等。
也是因為有以上的種種原因，讓你心理難免有些壓力，而不太想處理。
但隨著擱置不管的時間越長，問題變得火燒屁股，進而演變更壞的狀態，你終究還是要面對那些阻礙，也是因為這樣你的壓力會變得越來越大，所以遇到棘手問題，就要馬上應對，別無他法，當你處理完畢，原本的壓力也會隨之釋放。
自從我把這句話放在心上，遇到類似狀況時，只要想到這句話，即使要面對各種阻礙，也會提醒自己要儘快處理。
寫在最後
我覺得這本書的前半部可以學到蠻多東西，後半部我有很多章節都是快速翻過而已，但這也不是說這本書的後半部寫得不好，只是因為這本書畢竟是快 20 年的書了，像是電腦檔案的歸納法、記錄創意靈感的方法等，在筆記軟體的興起、更好用的檔案整理法出現等各種科技的進步，而變得不合時宜，但如果在 20 年前看到這本書，我就會跟著書上的建議報行。
如果你對於紙本資料如何整理、如何擺放、如何保存感興趣，又或許對於紙本資料整理感到煩惱，那麼可以考慮購買這本書，如果不符合以上的狀況，我覺得就不用特別購買了。
或許你也可以參考我在部落格內寫得《檔案整理術》的系列文章，說不定也能幫助到你或帶給你一點啟發。
好啦！這篇文章就到這邊結束啦！我們下篇文章見 ~ Bye！
延伸閱讀
檔案整理推薦書單
不知如何整理文件？《史上最強整理術》讀後感：7 個文件整理技巧（不用特別買書）
