最後更新時間 17 8 月, 2025 by Mr. Curiosity
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Table of Contents
自從當主管後，因為有管理的責任，對於組內的專案進度也要瞭若指掌。不過因為自己還算菜，也沒有受過類似的訓練，在管理進度時，我都是憑自己的摸索、思考、感覺在管理。
我覺得在小專案上，靠自己的摸索、思考和感覺管理，專案還是可以順利完成，難度也不會太高。
但在今年組內負責了大專案之後，在管理時總覺得少了點什麼？也覺得自己可以再做得更好，也讓我興起想要學習專案管理的念頭。
有了這個念頭後，第 1 個想到的就是大人學的《101專案管理一日特訓班》這門課。
題外話：可能因為我通勤時時常會收聽《大人的 Small Talk》Podcast 節目，有時會聽到 Bryan 和 Joe 在介紹這門課，雖然聽的當下沒什麼感覺，但實際有需求的時候就會浮出心頭，我想這應該就是產品需要廣告的目的之一吧！
在上完課後，我覺得這門課對於專案管理沒什麼概念的我來說幫助很大，以下是我的課後筆記及心得，除了幫自己復習之外，也跟大家分享。
什麼是專案管理？
簡單的來說專案管理就是「用系統化的方式把想法變成成果的過程」。
單單看 1 句話，會覺得很簡單，但其實很難，為什麼會很難呢？你可能會需要瞭解業主或長官的想法、要進行專案期程的規劃、去追蹤同專案但不同部門同仁的進度、還要解決各種規劃外的突發狀況等各種情況。
如果說專案是一本劇本，那麼負責專案管理的人就是導演，導演會需要指導演員的表演、決定拍攝手法來決定攝影師的位置、燈光要如何設定才能讓光線符合場景等決定。
又如果說專案是一場戰爭，那麼負責專案管理的人就是軍師，軍師會需要出謀策劃，可能是運用地形、運用天氣、利用時間或者是陣法等來贏得戰爭。
所以身為專案管理的你，既是軍師也是導演，要讓整理專案順利的結束，你的專案管理能力特別的重要。
Bryan 老師在課堂上也提到，國外的 PM 真的就像是導演或軍師，但在國內很多 PM 卻常常變成溝通的窗口，把自己做小了。
雖然有一部分可能是台灣的企業沒有把 PM 的精髓用在公司內部上，但這也變成國內外 PM 薪資差距很大的結果。
專案目標和限制
在進行專案管理前，你一定要知道專案的目標和限制，那什麼是專案目標和限制呢？
專案目標，是用來衡量專案成敗的條件，也是專案規劃的原點；專案限制，則是專案過程中不得不克服甚至妥協的挑戰，比如：時間、成本、資源、品質、技術…等等。
理想上，我們當然會希望 1 個專案不會有時間壓力、沒有成本考量、資源也相當充足，但實務上總會遇到各式各樣的限制。
像是舉辦一場奧運，這個專案目標一定是能在奧運開幕前完成，畢竟開幕日期老早就訂好了，總不能在開幕前幾星期才說我們的設施還沒完成，所以開幕式要延後，這樣絕對會弄出國際笑話，所以為了要克服這樣的壓力，或許品質或成本就不是優先的考量。
又比如有錢人在裝潢房子，他的目標可能是品質要好，那麼在進行這個專案的規劃，時間和成本就可能不是優先的考量。
不過要如何清楚的知道專案的目標和限制，靠的就是專案經理的能力了，你可能需要在專案開始前跟業主或主管進行大量的溝通才有可能得知，畢竟不是每個業主或主管就會在一開始說的那麼清楚。
所以溝通這個步驟特別的重要，如果沒有做這個動作，很有可能會發生團隊成員悶著頭做，但結果卻不是業主或主管的需求。
工作分解結構（Work Breakdown Structure）
當你知道專案目標、限制和需求後，接下來就要依專案需求拆解成具體的產出項目（工作包）。
要將專案需求拆解成產出項目（工作包）通常會使用樹狀圖來進行，而完成的圖就是所謂的工作分解結構（簡稱 WBS）。
要製作工作分解結構，有 3 個部分要注意：
- 階層編碼：用來界定從屬關係，讓團隊溝通更精準
