Notion 表單介紹,如何建立 Notion 表單及與自動化功能搭配

最後更新時間 3 11 月, 2024 by Mr. Curiosity

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以往想建立表單調查一些事情,大多數的人都是利用 Google 來建立表單,沒想到在 2024 年的 10 月竟然也可以利用 Notion 建立表單了,而且這個功能是免費用戶也可以使用的。

一看到這個功能上線真的很興奮,所以想藉由這篇文章,簡單的介紹一下 Notion 表單功能。

如何建立 Notion 表單?(免費使用)

新增新頁面後,輸入 /form 再按下 Enter 就可以建立 Notion 表單了,建立後的版面長這樣:

建立後,你就可以開始新增表單的問題了,在新增問題這個方面,大家應該沒什麼問題,所以就提出幾個比較需要注意的地方。

1. 如何將問題設定為必填?

在問題的右上方會有 的 icon,點選後將必填的選項打開,就可以將問題設定為必填了。

2. 如何新增問題的描述?

在問題的右上方會有 的 icon,點選後將打開說明的選項,就可以新增問題的文字描述。

3. 如何將選擇題由單選設定為複選?

如果你的問題的選取類型是選擇 Multiple choice 的話,那麼建立後預設的設定是在複數的選項中只能選擇 1 個選項。

如果你想把只能選擇 1 個選項改為可以選擇 2 個以上的選項,其實是可以設定的,我試了一段時間才找到設定的地方,步驟是:

點選問題右上方的 icon → 再選擇檢視連結的屬性 → 在新頁面將類型由 單選 改為 多選

設定完之後就可以選擇多個選項了。

4. 如何修改訪客填表後送出的文字說明?

還記得以前在填寫 Google 表單的時候,當你填完表單送出後,會出現一個頁面,內容大概是說「感謝你填寫表單」或「我們已經收到您的回復」,介面如下圖,裡面的文字內容是可以自由更改的。

在 Notion 表單也是可以做到這樣的事情,不過設定的位置也是有點隱密,步驟是:

點選表單最右上方的 icon → 再選擇 自訂表單 → 就可以設定送出按鈕樣式及填表後送出的文字說明。

當上面的設定都完成後,之後訪客填完表單送出資料後的文字說明介面長這樣:

5. 如何將表單公開?

預設的表單是不公開的,如果你想把表單公開,讓所有知道這個連結的人都可以填寫的話,步驟是:

點選表單右上方的 共享表單 → 點選 可以填寫的人 → 再選擇 網路上任何有這個連結的人

以上的步驟完成後就成功將表單公開了。

6. 如何看回覆資料?

當你建立 Notion 表單,預設會有 1 個製作表單的瀏覽模式及 1 個訪客填表後的瀏覽模式,所以切換瀏覽模式就可以看到回覆的資料。

進階使用:自動化功能設定(付費用戶限定)

除了表單功能很不錯之外,你還可以搭配自動化的設定,玩出 Notion 表單更多的變化,步驟是:

點選表單最右上方的 icon → 再選擇 新的自動化 → 就可以新增自動化的程序。

以訪客填寫表單後,自動寄一封信為例,我的設定是這樣(如下圖)

要特別拉出來說的是「用顯示名稱傳送」的意思是你寄信給填表人的郵件時的寄件人名稱。

當訪客填完表單並送出後,在信箱就真的會收到 1 封信,如下:


上面的例子可能沒有很厲害,但這個設定還可以做到什麼事呢?再舉一個例子給你。

假如你擁有很多產品,最近想再開發一個產品,所以你開了一個表單,詢問大家的需求,在表單的最後一題,你為了感謝大家的填寫,所以問了填表人對你目前的哪個產品感興趣,針對填表人的選擇會給予該產品相對應的折扣碼。

不過因為你的既有產品低價到高價都有,所以你想給予不同的折扣,像是高價產品折扣比較大、低價產品折扣幅度比較小。

這時你就可以利用自動化設定,針對每個產品寫出相對應折扣碼的信,當填表人送出表單後,就會收到不同折扣幅度的信件。

Notion 表單的使用體驗短評

我覺得 Notion 表單已經可以 Google 表單比擬了,除了部分地方還做不到外。

像是 Google 表單如果是選擇的問題,可以設定其他的選項,讓填表人自行填寫內容,這點 Notion 表單目前就做不到。

不過 Notion 表單的另一個好處是你可以在同一個地方看到表單和回覆的內容,而 Google 表單則需要再打開試算表去看回復的內容,而且界面又比較陽春一些,這點我就覺得 Notion 表單還不錯。

而且你還可以搭配 Notion 圖表的使用,來分析大家填的資料;重點是如果是付費用戶還可以與自動化功能一併使用,玩出更多的花樣。

寫在最後

雖然目前在公司上用到 Google 表單的頻率不是很頻繁,但是未來如果要做表單會想嘗試使用 Notion 表單看看。

不得不說使用 Notion 的這幾年,一直覺得 Notion 不斷的進步,而且有越來越多的事情可以在 Notion 做到,覺得這些年付的訂閱費用還蠻值得的。

好啦!這篇文章就到這邊結束啦!我們下篇文章見,Bye!

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