你還在拖延嗎?6個小方法,幫你擺脫工作拖延的壞習慣

by | 5 月 10, 2020 | 生產力 | 0 comments

說到拖延,相信大家並不陌生吧!尤其是進入職場後,幾乎所有交辦的事情都是有時效的,但在面對滿滿的待辦事項時,我們常常都是先做簡單的事,卻把困難的事拋在一旁,總是在期限快到的時候才進行,結果最後不是完成了但品質很差,抑或是沒有完成,不過每當告誡自己不要拖延,卻還是不斷的拖延,到底我們要怎樣擺脫拖延呢?這裡提供6個小方法,讓你擺脫拖延的壞習慣。

方法1 開個頭就對了

通常造成拖延的最大敵人就是自己,每每我們要開始做一件很困難的事情,便會給自己很多藉口,進而造成嚴重的惡性循環。

最有生產力的一年的作者Chris Bailey為了改善拖延的壞習慣,常常設定15分鐘的計時器,藉由設定十五分鐘的計時器,在十五分鐘內做自己不想要做的事,一旦時間到了真的不想繼續做就停止,轉做其他的事,但若你想多做一點,就繼續接著做,不過通常過了15分鐘後,我們大都會發覺原來事情沒有想像中的困難,或者是因為事情已經開始,不想在興頭上結束,便會繼續的堅持下去。

另外五秒法則的作者Mel Robbins則提出了更簡單的方法 -「五秒法則」,在面對一些不想做的事情時,便在心中倒數5秒後就直接去做,藉由這種做法來改善拖延症,因為有時候衝動一下反而在這種情境下可以幫我們一把哦!

像我最近就必須要聯絡一個很難搞的客戶,但依照過往的經驗讓我非常非常不想打電話給那位難搞的客戶,心中一直冒出想要逃避、拖延的念頭,但運用了5秒法則外加一個深呼吸後便立馬與客戶通話,而且在撥出電話的那一刻心中就有一個不完成不行的念頭產生,也是因為這個念頭的產生,讓我成功的打敗了拖延症,而且還搞定了難搞的客戶,超開心的!!!

方法2 設定期限

很多工作若沒有設定期限就很容易一天拖過一天,常常會有「再讓我拖一天吧!」的念頭出現,所以不管工作有沒有期限,都應該要設定期限,針對有期限的工作,自己設定的期限應該要再往前1~3天,因為在職場上常常會有突如其來的事情發生,若沒有再將期限提前,便很容易因為突發狀況而無法在期限內完成。

而針對沒有期限的工作,則可依照工作的複雜程度給予不同的期限,但針對大部分的工作我會給自己約5~7天的期限,因為太短事情容易做不完,太長則容易陷入拖延的困境中,所以5~7天是我認為最佳的工作期限。

方法3 改變記事方法

在職場上看到很多人在記事上都有很大的問題,常常把工作上所有交辦的任務都寫在一起,但這樣做的壞處是,我們的心裡會認為有很多事情要做,反而容易提不起勁來,所以建議大家可以改變現在的記事方法,目前我使用的方法為子彈思考整理術中的子彈筆記法,但若不知道什麼是子彈筆記法也可以利用下面的方法,以下為使用步驟:

1. 把空白筆記本的1~3頁寫下當月的任務頁(視你的工作件數控留不同頁數的空白頁),而這幾頁就是寫當月的任務,只要一有交辦事項便把事項寫在此頁上,當然你也可以利用Todolist等其它工具來紀錄。

2. 翻到下一頁,寫下當天日期,選取任務頁中重要或快到期的交辦事項寫在此頁,通常交辦事項選定方法為選擇3項重大的交辦事項,及3項可以當天完成的交辦事項,但如果今天的效率很高把所有的事情都做完了,可以再從任務頁選定新的待辦事項,而這個方法也是最有生產力的一年的作者Chris Bailey在書中並使用的「三重點法則」。

3. 直到下個月再重新循環上述兩個步驟。

藉由這種方法,便可以很清楚的瞭解每天的待辦事項,也不會讓所有的交辦事項都寫在一起,而失去行動的動力!

方法4 安排交辦事項的順序

在職場上總是會有多個交辦事項必須同時進行,但大多數的人總是喜歡從簡單的交辦事項開始做起,雖然這些事做的很多會讓我們有充實的感覺,但無形中我們也在對重要的交辦事項不斷的拖延,為了避免拖延到重要的交辦事項,不妨在開始工作前或睡覺前,將要做的事情紀錄下來並安排交辦事項的順序,這樣在面對滿滿的任務時有一個頭緒,也可以避免部分工作被拖延的情形發生哦!

更何況每個人一天的專注力是有限的,所以安排交辦事項的順序最大好處,就是可以在最有精神的時候處理較困難的事情(通常是早上剛開始上班的時候),而非做一些簡單的任務,去浪費每天有限的專注力。

現在麻煩你試想一下,你每天上班處理公事的情況,是不是越接近下班,頭腦就越來越不清楚,就越沒辦法處理困難的事情了呢?相信藉由回想一下,大家就應該瞭解為什麼了。

方法5 將大任務細分成小任務

有時候工作上的專案通常是好幾個月的,也是因為專案的流程繁瑣、複雜,若沒有一定的經驗常常會毫無頭緒或覺得困難而想要拖延,所以如果我們能在進行專案前先把大致上的要做的事先列下來當作小任務的話,便可降低任務的難度,也會有想要完成的動力哦!

此外,你也可以將專案必須做的所有流程、步驟紀錄下來,當下次遇到類似的專案就可以依照步驟進行,大大降低專案的困難度,也比較不會有拖延的念頭。

方法6 記下完成難事的心情

對於工作上的難事我們常常會拖延,但每次完成這些難事後心裡總會有滿滿的成就感,也會覺得早知道自己就早點面對這些難事就好了,不過下一次遇到另一件難事後,又陷入一樣的循環中,為了避免這樣的問題持續發生,我會記下完成難事的心得,這樣之後再遇到想要拖延的難事時,看一下這些心得,就會有滿滿衝勁進而順利的擺脫脫延。

希望今天的6個小方法可以幫助大家擺脫拖延,在工作上可以更有效率,天天都可以準時下班。

另外大家還有什麼其它擺脫工作拖延的小方法,不妨在下面留言跟我還有其它的讀者分享吧!

(Photo by Karim MANJRA on Unsplash)

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