最後更新時間 8 9 月, 2024 by Mr. Curiosity
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寫一封電子郵件很簡單，但有一些細節卻很容易忽略，一封好的電子郵件可以節省雙方的時間，收到郵件的人也可以閱讀的很舒服，對你也會有好的印象。
如果你也想達到這樣的效果，這篇文章可以幫助你提升專業度。
主旨
在寫電子郵件的主旨時，有 2 點特別重要：
1. 寫上公司名稱
在寫電子郵件的主旨時，我一定會在主旨上寫上自己的公司名稱，寫法是：「（公司名稱）+ 郵件主旨」，為什麼要這麼做呢？
假如你是收件者，單單看到寄件者名稱，不一定知道寄件者是哪一個公司的人，要點開連結才知道，所以如果能在寫主旨的時候就先寫出來，對方就可以很快速知道你是哪個公司的。
再加上既然都標上公司名稱了，信件的內容也不會是什麼亂七八糟的內容，也能提高對方看信的機率，並降低漏信的問題，畢竟在一大堆信件，你的主旨排版是最特別的，自然會引起別人的注意。
又假如是寄給公司內的其他部門，我則是會在主旨上寫上部門名稱。
2. 一句話說完信件內容
主旨的另一個重點是希望閱讀者在還沒開信時，就已經大致知道郵件的內容。
假如你是想要應徵 A 公司的 B 職位，那麼一句話說完信件內容的主旨就是：「應徵 A 公司 B 職位一職」。
稱謂語
在剛進職場時，會以為寫信的稱謂語的開頭要用 Dear，用 Dear 或許在寫英文郵件還蠻正式的，但如果是寫中文郵件時，就真的很少看到。
所以我在寫給第一次寄信給某人或是對方職位比較高的時候，會用「XXX 您好」，像是王經理您好。
假如跟對方比較敦悉後或是對方的職位跟你差不多時，則是用「Hi XXX」、「XXX 好」做為開頭。
內文
在寫電子郵件的內文時，有幾個重點需要注意：
1. 先自我介紹
如果是第一次寫給對方，強烈建議先進行簡單的自我介紹，先說明自己是什麼公司、你的姓名。
以前我就常常忽略到這一塊，後來才發現如果你沒有在開頭先介紹你自己，主旨上也沒寫公司的名稱，閱讀者要到信的最後看到簽名檔才知道你是哪一家公司、你是誰。
也是意識到這個問題，之後再寫信的話我一定會在信的開頭先簡單的介紹。
2. 先寫重點
在吃飯的時候，很多人喜歡把喜歡的東西留到最後再吃，但電子郵件則是相反，應該要把最重要的內容再開頭就先寫出來。
像是要請對方報價、約內訓的時間……等等。
3. 明確的分段及換行
寫電子郵件不是在寫作文，每一段的文字都很多，相反的電子郵件講求輕薄短小，大部分的人會推薦每段的文字不超過 150 個字左右。
除了分段之外，適度的換行也很重要，通常我大概用到 2~3 個標點符號就會做一次換行。
4. 重點標上粗體字或運用其他顏色
如果你的郵件篇幅比較長，為了讓讀者快速的知道這封信的重點，可以適時的將重點標上粗體字或運用黑色以外的顏色。
5. 減少郵件往返次數
為了減少討論一件事的時間，你的電子郵件的內文要儘可能的減少郵件的往返次數。
這麼說可能不是很清楚，舉個邀請 C 老師幫公司進行內訓的例子好了。
在郵件內，不能只問 C 老師有沒有意願幫公司進行內訓，還可以多提到，如果有老師有意願的話，目前 9/23~9/27 之間，老師可挑選有空的日期，或是有其他方便的時間也可以一併提供。
透過這樣的方式就可以有效的減少郵件的往返次數，如果你的工作型態比較緊湊，就可以有效的提升你的工作效率。
6. 結尾
通常會寫信，是希望對方做出某種行動，像是提供報價、確認活動細節、確認設計版面等。
所以在結尾，會把需要對方採取的動作寫出來再提醒對方一遍。
結尾問候語
結尾問候語的部分，我不會每一封郵件都加，以我個人的習慣，如果是第一次寄的人、對方職位比我高或是什麼節慶快要到了，我會加結尾問候語。
但如果是已經合作很久的窗口或是熟識的夥伴，我就不會加結尾問候語了。
會這樣做是因為結尾問候語感覺有點距離感，再加上如果是合作很久的窗口，每封信都看到一樣的結尾問候語，會覺得很膩阿！
我個人比較常用的結尾問候語是「祝 順心」；如果是星期五寄的信會用「祝 週末愉快」；如果是某個節慶快到了，則是會用「祝 XX佳節愉快」。
簽名檔
簽名檔要附上的內容應該有公司名稱、姓名、職稱及公司的聯絡資訊，基本上公司的聯絡資訊會附上公司地址、電話、電郵地址及傳真這 4 個。
如果你是用 Gmail 的話，那麼簽名檔的設定可以參考下面這篇文章。
附件
如果電子郵件有附件時，一定要把附件的檔名寫好，不要附件的檔名是「未命名 1」、「簡報 1」、「文件 1」這種完全沒有命名的檔名，假如剛好郵件內的附件很多，這樣會很難知道什麼檔案是什麼檔案。
假如附件的數量太多或是檔案太大，壓縮後還是很大的話，則會建議直接將附件上傳到雲端硬碟、開共享然後在郵件內附上連結就可以了。
除了注意上面的事情外，要寄出郵件前，一定要至少檢查一遍。
我個人是會看郵件的重要程度，來決定檢查的次數，如果是一般的郵件我會檢查一遍，但如果是很重要的郵件則是會檢查三遍。
會這樣做是因為郵件是代表公司形象，為了要展現公司的專業度，愈是重要的郵件就愈要檢查多次。
就我個人的經驗而言，比較常疏忽的是沒有附上附件就寄出去了。
所以如果公司的電郵系統是使用 Gmail 的話，超級推薦你可以到 Gmail 的設定內將取消傳送的時間拉長到 30 秒，這樣在寄出後還有 30 秒收回的時間，設定的方式可以參考下面的文章：
寫在最後
上面的內容是我總結工作 5 年多經驗，在這 5 年多的時間寫這很多電子郵件，有時會漏掉某些訊息，所以對方還要再花時間做進一步詢問，這樣的結果除了浪費對方的時間外，同時也在浪費自己的時間。
雖然不敢說上面的內容一定是完全正確，但至少能夠幫助你寫出 80~90 分的電子郵件。
好啦！希望透過這篇文章，能夠幫助你少走一些冤枉路，我們下篇文章見，Bye 👋。
（Photo by Jay Wennington on Unsplash）