- 名詞呈現：因為是產出項目，所以用名詞表示。
- 容易檢核：為了便於後續的檢核，通常產出項目應該要是實體的產出物，比如說：概念圖就比概念還有更利於驗收。
舉例來說，你想把去日本旅遊當成一個專案，那你的工作分解結構可能就長成下面這樣。
任務
當工作包出來之後，為了要順利的完成每項工作包，每項工作包可能都需要一連串的步驟才能完成，這時你需要規劃的是任務。
任務是完成專案產出所必須執行的各項活動，所以每項活動可以視為 1 項任務，也因為是活動，所以通常會用動詞來表示。
舉上面日本旅遊的工作包內的護照為例，為了拿到護照，你可能需要完成這些任務：到照片行拍 & 拿大頭照、到外交部領事事務局網站預約辦護照、準備基本資料、到外交部領事事務局網站辦護照等任務。
資源與成本
即然任務已經出來了，為了完成任務就一定需要資源的投入，而資源也代表著成本的支出。
一般來說資源的投入分為：人力、機具、物料，人力代表著這項任務要由誰執行、機具則是這項任務需要哪些機具、物料則代表著完成這項務務需要什麼材料。
這些資源的投入就等於成本的支出，人力通常是指公司的員工，所以成本就等於員工的時薪；如果你的任務需要租用某些機具，那麼機具的成本就代表著機具每小時的租用費；假如完成某個任務需要某些材料，那麼材料的成本可能就代表著每公斤、每公噸（或其他計量單位）多少錢。
當你的資源與成本都已經出來之後，接下來就可以畫出甘特圖，用來規劃每個任務所需要的時間，畫出甘特圖後就可以進行進度的管理了。
課後心得
上面的內容可以算是專案管理中基礎中的基礎，雖然是基礎但 Bryan 老師在課堂上也是不馬虎，還運用很多的例子帶我們瞭解。
當你瞭解上面的基礎後，就可以透過 1 張 PM’s Big Table 來管理專案，在課堂上老師用了 2 個案例來舉例，透過課堂中的練習，還真的可以透過 1 張表找出專案上的各種蜘絲馬跡，像是任務的進度、成本的控管，甚至是當專案出現狀況也可以透過任務的些微的調整，還是有機會在不增加成本、不延後專案的期程就完成專案。
上面的技巧如果你是有點程度的 PM 也都做得到，雖然我的工作不用像專業的 PM 做到那麼全面，只要掌控專案的進度、解決突發狀況就可以了，但在上完《101專案管理一日特訓班》後，除了滿足我自己在工作上的需求外，我覺得如果我能有一些實戰經驗後，真的會有也能去當 PM 的錯覺，哈！
寫在最後
如果你有在考慮要不要上《101專案管理一日特訓班》這門實體課，我會推薦你不要再猶豫了，就去上吧！
這門課不會像一般的課程一樣，單單只有知識單方面的傳授而已，而是會透過不同的舉例來加深上課所學知識，同時也會透過好幾個小組的討論來練習，我覺得整體收獲還蠻大的。
即使是離上課時間已經過了一星期，在寫文章的當下，我還是覺得課程上學到的東西沒有忘記。
特別是課程中學到的 PM’s Big Table，我覺得正是課程中精華的精華，學到了之後就可以立馬用在自己的工作上，透過一張大表格來管理進度。
如果你覺得手繪 PM’s Big Table 很麻煩，老師在課堂上也有分享幾款常見的排程軟體，像是 Microsoft Project、OpenProject、Gantter 等軟體都很不錯。
此了課程上的收獲外，你還有機會接觸不同領域的工作者，在自己的領域待久了，遇到的人也幾乎都是同領域的人，但透過休息時間與小組成員聊天，對於某些產業的工作領域有了不同的瞭解，有種大開眼界的感覺。
整體而言，雖然這堂課的售價是 6,000 多元，對我而言是個刷卡下去會心痛的價格，但上課後我覺得很值 6,000 多元的價值。
特別是如果你的工作就是在做專案管理的，那麼這門課對你來說就是必修課了，上完課後相信你一定會變得更會專案管理，說不定未來也會有更多加薪、跳槽的機會。
好啦！這篇文章就到這邊結束啦！我們下篇文章見，Bye！
（Photo by Alphabag on Unsplash）
